Dertig jaar lang leunde H. van der Berg uit het Gelderse Duiven in sterke mate op de kennis en ervaring van de hoofdplanner. Een groot risico, besefte de transporteur van droogijs, industriële gassen, bouwmaterialen en andere goederen. Door alle kennis van de hoofdplanner in een ritplanningssysteem vast te leggen, is de kwaliteit van de dienstverlening geborgd. Bijkomend voordeel: de plantijd is aanzienlijk verkort. [INHOUD | INDEX TTMnl2023_1_32]
H. van der Berg is een echt familiebedrijf, ook al heet die familie dan niet meer Van den Berg. Sinds een managementbuy-out in 2008 is het in 1899 opgerichte transportbedrijf in handen van Han Goudswaard. Gérard Peters is zijn rechterhand die verantwoordelijk is voor de dagelijkse operatie. “De cultuur die hoort bij een familiebedrijf, proberen we ten allen tijde te bewaren. We hebben een hele platte organisatie waarin iedereen altijd aanspreekbaar is. Samen met Han proberen we ervoor te zorgen dat elke medewerker kan doen wat hij leuk vindt, zolang dat maar past in het bedrijfsbelang.”
Deze instelling zorgt voor een minimaal verloop onder chauffeurs. Peters herinnert zich één chauffeur die het bedrijf heeft verlaten, maar dat was vanwege de wens om in een andere sector aan de slag te gaan. “De tijd dat chauffeurs zes dagen per week van vijf uur ’s ochtends tot tien uur ’s avonds ter beschikking stonden, is voorbij. Wil iemand ‘s avonds op tijd thuis zijn of vier dagen per week werken? Door gehoor te geven aan de wensen van chauffeurs, is het verloop vrijwel nihil”, stelt Peters.
Borgen van kennis
De aandacht die H. van der Berg schenkt aan medewerkers, schenkt het ook aan klanten. Voor elk transportprobleem vindt het bedrijf een oplossing. Belt een leverancier van droogijs of bulkgassen in het weekend met een spoedklus? Of plaatst een fabrikant van fietsonderdelen een transportopdracht waarvan pas op de afleverdag zeker is of die doorgaat? “Wij verkopen nooit nee. Mede daarom hebben we een schare trouwe klanten. Er is er nog nooit één vertrokken”, weet Peters.
Tot voor kort zat alle kennis over klanten, chauffeurs, vrachtwagens, ladingen en afleveradressen in het hoofd van één enkele planner. Meer dan dertig jaar lang heeft deze hoofdplanner met behulp van een landkaart en magneetbord de operatie draaiende gehouden. Dat was een groot risico, weet Peters. “Dat hij in dertig jaar tijd nooit ziek is geweest, is uniek. Maar we wisten dat dat van de ene op de andere dag anders kon zijn. Bovendien: als hoofdplanner was hij dag en nacht bereikbaar, maar de nieuwe generatie planners wil dat niet meer. Daarvoor moet een oplossing komen.”
Ruim twee jaar geleden besloot H. van der Berg alle kennis te borgen en in een ritplanningssysteem te stoppen. Op de vakbeurs ICT & Logistiek kwam Peters in gesprek met PTV, leverancier van PTV Route Optimiser ST. “Ik was meteen overtuigd van dit ritplanningssysteem, maar het zijn de planners die ermee moeten werken. De keuze was aan hen. Zij hebben verschillende systemen met elkaar vergeleken en unaniem voor PTV gekozen.”
Minder planningstijd
Met PTV Route Optimiser ST neemt het plannen veel minder tijd in beslag. Als tussen twee en drie uur ’s middags de meeste transportopdrachten in het transportmanagementsysteem TALIS staan, zijn die binnen een paar klikken overgeheveld naar het ritplanningssysteem. Vaak laten de twee planners eerst het systeem zelf een planning maken. “Dat leidt tot een groot aantal goede ritten waaraan de planner vrijwel niets meer hoeft te sleutelen. Maar er zijn ook ritten die nog niet optimaal zijn vanwege omstandigheden die niet digitaal zijn vastgelegd en waarmee het systeem dus geen rekening kan houden”, vertelt Goran Pavlovic, die na een loopbaan als chauffeur en planner nu verantwoordelijk is voor de automatisering van H. van der Berg.
Als voorbeeld noemt Pavlovic een klant die een transportopdracht heeft aangemeld, maar pas de volgende ochtend zeker weet of die doorgaat. Of een klant die verwacht dat het heel druk gaat zijn, maar nog niet weet hoeveel transportcapaciteit hij exact nodig heeft. “Die ritten plannen we dan opnieuw met die onzekerheden in ons achterhoofd. Met het ritplanningssysteem gaat dat een stuk gemakkelijker. Rond zes uur ’s avonds is de ritplanning nu klaar, terwijl we voorheen vaak om negen uur nog bezig waren. Dan stonden de mannen uit het warehouse al aan het bureau om te vragen welke ritten ze konden klaarzetten”, vertelt Pavlovic
Wat de planners van H. van der Berg aanspreekt, is dat het ritplanningssysteem laat in één oogopslag zien wat per rit de beladingsgraad, rijtijd, werktijd en afstand is. Als een planner wat schuift met zendingen en afleveradressen, rekent het systeem automatisch uit wat het effect op de transportkosten is. “We hebben nu veel meer overzicht. Als we ‘s avonds een spoedopdracht ontvangen, kunnen we meteen zien welke vrachtwagen nog laadruimte en rijtijd over heeft en wat de extra kosten zijn”, vertelt Peters. Pavlovic: “Omdat alle kennis nu in het systeem zit, is zeventig procent van de ritten in feite niets meer dan een invuloefening. Daardoor hebben de planners nu meer tijd voor de overige dertig procent. Dat zijn de ritten waar nog winst te behalen is.”
Uitvinding van de eeuw
Als de planning klaar is, ontvangen alle opdrachtgevers en ontvangers rechtstreeks vanuit het ritplanningssysteem een notificatie met de verwachte aflevertijd. Vervolgens wordt de planning teruggezet in TALIS en van daaruit weer doorgezet naar de boordcomputerapp Data2Track. Deze app draait op de hardware van Webfleet. “Dat is vanwege de navigatie van TomTom die draait op deze hardware. Dat we een apparaat met dat navigatiesysteem zouden installeren, was een belangrijke eis van onze chauffeurs. Omdat de app van Data2Track nu ook op dit apparaat draait, beschikken we daarmee over een boordcomputer die voldoet aan onze eisen en wensen. De chauffeurs gebruiken die app om hun ritten af te handelen en hun uren te registreren en te verantwoorden”, legt Pavlovic uit.
De communicatie met chauffeurs verloopt nog niet geheel papierloos. Op het moment dat de ritplanning naar Data2Track wordt gestuurd, ontvangen de chauffeurs een print van de ritlijst inclusief de verwachte aflevertijden. “Dat biedt de chauffeurs de mogelijkheid om in te grijpen. Als er een weg tijdelijk is afgezet of een ontvanger niet aanwezig is, kunnen ze zelf schuiven met de volgorde van afleveradressen zodat ze toch alles kunnen wegbrengen”, legt Peters uit. Pavlovic: “Soms gebeurt het dat chauffeurs vragen hebben over het afleveradres. De uitvinding van de eeuw is de snelbutton in het ritplanningssysteem naar Google Streetview. Als we een onbekend afleveradres hebben, kunnen we met één klik zien waar de chauffeur moeten lossen. Planners gebruiken deze functie om te zien welk materieel we nodig hebben om te kunnen lossen.”
Nog meer uit het systeem
De start met PTV Route Optimiser ST is voor H. van der Berg reden om vaart te maken op de digitale snelweg. Met de boordcomputerapp hopen de twee transportmannen meer grip te krijgen op de urenverantwoording en de verloning van de chauffeurs. Daarnaast willen ze de klanten na afloop van elke rit snel voorzien van digitale informatie over de rit. “Ook willen we aan slag met de digitale vrachtbrief (eCMR). Op dit moment puilen de bakjes met vrachtbrieven uit. Als een klant belt met de vraag of we een bonnetje hebben, moeten we nu steeds weer al die bakjes doorspitten. Om gek van te worden”, zegt Pavlovic. “Met de mogelijkheden van nu kunnen we steeds meer processen digitaliseren. Op dat punt krijgen we voortdurend nieuwe ideeën. En dat zal waarschijnlijk nooit meer stoppen.”
TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: PTV, TTM.NL
