Bye bye boordcomputer • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Bye bye boordcomputer

“Via Follow Us volgen we onze voertuigen en wisselen we informatie uit over de zendingen, voertuigen en uren van de chauffeurs”, zegt Franklin Roodnat.

(maart 2014) – Omdat het gebruik van de boordcomputerapp ongeveer een euro per voertuig per dag kost, becijferde Van Oort dat het met ruim 100 trucks voordeliger was om zelf een mobiele oplossing te ontwikkelen. “We hebben de kosten er binnen een jaar uit”, zegt ICT-manager Franklin Roodnat. “Bovendien doet het systeem precies wat we willen en kunnen we het naar eigen inzicht aanpassen.”

“Via Follow Us volgen we onze voertuigen en wisselen we informatie uit over de zendingen, voertuigen en uren van de chauffeurs”, zegt Franklin Roodnat.
“Via Follow Us volgen we onze voertuigen en wisselen we informatie uit over de zendingen, voertuigen en uren van de chauffeurs”, zegt Franklin Roodnat.

“Op het gebied van service hebben boordcomputeraanbieders de afgelopen jaren wat laten liggen”, vindt Roodnat. “Hun systemen zijn te star: voor aanpassingen ben je altijd afhankelijk van de leverancier, ook als je zelf in staat bent die door te voeren. En daar staan vaak behoorlijke kosten tegenover”. Om die reden is Van Oort met de boordcomputer niet verder gegaan dan de urenverwerking voor de verloning van de

chauffeurs.  “Als het om realtime informatie gaat, zijn we vooral geïnteresseerd in wat er met de zending gebeurt”, vertelt Roodnat. “Maar we hebben ook gegevens nodig over chauffeur en auto.” Die aspecten zijn terug te vinden in ‘Follow Us’, dat Van Oort heeft ontwikkeld in samenwerking met ICT-aanbieder Nazca IT.

TMS leidend

Van Oort werkt met de Motorola TC55 Android smartphone. Die wordt opgeladen in de cradle in de auto of thuis aan een laadsnoer.
Van Oort werkt met de Motorola TC55 Android smartphone. Die wordt opgeladen in de cradle in de auto of thuis aan een laadsnoer.

Van Oort is actief met transport, warehousing, verhuizingen en verhuur van bedrijfswagens. De logistiek dienstverlener uit Eck & Wiel verzorgt onder andere op- en overslag en distributie van meubels, wit-/bruingoed, verpakkingsmaterialen en grondstoffen voor koffieautomaten. Alle processen worden ondersteund door ICT. “Het TMS, TALIS van TANS, is leidend binnen onze organisatie”, zegt Roodnat. TALIS communiceert met systemen van klanten, het WMS (ook van TANS), ritplanningssysteem PTV SmarTour en sinds begin dit jaar ook met Follow Us.

Fleetviewer

Van Oorts mobiele oplossing is gebaseerd op een mobiele website, smartphone en GPS-trackingunit. Deze laatste wordt in het voeruig ingebouwd, heeft een eigen SIM-kaart en is gekoppeld aan de FMS CANbus. De trackingunit registreert waar de auto’s zijn en welke route ze hebben gereden. Dit wordt weergegeven op een kaart of satellietbeeld in Fleetviewer, een oplossing die Nazca IT standaard levert.

“Klanten die dat willen, laten we in Fleetviewer meekijken naar de auto’s die voor hen rijden”, zegt Roodnat. Ook volgt van Oort al haar auto’s in de verhuur. Daarnaast geeft de voertuigunit vanuit de FMS CANbus gegevens door, zoals de gereden kilometers, verbruik en andere data die nodig zijn voor rijstijlanalyse. “Dit laatste heeft voor ons geen prioriteit, maar het is wel mogelijk”, zegt Roodnat. Dat geldt ook voor een koppeling met de digitale tachograaf voor het op afstand uitlezen van de tachodata. “Technisch is het geen probleem, maar we hebben het nu niet nodig.”

Mobiele website

Het hart van Follow Us is een mobiele website. Hierop logt de chauffeur met zijn smartphone in om een rit op te vragen en order- en ureninformatie vast te leggen.
Het hart van Follow Us is een mobiele website. Hierop logt de chauffeur met zijn smartphone in om een rit op te vragen en order- en ureninformatie vast te leggen.

De mobiele website is op maat ontwikkeld voor Van Oort. “Het is een applicatie die in de cloud draait, wordt beheerd door Nazca IT, maar wel ons eigendom is”, licht Roodnat toe. Nadat een rit via PTV SmarTour is gepland, wordt hij teruggestuurd naar TALIS en weergegeven op het planbord van het TMS. Van hieruit zet de planning hem door naar de Follow Us website.

Op deze site loggen de chauffeurs in met hun smartphone. Van Oort heeft gekozen voor de Motorola TC55. “Die is robuust en heeft een 8 megapixel camera en een goede barcodescanner”, vertelt Roodnat. “De TC55 werkt met Android zodat we ook andere apps, zoals navigatie of WhatsApp, kunnen gebruiken.” Op de Follow Us site bekijken de chauffeurs ’s avonds welke rit er de volgende dag voor hen gepland is. Onderweg leggen ze met de smartphone de benodigde zendinginformatie en hun urenverantwoording vast. Deze gegevens worden via de smartphone doorgegeven aan de mobiele website en daarna verwerkt door het TMS.

Snelle informatievoorziening

Als een chauffeur begint met zijn werkdag, logt hij in op Follow Us, drukt op start, kiest een opdracht en drukt op rijden. Daarna wordt de rijtijd voor deze order vastgelegd. De stoptijden verantwoordt de chauffeur op dezelfde manier als bij een boordcomputer, met als verschil dat hij de smartphone mee uit de auto kan nemen. “Gaat een chauffeur laden of lossen, dan moet hij afhankelijk van de ordersoort nog enkele vervolgvragen beantwoorden”, zegt Roodnat. “Die vragen leggen we zelf vast in Follow Us.”

Alle statusinformatie uit Follow Us wordt bijgewerkt op het planbord van TALIS, opgeslagen bij de bijbehorende orders en door het TMS doorgestuurd naar de ICT-systemen van Van Oorts opdrachtgevers. Inclusief digitale handtekening van de ontvanger en foto’s die chauffeurs met de TC55 maken bij onregelmatigheden, zoals schade. Kan een order niet conform planning worden geleverd, dan geeft de chauffeur dit apart aan op zijn smartphone. Op het planbord verschijnt dan in rood een waarschuwing voor de planner. “Als dat nodig is, stuurt TALIS ook meteen een melding naar de opdrachtgever. Die kan dan snel contact opnemen met zijn klant om het probleem aan te pakken”, zegt Roodnat. “Zo’n snelle informatievoorziening is een wezenlijk onderdeel van onze dienstverlening.”

Rapportage

Statusinformatie uit Follow Us wordt weergegeven op het planbord in het TMS. Zo is te zien of de rit volgens planning verloopt en welke afwijkingen er zijn.
Statusinformatie uit Follow Us wordt weergegeven op het planbord in het TMS. Zo is te zien of de rit volgens planning verloopt en welke afwijkingen er zijn.

Op basis van de registratie in Follow Us verwerkt Van Oort inmiddels ook de chauffeursuren. Dit is overgeheveld van de boordcomputersoftware naar het TMS, dat al over een urenadministratie beschikte. Momenteel werkt Van Oort aan het uitwerken van de gewenste rapportage bij de mobiele oplossing. Ook hier is het TMS leidend. “We maken gebruik van de Taskmanager bij TALIS”, aldus Roodnat. Gestart wordt met de afwijkingen tussen de geplande en de werkelijk gerealiseerde kilometers, rijtijden en stoptijden. Vooral dit laatste vindt Van Oort belangrijk. Het bedrijf werkt veel met dubbele bemanning, onder meer bij het afleveren van meubels en grotere wit-/bruingoedapparatuur. “Een minuut per stop minder levert ons over een hele rit gezien behoorlijk wat geld op”, stelt Roodnat. “Meer nog dan we kunnen besparen op brandstof, al gaan we dat in een later stadium ook oppakken.”

Van Oort heeft ruim € 20.000,- gestoken in de ontwikkeling van Follow Us. Daar komen nog de kosten bij van de Motorola TC55 – zo’n € 700,- per stuk -, een data-abonnement voor de smartphone en een abonnement op Fleetviewer bij. Naast het feit dat de investering in de mobiele website binnen een jaar wordt terugverdiend, is Roodnat vooral te spreken over de flexibiliteit die Follow Us biedt. “We kunnen zonder tussenkomst van anderen de nodige gegevens invoeren en aanpassen in het systeem. En voor de zaken die we niet zelf kunnen, hebben we een prima samenwerking met onze ICT-leveranciers.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van maart 2014. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer