Cloud motor achter outsourcen • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Cloud motor achter outsourcen

“Voor hardware en IT-beheer is specialistische kennis nodig”, zeggen Gerrit Jan Mulder en Ron Groen (rechts). “Het is voor een transporteur lastig die up-to-date te houden.”

(januari 2015) – Een groeiend aantal transporteurs die voor nieuwe investeringen in hardware staan, kiest voor beheer buiten de eigen bedrijfsmuren. De motor achter deze trend zijn het goede glasvezelnetwerk in ons land en de cloud. Nu die terrein wint, is de drempel om het IT-beheer uit te besteden lager. TTM.nl sprak met St. van den Brink over hun ervaringen hiermee.

“Voor hardware en IT-beheer is specialistische kennis nodig”, zeggen Gerrit Jan Mulder en Ron Groen (rechts). “Het is voor een transporteur lastig die up-to-date te houden.”
“Voor hardware en IT-beheer is specialistische kennis nodig”, zeggen Gerrit Jan Mulder en Ron Groen (rechts). “Het is voor een transporteur lastig die up-to-date te houden.”

“De technische ontwikkelingen op IT-gebied gaan zo snel dat het voor ons niet haalbaar is de juiste expertise in huis te halen en up-to-date te houden”, stelt Gerrit Jan Mulder, financieel directeur van St. van den Brink. Daarom heeft de transporteur alle hardware en het ICT-beheer al ruim 17 jaar uitbesteed. Sinds begin 2008 is ExpectiT de IT-partner van St. van den Brink, dat onder andere de winkelbevoorrading verzorgt voor diverse supermarktketens. “ExpectiT fungeert als onze IT-afdeling, we hebben zelf geen IT-ers in huis”, vertelt Mulder. Aanvankelijk stond alle hardware nog op het eigen kantoor in Ermelo, maar na de overname van Knap TransportGroep is de transporteur overgegaan naar servers in het datacenter van ExpectiT. Mulder: “Zo kunnen we gemakkelijk vanaf verschillende locaties en ook van thuis uit met onze bedrijfssystemen werken.”

Bunker

ExpectiT, met vestigingen in Baarn en Huissen, heeft voor haar klanten een eigen geclusterde infrastructuur bij het BIT datacenter in Ede.
ExpectiT, met vestigingen in Baarn en Huissen, heeft voor haar klanten een eigen geclusterde infrastructuur bij het BIT datacenter in Ede.

De servers van St. van den Brink staan nu in het BIT datacenter in Ede, waar ExpectiT een eigen geclusterde infrastructuur voor klanten heeft. “Een datacenter is een soort bunker die specifiek is ingericht voor ICT, met speciale koeling, brandblusinstallaties, stroomsystemen en beveiliging”, vertelt Ron Groen, directeur van ExpectiT. Het datacenter heeft een eigen internetverbinding die via alle providers toegankelijk is en de apparatuur en bekabeling zijn redundant uitgevoerd. “Valt er een server uit of gaat een glasvezelkabel kapot, dan wordt dat automatisch door andere hardware overgenomen. De gebruiker merkt hier niets van”, licht Groen toe. “Zo kunnen we een beschikbaarheid van 99,8% garanderen.” Bedrijven maken gezamenlijk gebruik van deze infrastructuur, maar hebben elk een eigen virtuele omgeving waar anderen niet bij kunnen. Groen: “Iedereen werkt op zijn eigen, beveiligde virtuele servers, waarvan elke nacht automatisch een backup wordt gemaakt.”

Co-locatie

Omdat St. van den Brink bij de overgang naar het datacenter nog goede eigen servers en opslag had, zijn die overgebracht naar de inrichting van ExpectiT. Op kantoor, waar de transporteur circa 50 gebruikers heeft, staan nu alleen nog pc’s – die op termijn worden vervangen door thin clients – en printers. “Als je de IT-infrastructuur uitbesteedt, heb je op het eigen bedrijf alleen nog thin clients, laptops, printers, een draadloos netwerk en een goede firewall nodig”, zegt Groen. “Als bedrijven hun eigen server bij ons neerzetten, is er sprake van co-locatie”, legt hij uit. Daarnaast is Infrastructure as a Service (IaaS) mogelijk. Hierbij huren transportbedrijven de servercapaciteit en de verbinding daarmee van hun IT-partner en betalen hiervoor een maandelijkse fee per gebruiker.

Private cloud

Wie de hardware uitbesteedt, heeft op kantoor alleen nog thin clients en printers nodig. Ook de IT-servicedesk leent zich goed voor uitbesteden.
Wie de hardware uitbesteedt, heeft op kantoor alleen nog thin clients en printers nodig. Ook de IT-servicedesk leent zich goed voor uitbesteden.

“Bij klanten die gebruik maken van eigen of virtuele servers in ons datacenter gaat het om een private cloud”, vertelt Groen. “Hierbij is bekend waar de hardware staat en de data bewaard worden. Dit in tegenstelling tot de public cloud, waarbij dat niet bekend is.” Ook op softwaregebied is er sprake van een public en private cloud. “Bij Google, en Facebook weet je niet waar de software draait en de data opgeslagen worden. Dat kan overal ter wereld zijn”, licht Groen toe. “Maar er worden ook veel toepassingen als Software as a Service aangeboden die draaien op een bekende server in een eigen datacenter.” Voorbeelden hiervan zijn de boordcomputer- en TMS-systemen die als SaaS worden aangeboden. Een tussenvorm is MS Office 365. “Dit is een echte public cloud-toepassing, maar wij kunnen deze via een speciale hostinglicentie ook aanbieden in een private cloud”, zegt Groen. “De gebruiker krijgt dan een eigen mailomgeving op zijn eigen (virtuele) server in ons datacenter, en maakt hier voor een vast bedrag per maand gebruik van.” St. van den Brink is zelf eigenaar van de bedrijfsapplicaties die op de servers bij ExpectiT draaien en beheert dus ook zelf de licenties voor deze toepassingen. Dit zijn onder andere Transpas (TMS), PTV Smartour (ritplanningssysteem), Ultimo (garagesoftware), Fleetwatch (urenregistratie) en Unit4 (financiële software). “Office 365 draait bij ons wel volledig in de cloud”, zegt Mulder. “Dat nemen we per gebruiker bij ExpectiT af.”

Continuïteit

ExpectiT, met vestigingen in Baarn en Huissen, heeft voor haar klanten een eigen geclusterde infrastructuur bij het BIT datacenter in Ede.
ExpectiT, met vestigingen in Baarn en Huissen, heeft voor haar klanten een eigen geclusterde infrastructuur bij het BIT datacenter in Ede.

De rol van ICT is bij transportbedrijven inmiddels zo belangrijk dat continuïteit een actueel thema is. “Systemen moeten 24/7 in de lucht blijven”, stelt Groen. “Als apparatuur niet werkt, moet een systeembeheerder klaar staan om de problemen snel op te lossen. Meestal heeft een bedrijf zelf maar één systeembeheerder in dienst. Als die er niet is, moet iemand anders het overnemen en dat is vaak niet ideaal. Bij een externe IT-partner zijn meer mensen met de juiste kennis aanwezig.” Dat geldt ook voor de helpdesk. “Administratief personeel en de planning heeft regelmatig behoefte aan een helpdesk”, is Groens ervaring. “Het is niet efficiënt om die binnen je eigen bedrijf in te richten. Wij bieden als externe ICT-afdeling een helpdesk die wordt bemand door vijf personen. Zo kunnen bedrijven resources en dus ook kosten delen en is de continuïteit gewaarborgd.”

Applicatiebeheer

Groen vertelt dat beheer en beveiliging van servers, netwerk en helpdesk goed uit te besteden zijn. “Deze aspecten van de IT zijn vrij generiek, terwijl er veel technische kennis voor nodig is, die ook nog eens snel verandert”, zegt Groen. Hij vindt functioneel applicatiebeheer wel goed passen bij de IT-afdeling van een transportbedrijf. “Voor activiteiten als het inrichten van een TMS, WMS, ritplannings- en boordcomputersysteem is specifieke kennis nodig van de bedrijfsprocessen en die heeft de transporteur zelf.” Ook St. van den Brink heeft het applicatiebeheer in eigen hand. “Bij ExpeciT nemen we per twee weken een vast aantal uren af voor het onderhoud van de apparatuur bij ons op kantoor en het installeren van updates en aanpassingen aan onze bedrijfssystemen op de server”, zegt Mulder. Als specifieke toepassingen nodig zijn bij bijvoorbeeld het TMS of de boordcomputers laat de transporteur die ontwikkelen door de aanbieders van die oplossingen. Hij geeft aan dat de kosten voor automatisering zo goed te overzien zijn. “Maar we bezuinigen niet op ICT”, stelt hij. “We blijven jaarlijks doorinvesteren zodat we met up-to-date techniek werken. Want ICT is van vitaal belang voor het goed functioneren van ons bedrijf.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van januari 2015. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

 

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer