EXPERTBLOG: Geen eigen wagens, maar wel zelf plannen

Uitbesteding van transport is populair. Maar wat besteedt u precies uit? Alleen de uitvoering van het transport of ook de ritplanning? Voor iedereen die grip op de transportactiviteiten en de transportkosten wil houden, is zelf plannen het overwegen waard.

Dat veel bedrijven hun transport uitbesteden, is logisch. De transportbehoefte varieert vaak van dag tot dag. Wie al zijn goederen zelf wil vervoeren, moet dan investeren in een wagenpark dat is afgestemd op de maximale transportbehoefte. Het gevolg is dat de aangeschafte vrachtauto’s niet optimaal worden benut. Vaak staan ze stil of rijden ze maar halfvol rond.

Uitbesteden is dan een stuk goedkoper. Een transportbedrijf dat rijdt voor meerdere bedrijven, kan profiteren van de schaalvoordelen en zijn vrachtauto’s en chauffeurs efficiënter inzetten. Bovendien is een transportbedrijf gespecialiseerd in transport, wat leidt tot meer kennis, meer ervaring en dus een betere dienstverlening.

Risico’s van uitbesteden
Uitbesteding van transport is echter niet zonder risico’s. Wie zich volledig overlevert aan een transportbedrijf, verliest de grip op de operatie. De jarenlang opgebouwde kennis en ervaring verdwijnt na uitbesteding langzaam uit de organisatie. Wie is dan nog in staat om het transportbedrijf te beoordelen op zijn kwaliteiten? Wie houdt in de gaten of het transportbedrijf nog steeds marktconforme prijzen hanteert?

Om antwoord te krijgen op de laatste vraag, gaan veel verladers na verloop van tijd maar weer eens tenderen. Ze vragen concurrerende transportbedrijven om een offerte af te geven met twee mogelijke uitkomsten. Ze ontdekken dat ze al jarenlang te veel hebben betaald en stappen over. Of ze vinden het risico van een overstap te groot en blijven bij hun transportpartner.

Niet uitvoeren, wel plannen
Er is een andere constructie mogelijk: wel de uitvoering van het transport uitbesteden, maar zelf de ritplanning blijven verzorgen. Verladers die daarvoor een modern ritplanningssysteem aanschaffen, houden grip op het transport en op de kosten. Ze weten wat wordt getransporteerd en blijven ‘in control’, ook al hebben ze zelf geen vrachtauto’s en chauffeurs meer.

Verladers die zelf de ritplanning verzorgen, kunnen de tarieven die zijn afgesproken opnemen in het ritplanningssysteem. Het systeem verdeelt dan niet alleen volledig automatisch de orders over de beschikbare voertuigen, maar rekent ook de transportkosten uit. Inclusief tolkosten. Dat maakt het mogelijk om binnenkomende facturen te controleren. Heeft het transportbedrijf inderdaad de meest efficiënte routes gereden? Zijn de tolkosten correct doorberekend?

Vertrouwen op transportpartner
Veel bedrijven die het transport inclusief de planning hebben uitbesteed, hebben geen idee meer van de omvang van de transportactiviteiten. Ze moeten vertrouwen op de informatie uit het transport management systeem van hun transportpartner. Maar die informatie biedt zelden het inzicht dat gewenst is.

Met een eigen ritplanningssysteem daarentegen beschikt u over alle noodzakelijke managementrapportages. U kunt per dag, week, maand of kwartaal uitdraaien hoeveel kilometers zijn afgelegd en welke kosten daarbij horen. Dat verschaft u het inzicht dat nodig is om de juiste strategische beslissingen te nemen. Het kan bijvoorbeeld zinvol zijn om voor bepaalde bestemmingen een specialist op dat gebied in te huren.

Transportkosten vs levertijd
Bedrijven die de ritplanning in eigen hand houden, zijn niet overgeleverd aan de keuzes van een transportbedrijf. Ze kunnen zelf de juiste afweging maken tussen transportkosten en levertijd, tussen efficiëntie en servicegraad. Een ritplanningssysteem biedt het daarvoor benodigde overzicht en inzicht.

En niet onbelangrijk: bedrijven met eigen planners en een eigen planningssysteem zijn betere gesprekspartners in de onderhandelingen met hun transportbedrijven. Ze weten waarover ze praten en blijven ‘in control’. Dat wilt u toch ook?