Geen TMS of WMS, toch alles digitaal • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Geen TMS of WMS, toch alles digitaal

“Status4Sure is eenvoudig in gebruik en digitaliseert ELS’ administratieve processen rondom transport en warehousing”, zeggen Bart Kleijheeg (links) en Ron van Dop.

(januari 2014) – Voor transporteurs die geen behoefte hebben aan een TMS, WMS of aan boordcomputers, maar wel af willen van hun administratieve handwerk, ontwikkelde LogistiekZeker de cloudoplossing Status4Sure. Deze digitaliseert alles van orderentry van transport- en warehouse-orders tot en met statusinformatie en de factuur. Ook is Status4Sure geschikt als transportmodule bij een ERP-systeem.

“Status4Sure is eenvoudig in gebruik en digitaliseert ELS’ administratieve processen rondom transport en warehousing”, zeggen Bart Kleijheeg (links) en Ron van Dop.
“Status4Sure is eenvoudig in gebruik en digitaliseert ELS’ administratieve processen rondom transport en warehousing”, zeggen Bart Kleijheeg (links) en Ron van Dop.

Toen Ron van Dop 8 jaar geleden startte met ELS-Logistics wist hij één ding zeker: de administratieve processen moesten volledig geautomatiseerd worden, maar wel met een op maat gemaakte oplossing. “Ik had al de nodige ervaring met implementaties van TMS-, WMS- en ERP-systemen”, vertelt Van Dop. “Telkens bleek dat maar een beperkt deel van het systeem werd gebruikt en behoorlijk wat maatwerk nodig was

om de software aan te laten sluiten op de eigen processen.” Om die reden ontwikkelde zijn toenmalige collega Bart Kleijheeg – nu de eigenaar van logistiek adviesbureau LogistiekZeker – Status4Sure. Een modulair opgebouwde oplossing, die draait in de cloud en voor een vast maandbedrag per chauffeur is te gebruiken.

Transportorders

ELS-Logistics werkt met zestien eigen auto’s en twee vaste charters, die worden ingezet voor al dan niet dedicated light transport in de regio Den Haag en Rotterdam.
ELS-Logistics werkt met zestien eigen auto’s en twee vaste charters, die worden ingezet voor al dan niet dedicated light transport in de regio Den Haag en Rotterdam.

Status4Sure start met orderentry in een online portal. “Klanten voeren opdrachten handmatig in of importeren ze vanuit hun ERP-systeem”, zegt Kleijheeg. Orders die per mail of telefoon binnenkomen, voert ELS zelf in. Elke klant legt in de portal ook de eigen klantreferenties en afleveradressen vast. “Zo zijn nieuwe orders snel in te voeren en kunnen ze eenvoudig worden verwerkt in managementrapportages”, aldus Kleijheeg. Daarnaast is het mogelijk om meteen de etiketten voor de zendingen te printen.

Is een transportorder ingevoerd, dan verschijnt deze automatisch op het planbord van Status4Sure. Een eenvoudig, maar overzichtelijk planscherm waarop orders handmatig aan auto’s en chauffeurs worden toegekend. “Binnen een rit kun je via de MS Mappoint routeplanner de optimale ritvolgorde berekenen”, zegt Kleijheeg. “Ook is het mogelijk Status4Sure te koppelen aan een ritplanningssysteem van bijvoorbeeld PTV of ORTEC.” Bij ELS is het planbord gecombineerd met voertuigvolgsysteem MyFMS van Micpoint. Zo kan de planner zien waar de zestien eigen auto’s zijn en welke routes ze rijden. Een koppeling met boordcomputers of digitale tachograaf is er nog niet, want ELS werkt alleen met bestelauto’s. Die worden ingezet in al dan niet dedicated distributie voor diverse opdrachtgevers.

App

In de Status4Sure app krijgt de chauffeur de ritlijst binnen en houdt hij kilometers, uren en statusinformatie bij.
In de Status4Sure app krijgt de chauffeur de ritlijst binnen en houdt hij kilometers, uren en statusinformatie bij.

Is een geplande rit definitief, dan wordt hij vanuit het planbord doorgestuurd naar de Status4Sure app op de smartphone van de chauffeur. Bij een Status4Sure gebruiker die werkt met meerdere transporteurs of onderaannemers, gaan de ritten vanuit het planbord eerst naar een aparte transporteursportal. Hier kan elke vervoerder zijn ritten ophalen en daarna doorsturen naar smartphones van de betreffende chauffeurs. Via de app houdt de chauffeur een aantal zaken bij: een uren- en kilometerregistratie en statusinformatie over de zendingen. “Uren en kilometers kunnen per dag en per klant worden geregistreerd”, licht Kleijheeg toe. “De chauffeur geeft in de app aan wanneer hij met de werkzaamheden voor een klant begint of eindigt en wat de kilometerstand op die momenten is.” Dit laatste gebeurt nu nog met de hand, maar gewerkt wordt aan een koppeling met MyFMS zodat de gereden kilometers kunnen worden geïmporteerd vanuit het voertuigvolgsysteem.

NFC

Statusinformatie bestaat onder meer uit de naam en de digitale handtekening die de ontvanger op de smartphone zet. Kan niet worden afgeleverd, dan geeft de chauffeur dat aan in de app, samen met de reden daarvoor. Zodra hij een zending afmeldt, wordt de status bijgewerkt op het planbord en in de orderentryportal.

Status4Sure is ook geschikt voor het uitlezen van Near Field Communication (NFC) tags. “Als een tag op een zending of ladingdrager is aangebracht, wordt in het vragenpad van de app opgenomen wanneer de chauffeur deze moet scannen”, legt Kleijheeg uit. “Hij houdt zijn telefoon dan in de buurt van de tag. Klinkt er een piep, dan is de tag gescand. Status4Sure legt vervolgens de GPS-positie van de scanlocatie vast. Zo kun je een emballageregistratie bijhouden of aantonen dat een zending op die plek is geleverd.”

Warehouse-order

Transportorders die in de orderentry module zijn ingevoerd, verschijnen automatisch op het Status4Sure planbord.
Transportorders die in de orderentry module zijn ingevoerd, verschijnen automatisch op het Status4Sure planbord.

Bij haar kantoor in Den Haag beschikt ELS-Logistics over een eigen magazijnruimte. “Als van hieruit moet worden geleverd, voert de klant een warehouse-order in de portal in”, vertelt Kleijheeg. Deze wordt verwerkt tot picklijst, op basis waarvan het orderpicken gebeurt. Hiervoor legt ELS bij binnenkomst van de goederen in Status4sure vast op welke locatie ze in het magazijn worden neergezet.

“Daarbij houdt het systeem in de gaten of dezelfde goederen al elders in het magazijn staan en beter bij elkaar kunnen worden gezet”, zegt Kleijheeg. Ook bewaakt Status4Sure het voorraadniveau. “Klanten kunnen hun voorraad opvragen en het systeem geeft een seintje als een artikel de voorraaddrempel bereikt.” Is het orderpicken klaar, dan bevestigt de medewerker dit in Status4Sure. De software boekt vervolgens de voorraad af en print de afleverbon. Doet ELS ook het transport, dan maakt Status4Sure bovendien een transportopdracht aan, die op het planbord verschijnt.

E-factuur

Voor de facturatie is Status4Sure voorzien van een prijstabel waarin alle prijsafspraken met klanten zijn vastgelegd. “In het systeem is snel een lijst op te vragen van de nog niet gefactureerde orders”, vertelt Van Dop. “Die gaan langs de prijstabel, waarna je met de hand nog aanpassingen kunt doen.” Na akkoord wordt de factuur aangemaakt. “Vervolgens selecteer je de klant, maakt een mail aan en stuurt de factuur als pdf-bestand mee”, zegt Van Dop. “Als bijlage bij de factuur zit een overzicht van de uitgevoerde orders. Die heeft de klant zelf in de portal ingevoerd, dus wij hebben daar geen extra werk aan.”

De gegevens van de verzonden facturen exporteert Status4Sure ook naar KING, het financiële pakket bij ELS. Daarnaast geeft de software inzicht in de openstaande facturen waar iets mee moet gebeuren. Van Dop: “Het systeem meldt dat we per mail een betaalherinnering moeten versturen of een brief dat de deurwaarder wordt ingeschakeld. Daarmee zijn al onze administratieve processen geautomatiseerd.” Het resultaat hiervan is dat ELS met maar 1,5 man al het kantoorwerk uitvoert. “We hoeven daarvoor niet altijd op kantoor aanwezig te zijn. Nieuwe orders zien we per mail binnenkomen en spoedorders kunnen we ook op afstand plannen”, zegt Van Dop. “Omdat alle gegevens in één systeem zitten, kunnen we gemakkelijk elkaars werk overnemen. Ook verloopt de facturatie snel en nagenoeg foutloos. Dat lukt niet als je met lijsten in Excel werkt.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van januari 2014. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer