Mastermate stapt over op dynamische ritplanning • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Mastermate stapt over op dynamische ritplanning

Dankzij PTV Smartour heeft Mastermate nu veel meer inzicht in de ritten, waardoor ook klanten beter kunnen worden geïnformeerd.

Jarenlang reden de negen auto’s van technische groothandel Mastermate hun vaste rondjes in Noordoost-Nederland. Dat betekende dat steeds weer dezelfde klanten hun leveringen in de knel zagen komen als de auto’s overvol waren. Met de overstap op dynamische ritplanning, ondersteund door het planningssysteem PTV Smartour, heeft Mastermate niet alleen de efficiëntie verbeterd en de CO2-uitstoot verlaagd, maar ook de klanttevredenheid vergroot. Logistiek manager Patrick Oude Heuvel: “We hebben nu de zekerheid dat aan het eind van de dag alles is uitgeleverd.” [INDEX TTMnl2016_3_36_39]

Mastermate is een technische groothandel in ijzerwaren, installatiematerialen, hang- en sluitwerk, gereedschappen en andere materialen. Zeven regionale familiebedrijven met in totaal 34 winkels vormen een coöperatie die levert aan bouw- en bouwgerelateerde bedrijven zoals onderhoudsbedrijven van woningcorporaties. Brinkman Bedrijven Groep is met 11 winkels en 2 distributiecentra in Deventer en Groningen het één-na-grootste lid, dat zich nadrukkelijk tot doel heeft gesteld om  te stijgen op de CO2-prestatieladder. “Wij onderzoeken daarom de mogelijkheden om het aantal leveringen aan klanten terug te brengen, het liefst naar twee keer per week. Dat vraagt om aanpassingen bij onze klanten, maar die ruimte is er omdat bouwbedrijven steeds beter leren plannen. De keerzijde van die medaille is dat wij moeten inspelen op de trend dat bouwbedrijven later gaan bestellen, maar toch snel hun orders willen ontvangen”, stelt Patrick Oude Heuvel, logistiek manager van Mastermate Brinkman Bedrijven Groep.

Flexibele schil
Een belangrijke bijdrage aan de verlaging van de CO2-uitstoot levert de overstap van een statisch rittenschema op dynamische ritplanning. Vanuit het distributiecentrum in Deventer reden zes bestelauto’s elke dag hetzelfde rondje langs bouwbedrijven, bouwplaatsen en onderhoudsbedrijven. Soms was het tijdschema van deze auto’s voor 80 procent gevuld, soms voor 120 procent. “Dat laatste betekent dat bepaalde leveringen in de knel komen. Omdat we elke dag hetzelfde rondje reden, waren het altijd dezelfde klanten die daarvan de gevolgen ondervonden”, licht Oude Heuvel toe.

Patrick Oude Heuvel van Mastermate: “Een ritplanningssysteem kan ook in een organisatie met een kleine vloot een significante kostenbesparing opleveren.”
Dankzij PTV Smartour heeft Mastermate nu veel meer inzicht in de ritten, waardoor ook klanten beter kunnen worden geïnformeerd.
De auto’s worden voortaan ’s avonds geladen, zodat de chauffeurs de volgende dag direct op weg kunnen.
Planning is een deeltijdfunctie bij Mastermate. Tot drie uur ’s middags werken de planners in het warehouse.
“Een ritplanningsysteem kan ook in een organisatie met een kleine vloot tot een significante kostenbesparing leiden”, zegt Patrick Oude Heuvel.
Door de overstap van een vast rittenschema op dynamische ritplanning heeft Mastermate in Deventer gemiddeld nog maar 5,2 in plaats van 6,5 auto’s nodig.

Op initiatief van de logistiek manager besloot Brinkman Bedrijven Groep het ritplanningssysteem PTV Smartour te implementeren. Het resultaat is dat het aantal benodigde auto’s in Deventer is gedaald van gemiddeld 6,5 naar 5,2. “Dat betekent dat we in feite één auto uitsparen. Die zesde auto hebben we wel aangehouden, maar de chauffeur hebben we naar binnen gehaald. Op de dagen dat we nu de zesde auto moeten inzetten, zetten we een flexkracht achter het stuur die per uur wordt betaald. Omdat die flexibele schil relatief duur is besparen we in Deventer denk ik niet veel kosten, maar de leverprestaties zijn wel flink verbeterd.”

Tegelijk met de ingebruikname van PTV Smartour is de werkwijze verandert. De chauffeurs van Mastermate waren gewend om ’s ochtends hun auto’s zelf te laden. Terwijl ze daarmee bezig waren, verzamelden de magazijnmedewerkers in Deventer nog snel de laatste orders die de dag ervoor niet meer konden worden verwerkt. Oude Heuvel: “Dat leidde tot veel hectiek en bij een enkeling zelfs tot slapeloze nachten. Nu werken we in twee ploegen, waarbij de laatste ploeg tot acht uur ’s avonds doorwerkt. Deze ploeg zorgt ervoor dat aan het eind van de dag alle orders zijn verzameld en de auto’s zijn geladen. Chauffeurs kunnen ’s ochtends starten met hun rit, wat betekent dat ze gemiddeld 45 minuten eerder aan het rijden zijn. Daarvan profiteren alle klanten.”

Meer inzicht
Behalve een efficiëntere ritplanning en betere leverprestaties heeft PTV Smartour geresulteerd in veel meer inzicht. De planner in Deventer kan nu exact achterhalen welke levering in welke rit is opgenomen. Als klanten bellen waar de levering blijft, kunnen ze snel terugvinden wat de geplande levertijd is. Ook als een chauffeur onverhoopt vertraging heeft opgelopen, laat Smartour zien wat de consequenties voor de rest van de rit zijn. “Voorheen hadden we dat inzicht niet. Ondanks dat we werkten met vaste ritten, wisten we niet eens zeker welke levering in welke rit zat. De chauffeurs ruilden tijdens het laden van de auto’s soms leveringen uit als de een drukker was dan de ander. Soms besloot een chauffeur tijdens zijn rit uit eigen initiatief om een minder urgente levering over te slaan als hij te laat dreigde te komen. Nu hebben we de zekerheid dat aan het eind van de dag alles is uitgeleverd”, verklaart Oude Heuvel.

Geen stress meer
Uiteraard hebben de planner en chauffeurs wel moeten wennen aan het werken met een ritplanningssysteem, maar die periode duurde maar kort. “Vergeet niet dat onze planners dat werk maar in deeltijd doen. Ze werken tot drie uur ’s middags in het magazijn en kruipen dan pas achter het ritplanningssysteem. Eén planner die nauwelijks enige ervaring had met computers, heeft desondanks binnen twee weken het systeem volledig onder de knie gekregen. Dat geeft aan dat PTV Smartour erg gebruiksvriendelijk is”, aldus Oude Heuvel.
De chauffeurs hebben nu veel minder ruimte om zelf hun rit in te delen. Als zij ’s ochtends in hun auto stappen, ligt de ritplanning klaar op de bijrijdersstoel. De avond ervoor hebben ze de planning al per email ontvangen, zodat ze kunnen zien hoe laat ze moeten vertrekken. “Die planning moeten ze opvolgen, maar ze hebben wel inspraak. Als ze aangeven ergens in de knel te komen, proberen we daarmee rekening te houden. De chauffeurs zijn in ieder geval blij dat ze geen stress meer hebben en weten dat ze alles op tijd kunnen uitleveren. Vroeger kregen ze soms de wind van voren, vooral omdat het door het vaste rittenschema altijd dezelfde klanten waren die hun leveringen te laat kregen.”

Dertig manuur
Een jaar na de succesvolle ingebruikname in Deventer, heeft de Brinkman Bedrijven Groep het ritplanningssysteem ook in Groningen ingevoerd. Sinds begin januari van dit jaar is het vaste rittenschema hier eveneens vervangen door een dynamische ritplanning. Het resultaat is een tijdsbesparing van dertig manuur per maand op drie auto’s. In plaats van de twintig overuren die de chauffeurs vroeger maakten, heeft de technische groothandel nu een ‘overschot’ van tien uur. “Tot begin van dit jaar konden de drie auto’s in Groningen het werk eigenlijk niet aan, nu hebben ze ruimte over. Dat bewijst dat een ritplanningsysteem ook in een organisatie met een kleine vloot tot een significante kostenbesparing kan leiden”, weet Oude Heuvel.

Grote overlap
Inmiddels hebben ook andere familiebedrijven binnen de coöperatie van Mastermate de voordelen van dynamische ritplanning ontdekt. Drie familiebedrijven met vier winkels in Noord-Holland zijn op logistiek gebied intensief gaan samenwerken, ondersteund door de versie van PTV Smartour die op de server van Brinkman Bedrijven Groep draait. “Deze drie bedrijven hadden allemaal hun eigen klanten verspreid in Noord-Holland, wat resulteerde in een grote overlap tussen hun ritten. De chauffeurs kwamen elkaar bij wijze van spreken elke dag tegen. Nu hebben ze die ritten gecombineerd met het distributiecentrum in Beverwijk als basis. In plaats van zes auto’s hebben ze nu nog maar vier auto’s nodig”, vertelt Oude Heuvel, die binnen de coöperatie nog veel meer besparingsmogelijkheden ziet. “Wij rijden vanuit Deventer elke dat met een auto naar de regio Amsterdam-Zaandam. Het zou veel efficiënter zijn omdat vanuit Beverwijk te doen”, aldus de logistiek manager, die een vurig pleitbezorger van meer samenwerking binnen de coöperatie is.

Een andere wens van Oude Heuvel betreft de aanschaf van mobiele terminals voor de chauffeurs. Die kunnen worden gebruikt om leveringen te laten aftekenen, maar ook om foto’s te maken van de plek waar de levering is neergezet als niemand aanwezig is om die te ontvangen. “Die terminals kunnen we dan ook gebruiken als boordcomputer. We hoeven de planning dan niet meer uit te printen, maar kunnen die via de terminal communiceren met de chauffeurs. Dat biedt de mogelijkheid om de planning aan te passen zonder dat de chauffeur daar erg in heeft.”

TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: KOOS GROENEWOLD

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer