Slimmer en sneller werken met een TMS

Dit artikel bestaat uit:
- Een overzicht van de functionele ontwikkelingen op het gebied van TMS
- De ontwikkelingen aan de aanbiederskant
- De selectie van een TMS
- Wie geeft advies over de aanschaf en implementatie van een TMS

De rol van een TMS bij transporteurs en logistiek dienstverleners is sinds de eeuwwisseling sterk veranderd. In de jaren ‘90 ondersteunde een TMS vooral de dossieradministratie en facturatie, waarbij de tarifering grotendeels handmatig plaatsvond en de gegevens achteraf werden ingevoerd.
Een modern TMS is breder van opzet en bestaat standaard uit modules voor ordermanagement, relatiebeheer, transportplanning, fleetmanagement en managementinformatie. Daarnaast bieden veel leveranciers nog aparte modules voor o.a. fustadministratie, uren/onkosten, werkplaats/garage, brandstofadministratie en douane-afhandeling.

Centraal informatiesysteem
Dankzij een open databasestructuur fungeert het TMS tegenwoordig als centraal informatiesysteem voor de hele organisatie. De TMS-software draait op een centrale server en zowel het management, de administratie als de planning heeft - al dan niet vanuit verschillende vestigingen - toegang tot dezelfde, up-to-date informatie. Dit laatste geldt vooral als gegevens digitaal het TMS binnenkomen: nieuwe orders bijvoorbeeld via e-mail, internet of een XML-verbinding met het systeem van de klant. En real-time statusinformatie plus de urenverantwoording van de chauffeurs vanuit boordcomputers in de vrachtwagens.
Dankzij een grafisch planbord, waarover nu bijna elk TMS beschikt, vindt steeds vaker ook de planning binnen het centrale IT-systeem plaats. Zo bundelt het TMS actuele informatie, die snel opvraagbaar is en via internet gemakkelijk aan klanten of partners ter beschikking kan worden gesteld.

Nieuwe functionaliteit
De afgelopen jaren heeft de transportsector aanzienlijk geïnvesteerd in TMS, zo blijkt uit de jaarlijkse ICT-enquête van TLN. Gaat het bij bedrijven met meer dan 100 wagens om vervanging - ze zijn al jaren allemaal voorzien van een TMS -, in de groep van 20 tot 100 wagens was in 2008 een duidelijke groei zichtbaar in het aantal nieuwe TMS-gebruikers. TLN meldde een stijging van maar liefst 15% ten opzichte van 2007. Voor transporteurs met wagenparken van 10 à 20 auto's was TMS het afgelopen jaar zelfs één van de belangrijkste ICT-investeringsgebieden.
De TMS-leveranciers zorgden naast implementaties van hun systemen ook voor nieuwe functionaliteit. Deze is er vooral op gericht kosten te beheersen en meer werk met hetzelfde aantal mensen te verrichten.

Planning
De planning is één van de belangrijkste onderdelen van een TMS. Hier koppelt de planner de middelen - materieel, chauffeurs en charters - aan opdrachten. Dit moet zo efficiënt mogelijk gebeuren, binnen de gestelde randvoorwaarden en tijdvensters. Om de planner hierbij te ondersteunen bieden de TMS een steeds uitgebreidere grafische weergave van de planning op een digitaal planbord. De planner ziet op een kaart niet alleen waar de auto's zijn, maar krijgt ook overzicht over zaken als: waar komen auto's leeg, welke orders moeten in die regio geladen worden en waar bevinden zich afgekoppelde opleggers of emballage.
Real time positie- en statusinformatie uit de auto's komt bij een groeiend aantal transporteurs via boordcomputers binnen. Interfaces met boordcomputersystemen blijven daarom een belangrijk aandachtspunt voor TMS-leveranciers. Technisch gezien zorgt zo'n koppeling tegenwoordig voor weinig problemen. Wel moet een vragenpad ingericht worden en zijn afspraken nodig over welke gegevens in het TMS worden verwerkt. Informatie uit de boordcomputer wordt bovendien steeds vaker rechtstreeks op het planbord in het TMS weergegeven, waarbij ingezoomd kan worden op de achterliggende ordergegevens.
Daarnaast ontwikkelen de planborden binnen een TMS zich verder als het gaat om planadviezen. Een goed TMS meldt of randvoorwaarden overschreden worden, of de planning uit te tijd dreigt te lopen en wat een rit kost en oplevert.
Naast de bestaande koppelingen met ritplanningssystemen wordt sporadisch ook al de volledige integratie van ritoptimalisatiesoftware in een TMS gerealiseerd. Voorbeelden daarvan zijn intertour in Despatch Advisor bij Direct Distributie en de ORTEC's ritplanningssoftware in het Cat4 TMS bij De Rijke.

Digitale order-entry
Steeds meer vervoerders zien de voordelen in van digitale order-entry: het gaat snel, scheelt veel typewerk op kantoor en de kans op invoerfouten vermindert aanzienlijk. Voor vaste klanten met grote orderaantallen wordt vaak een rechtstreekse koppeling met het TMS gerealiseerd. Maar ook als het gaat om incidentele klanten of kleine aantallen is het praktisch dat orders digitaal binnenkomen. Order-entrymodules via internet worden dan ook volop ontwikkeld door de TMS-leveranciers die deze mogelijkheid nog niet boden.
Hetzelfde geldt voor het digitaal verwerken van transportdocumenten en inkoopfacturen. Bijna alle TMS-aanbieders hebben inmiddels een koppeling met een document management systeem. Daarbij worden de documenten gescand en opgeslagen in een digitaal archief, waarna ze met een druk op de knop zijn terug te vinden. Ook kunnen de digitale documenten gemakkelijk via internet aan opdrachtgevers of andere belanghebbenden beschikbaar worden gesteld zodat tijdrovend zoekwerk overbodig is.
Bij de digitale afhandeling van inkoopfacturen wordt er bovendien voor gezorgd dat de facturen binnen de eigen organisatie automatisch bij de juiste personen terechtkomen voor fiattering. Dit laatste, mensen aansturen door ze op het juiste moment van informatie te voorzien, heet workflowmanagement en is in steeds meer TMS aanwezig, vaak in combinatie met eventmanagement. Hierbij geeft de software een signaal als een bepaalde (uitzonderings)situatie zich voordoet of vooraf ingestelde grenswaarden worden overschreden.

Managementinfo
Eén van de belangrijkste recente ontwikkelingen binnen TMS is het genereren van actuele, bedrijfsbrede managementinformatie. Naast enkelvoudige presentaties als het aantal orders per klant en de gemiddelde omzet per order bieden TMS nu ook samengestelde presentaties met meerdere elementen, bijvoorbeeld de omzet of het rendement per klant.
Een groeiend aantal TMS kent een ‘dashboard' waarmee deze key performance indicatoren (KPI's) gepresenteerd kunnen worden. Daarbij is het mogelijk direct in te zoomen op de onderliggende informatie om de reden van een afwijkende KPI te bekijken en snel actie te ondernemen.
Vaak is de voor KPI's benodigde informatie afkomstig uit verschillende systemen. Niet alleen het TMS, maar ook het financiële pakket en een boordcomputer- of ritplanningssysteem. Om gegevens uit verschillende databases tot één geheel samen te voegen, combineren veel leveranciers inmiddels business intelligence software met hun TMS.

Hosting
Diverse TMS-leveranciers bieden de mogelijkheid de hardware en het beheer daarvan uit te besteden (hosting) en/of het TMS te huren (Software as a Service). Zowel bij hosting als Software as a Service (SaaS) draait de software op een - meestal zwaar beveiligde - server van de aanbieder en heeft de gebruiker qua hardware op kantoor alleen nog een snelle internetverbinding en PC's of thin clients nodig.
Het verschil tussen hosting en een TMS als SaaS is dat er in het laatste geval alleen het TMS (+ de daarvoor benodigde hardware) wordt uitbesteed. Bij hosting kan dat alle bedrijfssoftware zijn, dus bijv. ook MS Office, het financiële pakket, de boordcomputeroplossing of een ritplanningssysteem. Dit wordt overigens ook door andere ICT-aanbieders geleverd.
Als hard- en software zijn uitbesteed, wordt via internet met een eigen login gebruik gemaakt van de software. De TMS-/ICT-aanbieder verzorgt het systeembeheer en onderhoud aan hard- en software, zoals het vervangen van hardwarecomponenten, het installeren van het TMS of een update en het maken van backups. Voor deze services wordt een vast bedrag per gebruiker in rekening gebracht.
Hosting en SaaS zijn o.a. geschikt voor kleinere vervoerders zonder veel maatwerk. Hiermee wordt een aparte ICT-medewerker uitgespaard en kan ook thuis of onderweg met de bedrijfssoftware worden verdergewerkt.

Marktverhoudingen
Nederland kent een groot aanbod aan TMS. Inmiddels zijn er meer dan 30 systemen op de markt. Een overzicht hiervan is hier te vinden. De meeste aanbieders zijn al vele jaren actief in ons land en in toenemende mate ook in het buitenland. Toch komt er af en toe nog een nieuw TMS bij. Zo introduceerde het Arnhemse SinFox eind 2007 haar nieuwe SmartHandler transportsoftware, bracht Direct Distributie in het najaar van 2008 een zelf ontwikkeld TMS voor fijnmazige distributie op de markt en levert Pelcos sinds kort het Duitse TMS Active M-ware.
Op het gebied van TMS-software is in ons land pas sinds maart 2007 een marktleider aan te wijzen: door de fusie van CatLogic en Groeneveld IT tot GreenCat werd deze nieuwe onderneming in één klap de grootste Nederlandse TMS-aanbieder. Daarnaast zijn er verschillende andere leveranciers met ruim boven de honderd implementaties, waaronder ArtSystems, Centric Logistic Solutions, Four Soft Netherlands (voorheen DCS), Kewill, INTRIS, NACHON, Qurius en TANS.
Een deel van de TMS-aanbieders levert een specifieke oplossing voor een bepaalde sector, zoals het sierteeltpakket van Bisit en de systemen voor afvalvervoerders en -verwerkers van GMT, IVU Benelux en Pieter Bas Automatisering. In de verhuissector nemen BST en TANS nog steeds een belangrijke positie in, maar ook OTS International levert een TMS voor verhuizers. Overigens bieden TANS en GMT naar hun branchespecifieke pakketten ook TMS-software voor andere deelmarkten. Speciaal voor koeriers zijn de pakketten van Co & Co Solutions en Global Data Exchange. Een andere sectorspecifieke oplossing zijn de TMS van Com-Unit en Direct Distributie, die zich uitsluitend richten op distributiebedrijven.
De overige aanbieders leveren een TMS dat voor verschillende sectoren en/of modaliteiten inzetbaar is. Enkele leveranciers, zoals Centric, GreenCat, INTRIS, NACHON, Pelcos, Qurius, WICS en Young & Partners bieden niet alleen TMS-software, maar een totaaloplossing voor logistiek dienstverleners, inclusief toepassingen voor fleetmanagement (boordcomputers) en/of warehousemanagement.

Internationalisering
De TMS-markt werd lange tijd gedomineerd door leveranciers met relatief kleine organisaties die alleen nationaal opereren. Deze situatie had verschillende oorzaken. Zo is de basisfunctionaliteit voor een TMS - de dossieradministratie en facturering - redelijk eenvoudig te ontwikkelen. Dat maakt de instap in deze markt relatief gemakkelijk.
Daarnaast zijn in de jaren '90 verschillende TMS ontstaan vanuit een maatwerkpakket voor één transportbedrijf. In die tijd zochten veel transporteurs liever een leverancier in de buurt, met het idee dat ze dan snel geholpen konden worden bij problemen. Vanuit deze vraag zijn diverse kleine softwarebedrijven in de transportsector terecht gekomen.
In het nationaal georiënteerde karakter van het TMS-aanbod is sinds enkele jaren duidelijk verandering gekomen. Door overnames en fusies is een aantal sterkere partijen ontstaan die zowel nationaal als internationaal opereren en aanmerkelijk meer budget hebben voor productinnovaties dan de eerdergenoemde kleinere organisaties die alleen op de nationale markt actief zijn.
Opvallend is ook dat steeds meer ERP-leveranciers zich op de TMS-markt begeven. Voorbeelden daarvan JDA, Oracle, Redprairie en SAP, die hun ERP-systemen hebben uitgebreid met TMS-functionaliteit, meestal door de overname van een TMS-aanbieder.
Deze ontwikkeling is gunstig voor globaal opererende logistiek dienstverleners. In tegenstelling tot enige jaren geleden kunnen zij nu terecht bij een groeiend aantal TMS-leveranciers die hun producten internationaal aanbieden en ondersteunen. Voorbeelden daarvan zijn GreenCat, Four Soft Netherlands, GMT, Kewill, Qurius Young & Partners en de aanbieders van ERP-systemen met TMS-functionaliteit, zoals InforIT, Oracle en SAP. Internationale aanbieders zijn ook het Duitse LIS en Active Logistics, het Britse Mandata en Swac in België, dat het TMS van het Amerikaanse TMW levert.
Wie overigens slechts een enkele buitenlandse vestiging heeft en deze met een centraal TMS vanuit ons land wil aansturen, kan in een aantal gevallen ook uit de voeten met een systeem van een nationaal opererende aanbieder.

De selectie van een TMS:
Bedrijfsstrategie staat centraal

Kostenbeheersing en een hogere servicegraad zijn de belangrijkste redenen om te investeren in een TMS. De implementatie ervan brengt echter ingrijpende veranderingen met zich mee. Een zorgvuldige uitvoering van het selectie- en implementatietraject is daarom geen luxe maar noodzaak.

De inzet van een TMS vermindert het aantal routinematige handelingen en zorgt voor een uniforme werkwijze binnen een bedrijf. Alle relaties, offertes, order- en tariefafspraken worden eenmalig vastgelegd in het TMS. Het systeem houdt hier vervolgens automatisch rekening mee op plaatsen waar van deze gegevens gebruik wordt gemaakt. Dit voorkomt fouten en versnelt de administratieve afhandeling.
In een TMS wordt verder een deel van de kennis van medewerkers vastgelegd. Dit maakt een onderneming minder afhankelijk van één of enkele personen die deze kennis anders alleen in hun hoofd hebben.
Als een TMS wordt ingezet als centraal IT-systeem voor de hele onderneming leidt dit tot een betere onderlinge afstemming omdat iedereen werkt met gegevens uit dezelfde database. Dit laatste zorgt er ook voor dat informatie snel is op te vragen en beschikbaar te stellen aan opdrachtgevers of andere partijen waarmee wordt samengewerkt.

Rendabel
In de praktijk wordt vaak genoemd dat de investering in een TMS rendabel wordt vanaf een wagenpark met circa 10 trekkende eenheden. Deze vuistregel gaat echter niet altijd op. De inzet van een TMS hangt weliswaar nauw samen met de omvang van een bedrijf, maar niet zozeer qua wagenpark als wel wat betreft de functies op kantoor.
Als er meerdere functies zijn waarbij mensen onderling met elkaar moeten communiceren, wordt de inzet van een TMS interessant. Ook wanneer er complexe administratieve handelingen moeten worden verricht, is de aanschaf van een TMS meestal lonender dan het aantrekken van extra personeel. Dit gaat ook op voor een transportonderneming met een klein wagenpark en één of twee mensen op kantoor.

TMS-Selectie
Voor de selectie en implementatie van een TMS geldt eigenlijk hetzelfde als voor de aanschaf van andere bedrijfsbrede ICT-toepassingen, stelt adviseur Jan Vieveen in de Investeringshandleiding Transport Management Systemen op www.logistiek.nl. Kort samengevat is dat: kijk niet alleen naar de prijs, maar formuleer eerst duidelijk de strategie van het bedrijf en de processen die het systeem moet ondersteunen. Betrek de mensen die met het systeem moeten werken er vanaf het begin bij en zorg voor voldoende expertise en tijd om de selectie en implementatie uit te voeren.
Gezien de ingrijpende veranderingen die de invoering van een (nieuw) TMS in een organisatie teweegbrengen, is het aan te bevelen om bij het ontbreken van voldoende ICT-kennis een externe consultant in de arm te nemen. Eventueel kan ook een stagiaire van een logistieke opleiding ondersteuning bieden bij de selectie en implementatie van een TMS. Een stagiaire mist natuurlijk wel de specifieke proceskennis. Deze moet uw bedrijf zelf aanleveren.

Analyse
De beste start van een TMS-selectietraject is het opnieuw analyseren van alle processen binnen een bedrijf. Dit is een uitstekend moment om knelpunten en verbeteringen te identificeren. Vaak is er toch sprake van enige bedrijfsblindheid en is het goed om boven de eigen processen te gaan staan en er eens kritisch naar te kijken. Vanuit deze situatie kan worden bezien hoe de inzet van (een ander) TMS toegevoegde waarde kan bieden.
In een herautomatiseringstraject vormen de knelpunten binnen het bedrijf vaak het uitgangspunt voor de aanschaf van een nieuw TMS, omdat ze niet met de bestaande software opgelost kunnen worden.
Vervolgens start de selectieprocedure, waarbij eerst wordt nagegaan welke systemen aan de geformuleerde eisen en wensen voldoen. Belangrijk hierbij is ook of het TMS goed kan worden gekoppeld met de overige systemen die uw bedrijf al heeft of wil aanschaffen, zoals een boordcomputer-, ritoptimalisatie- of financieel systeem. Wat dit laatste betreft leveren veel aanbieders geen geïntegreerd financieel systeem meer mee, maar kiezen voor de koppeling met een standaard financieel pakket. Controleer of dit aansluit op uw situatie en wat de kosten hiervan zijn.
De beperkte groep leveranciers die na de eerste selectie overblijft - meestal gaat het om een shortlist van hooguit 5 aanbieders - wordt benaderd voor een demonstratie van hun TMS. Hierbij is het verstandig niet de standaarddemo van de leverancier af te wachten maar zelf een aantal situaties aan te leveren die binnen het bedrijf problemen geven of verbeterd moeten worden. Zo wordt meteen zichtbaar of de leverancier flexibel is en hoe het aangeboden pakket in uw situatie functioneert. Ook is de onderlinge vergelijking van de verschillende TMS op deze manier een stuk makkelijker. Voorwaarde is wel dat u een gedegen beschrijving van uw eigen bedrijfssituatie aanlevert.

Contract
De demo is een goede gelegenheid om te testen of het klikt tussen u en de leverancier en of het pakket inderdaad eenvoudig is aan te passen aan uw eisen en wensen of eventuele veranderingen daarin.
Veel TMS bieden in grote lijnen dezelfde functionaliteit. Onderlinge verschillen zitten vooral in de dynamiek van het systeem: kan de software zich aanpassen aan een nieuwe situatie en de groei van de logistieke organisatie volgen?
Of en hoe het TMS hiertoe in staat is, wordt in hoge mate bepaald door de gebruikte architectuur. Dit blijkt nog steeds de achilleshiel van een aantal TMS. Bij sommige systemen verlopen veranderingen, schaalvergroting of integratie met andere systemen nog steeds moeizaam. Ook de snelheid waarmee functies worden uitgevoerd, verschilt sterk tussen systemen met een architectuur van de jaren '90 of nu. Een belangrijk punt dus om na te gaan tijdens de selectie van een TMS. Controleer ook welk type wijziging u apart moet betalen en wat er onder het servicecontract valt.
Een belangrijke informatiebron vormen de bestaande referenties van een TMS-leverancier. Vraag deze op en praat met die ondernemers of ga er eens kijken.
Is de keuze gemaakt, dan volgen de definitieve offerte en het contract. Probeer voor de installatie een all-in offerte te krijgen plus een stappenplan. In het stappenplan staat een planning met activiteiten en tussenresultaten. U ziet dan wat de leverancier gaat doen en wat u zelf moet (laten) doen. U kunt dan bijvoorbeeld extra inzet inplannen of buiten werktijd oefensessies organiseren.
Door alle stappen vooraf te plannen kunt u een budget maken dat bindend is. Een valkuil hierbij is ‘onderschatting': als door uw schuld de planning niet gehaald wordt, vragen veel leveranciers extra geld. Maak een projectleider vrij of huur iemand in die dit proces bewaakt. Dat bespaart geld en ergernis. Ook uw medewerkers weten dan wat er speelt en dat de extra inzet tijdens de overgang naar het nieuwe TMS niet eindeloos gaat duren. Vertrouw niet alleen op de projectleider van de leverancier: hun oplevering is misschien eerder gereed dan dat wellicht goed voor uw situatie zou zijn.

Implementatie
Na ondertekening van het contract start de implementatiefase. Het systeem wordt - in samenwerking met u - ingericht op de situatie binnen uw bedrijf en vervolgens getest. Ook worden de medewerkers opgeleid die met het systeem moeten werken. De praktijk wijst uit dat deze fase veel tijd kost: 6 tot 18 maanden is een heel gebruikelijke implementatietijd. Soms moeten basisbestanden met o.a. adressen, auto's, personeel en tarieven opnieuw gevuld of gecontroleerd worden. Ook de koppelingen met WMS, boordcomputers en systemen van klanten kunnen veel extra tijd kosten. Voor een goed verloop van de implementatiefase dient dan ook één persoon of een projectgroep - tijdelijk - vrijgemaakt te worden.
De invoering van een TMS wordt, waar mogelijk, stapsgewijs gedaan. Zo is eenvoudiger na te gaan waar een fout zit als er iets misgaat en heeft niet iedereen die met het systeem moet gaan werken tegelijkertijd ondersteuning nodig. Verstandig is het bovendien om eerst schaduw te draaien, ofwel het nieuwe pakket naast het huidige TMS te gebruiken, voordat u volledig overstapt op het nieuwe systeem.

Cost of ownership
Een laatste belangrijke factor bij de aanschaf van een TMS is de ‘cost of ownership': welke apparatuur heeft u nodig, hoe onderhoudt u die en wat betaalt u aan licenties en support. En heeft u daar extra deskundigheid voor nodig?
Kijk ook naar uw afhankelijkheid van de TMS-leverancier en eventuele noodplannen: wat doet u als de leverancier ermee ophoudt en wat gebeurt er als uw eigen server, software of onderhoudsmensen wegvallen? Een actieplan voor dit soort situaties is geen overbodige luxe. Want enkele dagen geen beschikking over uw TMS kan zowel financieel als operationeel een grote ramp betekenen.

ICT-advies

Wie advies wil over de vernieuwingsmogelijkheden op het gebied van ICT of op zoek is naar de juiste ICT-adviseur kan contact opnemen met Syntens (zie ook www.syntens.nl). Deze stichting is een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en ondersteunt bedrijven kostenloos bij innovatietrajecten.
Hiervoor kan via internet eerst een eigen bedrijfsanalyse worden uitgevoerd, de zogenaamde innovatiequickscan (zie ook www.iqs.nl). Op basis van de uitkomsten daarvan stelt een Syntens-adviseur een innovatieactieplan op, een praktisch plan van aanpak om gewenste vernieuwingen te realiseren.
ICT-selectietrajecten doet Syntens niet zelf, maar de organisatie kan doorverwijzen naar een netwerk van experts en kennisinstellingen, waaronder TLN Consultancy en EVO. Tijdens het selectietraject blijft Syntens overigens wel ‘over de schouder meekijken'. Geïnteresseerden kunnen contact opnemen met Hans Andela, Syntensadviseur in Amsterdam, via (088) 4440249.

Bekijk hier de leveranciers van transportmanagementsystemen