Transport Management Systemen (TMS) besparen veel kosten op de lange termijn, maar alleen als ze de juiste functionaliteiten bevatten en voldoende flexibiliteit bieden. Waar moeten organisaties op letten bij het selecteren van een nieuw TMS? BluJay Solutions geeft tips in dit artikel.
Internationalisering verandert de transportindustrie. Goederen worden wereldwijd vervoerd, continu ‘getrackt’ en liefst net op tijd geleverd (Just-in-Time, ofwel JIT) om opslagkosten zo laag mogelijk te houden. Dit zorgt voor grote uitdagingen voor fabrikanten, logistieke dienstverleners en vervoerders.
Bedrijven die zich bezighouden met de supply chain moeten zich aan veel regelgevingen houden. Het moet te allen tijde duidelijk zijn waar goederen zich bevinden. Gestandaardiseerde processen zijn verplicht voor alle betrokken partijen om dit inzicht te hebben. Tegelijkertijd moeten organisaties transportkosten zo laag mogelijk houden om hun concurrentiepositie te behouden en de kwaliteit van dienstverlening moet hoog blijven. Een betrouwbaar TMS is hierbij onmisbaar.
Snelle ROI
Een modern TMS verlaagt niet alleen vrachtkosten dankzij efficiëntere routes en optimale inzet van bestaande capaciteiten, maar geeft ook inzage in marges voor, tijdens en na de uitvoering van het transport. Ook zijn er andere factoren die een positieve invloed hebben op een snelle ROI:
- Gestandaardiseerde gebruikersinterfaces en geautomatiseerde controles verlagen het risico van fouten.
- Data worden vanuit het TMS uitgewisseld met ERP-software, WMS-systemen, Douane-toepassingen, financiële systemen en rapportage-tools, waardoor procesoptimalisatie mogelijk is.
- Door klanten direct toegang te geven tot data kan informatie uit het TMS gedeeld worden, bijvoorbeeld via een klantenportaal of door het sturen van automatische berichten met actuele informatie. Dit vermindert de druk bij de medewerkers, doordat er minder telefonisch en emailverkeer nodig is.
- Mobiele diensten die via apps geïntegreerd worden in de TMS leveren real-time updates en verminderen handmatige administratieve handelingen.
Keuze voor een TMS
Ondanks de bovengenoemde voordelen zijn er ook een aantal valkuilen waar organisaties op moeten letten bij de keuze voor een TMS:
Vind een passend TMS. De software-eisen van logistieke dienstverleners verschillen van die van verladers. Organisaties moeten zorgvuldig onderzoeken hoe de systemen die in aanmerking komen voor de selectie aangepast zijn aan de specifieke eisen van de industrie.- Het TMS werkt optimaal met de juiste ondersteuning. Het is belangrijk dat de TMS-aanbieder klanten gedurende alle projectfases goed begeleidt.
- Complexe organisaties, processen en de mogelijkheid om aanpassingen te doen vereisen veel Het TMS-platform moet ook ingesteld zijn op uitbreiding van het bedrijf en daarmee de schaalbaarheid van het TMS.
- De markt verandert snel en daarmee ook de eisen aan een TMS. Het TMS dient dit te ondersteunen door regelmatig nieuwe versies uit te brengen die zonder risico geïmplementeerd kunnen worden binnen een operationele omgeving.
- Geïntegreerd douanebeheer voor internationale transport. Transporten binnen een land kunnen vaak met één vervoerswijze worden afgehandeld en vereisen geen inklaring. Echter, worden de douanegrenzen overschreden dan is een vlotte ondersteuning van multimodale transportmogelijkheden net zo onmisbaar als geïntegreerd douanemanagement. Internationale transporten vereisen ook de integratie van meerdere talen en valuta’s, meeteenheden en datums om gebruikers en de verantwoordelijke autoriteiten en dienstverleners in staat te stellen deze snel te verwerken. Uitgebreide support is vooral belangrijk als er in korte tijd een groot aantal veranderingen plaatsvindt, zoals de veranderingen na Brexit.
Organisaties kunnen een handelsnetwerk verbinden met het TMS, zoals bijvoorbeeld het Global Trade Network. Dit helpt om snel in contact te komen met betrouwbare logistieke partners, zelfs in nieuwe markten.
