Complexiteit en maatwerk zijn de sleutelwoorden die de productielocaties van DAF Trucks in Eindhoven, Westerlo en Leyland kenmerken. In het door DAF omarmde Lean-gedachtengoed zit continu verbeteren in het DNA en dat leidde tot de aanschaf van Transporeon en Ticontract. De uitrol van beide platformen bracht meer efficiëntie dan Janco Spiekhout, verantwoordelijk voor de afdeling Logistic Innovations, vooraf kon inschatten.
De inbound- en outboundstromen foutloos organiseren op de Eindhovense productiesite van DAF Trucks is geen eenvoudige opgave. De site beslaat maar liefst ruim 1 miljoen vierkante meter. Met het oog op de groeiambitie van DAF, was het noodzakelijk het in eigen huis ontwikkelde transport management systeem (TMS) verder te optimaliseren.
Janco Spiekhout, Manager Logistic Innovations bij DAF Trucks, koos ervoor om vrijwel de complete TRANSPOREON-group Supply Chain oplossing te implementeren. Daarmee verwerkt DAF een breed, alomvattend pakket aan activiteiten: van de transportplanning van de leveranciers van DAF tot de transportallocatie, en van executie tot uiteindelijk self-billing waarbij vooraf de transportkosten per rit eenduidig zijn vastgelegd en een binnenkomende factuur direct automatisch is te matchen en af te rekenen. Daarnaast gebruikt DAF ook de Time Slot Management module. “Transporeon hebben we vanaf dag één als een belangrijke bouwsteen gezien voor stappen te zetten naar een efficiëntere transportorganisatie”, aldus Spiekhout.
De zoektocht naar een TMS-achtig systeem leidde al snel tot de conclusie dat een volwaardig TMS, zeker door de bijzondere procesinrichting bij DAF Trucks, niet zoveel zou toevoegen. Veel meer was er bij de producent de behoefte aan een transportcommunicatieplatform als Transporeon. Bij de keuze voor de web-based versie van deze oplossing werden er diverse wensen aan het to-dolijstje toegevoegd. “De kosten van onze logistieke dienstverleners wilden we bij voorkeur met hetzelfde systeem afhandelen en het nieuwe systeem zou naadloos moeten kunnen communiceren met de Ticontract-module. De volumes en de complexiteit van de transportafhandeling namen duidelijk toe, het was tijd voor verandering”, stelt Spiekhout.
Enkele honderden toeleveranciers leveren goederen aan vanaf locaties tot 1.500 kilometer afstand, veelal over de weg. De Eindhovense truckproducent heeft te maken met een inbound materiaalstroom van 70.000 verschillende onderdelen. Een truck kent namelijk duizenden assemblageonderdelen. Er arriveren dan ook niet alleen grote hoeveelheden onderdelen, maar er moeten ook enorme aantallen standaard en speciale emballages worden geretourneerd. Voor het verwerken van deze stroom maakt DAF Trucks gebruik van meer dan 25 verschillende carriers die gemiddeld zo’n 1.400 transporten per week uitvoeren. Alleen al op de Eindhovense vestiging zijn er 18 losadressen en het belangrijkste, het Centrale Onderdelen Magazijn (COM), kent zo’n 60-70 aankomsten per dag.
De complexiteit van het transportmanagement zit hem dus zowel in de grote aantallen goederen en leveranciers als in de gefinetunede productieoperatie. “Het is vrijwel onmogelijk om al deze stromen handmatig te beheren. De implementatie van de Transporeonsoftware betekende daarom een enorme verandering in het werkpakket van het personeel en de planners. We hebben deze werkzaamheden eenvoudiger en volledig transparant kunnen maken.”
De transportplanning aanpassen was ook om een andere reden noodzakelijk, zo stelt Spiekhout: “We dienen SOX-compliant te zijn. Dat betekent dat de persoon die de transporten plant niet dezelfde persoon mag zijn als degene die aangeeft dat het transport is uitgevoerd. Aan die eisen voldoen we nu absoluut.” Spiekhout geeft aan dat het ontwikkelen van deze scheiding van functies in het oude systeem is overwogen, maar dat het eenvoudiger was om dit mee te nemen bij de uitrol van Transporeon.
DAF Trucks zet Transporeon in om inzicht te verkrijgen in de vervoersstromen op de productielocaties en onderweg, om de tijdslots bij de inkomende en uitgaande zendingen te beheren en om transportdata en –prestaties te verzamelen en te presenteren. In combinatie met Ticontract ontstaat vervolgens ook direct zicht op de kosten. Spiekhout: “We kiezen carriers per gebied waarin ze sterk aanwezig zijn en we laten ze combineren met andere ladingen. Met deze insteek kunnen we de transportkosten laag houden en voorkomen we bovendien dat we onnodig veel aan detail-transportplanning doen. We zijn van mening dat dat niet onze taak is. Uiteraard beschikken we dankzij Transporeon wel over gegevens om aan te sturen op efficiëntere combinaties, dus als we mogelijkheden zien om het transport slimmer te maken en kostenbesparingen te realiseren dan doen we dat.”
De overstap op Transporeon in combinatie met Ticontract heeft eveneens voor een betere integratie gezorgd van de transportverzoeken. En aanvullend ook hoe deze met behulp van EDI in het DAF-systeem lopen en vervolgens ondersteuning bieden bij het plannen van de ritten. “Een carrier boekt nu, nadat we hem een transportverzoek hebben gestuurd, een slot. Wij weten vervolgens wat hij wanneer oppikt, zien het tarief direct in het systeem verschijnen en kunnen dit later automatisch vergelijken met de factuur die de vervoerder instuurt. We hebben bovendien één overzicht van alle sites, waar we eerder per vestiging apart data verzamelden. Omdat de facturen per vervoerder gebundeld binnenkomen en omdat een factuur direct juist is en automatisch is te matchen, hebben we ook de werkzaamheden in de factuurverwerking met een factor drie tot vier weten te reduceren.”
‘Gezeur’ over wachturen en facturen behoort volgens Spiekhout tot het verleden. Alle bewegingen en bijhorende tijden zijn vastgelegd. “Wachturen kennen we eigenlijk nauwelijks nog.” DAF Trucks heeft wat hem betreft zijn werking naar vervoerders toe duidelijk verbeterd. “We hebben als bedrijf de basis gelegd om beter met vervoerders samen te werken.”
Een ander voordeel van de combinatie Transporeon-Ticontract, is de uitsplitsing van brandstofkosten in de afgesproken tarieven. De brandstofprijs verandert dagelijks en vervoerders brengen verhogingen of verlagingen in rekening. “Deze veranderingen kunnen effect hebben op gemaakte afspraken en tarieven. Het tarief dat we overeen gekomen zijn met een vervoerder is opgebouwd uit een aantal zaken. Deze zaken willen wij bij voorkeur uitsplitsen naar klant, arbeidsloon, etc. We moeten met die onderdelen kunnen ‘spelen’, omdat het effect kan hebben op de manier van inkopen. Wanneer het brandstoftarief niet apart is gespecificeerd, krijg je gegarandeerd discussie over het totale tarief. Dat kunnen we zo voorkomen.”
Over een treffende vergelijking tussen de oude en de nieuwe situatie hoeft Spiekhout niet lang na te denken: “Vergelijk het met iemand die de weg zoekt met een kaart op zijn schoot. Nu gebruiken we onze automatische navigatie die voorzien is van GPS. Het voordeel is dat het systeem automatisch reageert en je alleen maar hoeft in te grijpen als iets niet goed dreigt te gaan. We hebben nu veel meer overzicht en Transporeon helpt om de goederenstromen sneller te verwerken, wat ook de interne processen beïnvloedt.” Zo hebben transportplanners tijd om vooruit te kijken en behoort overwerken volgens de innovatiemanager tot het verleden.
Ondanks dat het verbetertraject bij DAF Trucks een continu proces is en er altijd nieuwe wensen ontstaan, kijkt Spiekhout met tevredenheid terug op de implementatie. “Vervoerders reageerden heel positief. De voordelen wegen voor hen duidelijk zwaarder door dan de nadelen. Dat geldt zeker ook voor ons.”
