‘Niet afwachten, maar meedenken’ • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

‘Niet afwachten, maar meedenken’

Omdat Filogic in de cloud draait, gaat ook Freshtrans’ vestiging in Perpignan met het TMS werken. “Elk kantoor gebruikt eigen modules, maar het moederbedrijf heeft altijd inzicht in de hele organisatie”, vertelt Gijs van Duijn.

(september 2013) – Ondanks het enorme aanbod aan transportmanagementsoftware kunnen transporteurs in de sierteeltsector niet altijd uit de voeten met de bestaande oplossingen. Daarom ontwikkelde Filogic in samenwerking met Freshtrans en Timetrans een nieuw TMS. In de cloud, inzetbaar binnen en buiten de sierteelt en met als motto ‘automatiseren hoort niet moeilijk of duur te zijn’.

Omdat Filogic in de cloud draait, gaat ook Freshtrans’ vestiging in Perpignan met het TMS werken. “Elk kantoor gebruikt eigen modules, maar het moederbedrijf heeft altijd inzicht in de hele organisatie”, vertelt Gijs van Duijn.
Omdat Filogic in de cloud draait, gaat ook Freshtrans’ vestiging in Perpignan met het TMS werken. “Elk kantoor gebruikt eigen modules, maar het moederbedrijf heeft altijd inzicht in de hele organisatie”, vertelt Gijs van Duijn.

“De dynamiek in onze bedrijfstak en de vele werkwijzen en afspraken omtrent emballage maken het lastig een passend TMS te vinden”, is de ervaring van Gijs van Duijn, exportplanner bij Freshtrans in De Kwakel. “Bestaande systemen zijn het vaak net niet.” Om die reden had Freshtrans al sinds begin deze eeuw een maatwerkoplossing, maar die was aan vernieuwing toe. Weer besloot de transporteur de

marktontwikkelingen niet af te wachten, maar mee te werken aan een nieuw TMS dat de eigen processen volgt en versnelt. “Er is nu zo veel mogelijk op ICT-gebied. Waar je voorheen dacht dat iets niet zou kunnen omdat er nog geen toepassing voor was, kijk je nu naar wat je nodig hebt en welke tools daarvoor moeten worden ingezet”, zegt Van Duijn. “Dat maakt de stap naar iets nieuws ontwikkelen kleiner.” Die stap is gezet samen met oud-medewerker en ICT-er Marinus Brink en zijn vrouw Jitske. Zij zijn begin 2012 gestart met hun bedrijf Filogic en ontwikkelden in overleg met Freshtrans en Timetrans het Filogic TMS.

Compact

“We maken de functionaliteit van Filogic zo generiek mogelijk zodat het TMS ook buiten de sierteelt is te gebruiken”, zeggen Marinus en Jitske Brink van Filogic.
“We maken de functionaliteit van Filogic zo generiek mogelijk zodat het TMS ook buiten de sierteelt is te gebruiken”, zeggen Marinus en Jitske Brink van Filogic.

Freshtrans verzorgt het transport van bloemen, planten en groenten naar supermarkten en winkels in Frankrijk, België en Spanje. Dit gebeurt met 12 eigen wagens en zo’n 25 vaste charters. “Mede dankzij de juiste ICT hebben we altijd een compacte organisatie gehad, met nu 8 mensen op kantoor”, vertelt Van Duijn. Dat blijft zo met Filogic. “Het TMS is zo opgezet, dat je er gemakkelijk zelf je de eigen organisatie in kunt vormgeven. In een flexibele stamgegevensmodule kun je alle mogelijke informatie kwijt over zaken als materieel, emballage, chauffeurs, klanten, tarieven, staffels en facturen.”

Als voorbeeld van die flexibiliteit noemt Van Duijn dat Freshtrans bij elk type auto – trucks en combi’s – kan aangeven hoeveel van elke soort ladingdrager erin passen. “Het TMS berekent dan tijdens het plannen automatisch de beladingsgraad”, licht hij toe. “Ook kunnen we het volume van de ladingdrager met een zelf gekozen percentage verhogen, zodat we zeker weten dat alle lading met een auto meekan. Voor ons een belangrijk gegeven omdat de orders binnen 24 uur op hun bestemming moeten zijn.”

Usability

Centraal binnen Filogic staat het gebruiksgemak. Daar wordt intensief over overlegd. “Het TMS dringt je geen werkwijze op”, zegt Van Duijn. “Je kunt er op je eigen manier mee werken.” Zo is alle informatie op verschillende manieren toegankelijk en hoef je niet te switchen van scherm als ergens onderliggende gegevens ontbreken. Van Duijn: “Als bijvoorbeeld tijdens het invoeren van een order blijkt dat een klantcode niet bekend is, dan kun je op hetzelfde scherm meteen een nieuwe aanmaken. Die wordt vervolgens in de stamgegevens opgeslagen.” Alle handelingen in het TMS worden gelogd en de systeembeheerder kan deze opvragen. “Dat is praktisch als er discussie is over wie iets als laatste heeft aangepast”, aldus Van Duijn.

Planning

Hij vertelt dat Filogic erin is geslaagd het planproces goed te ondersteunen. “Dat is toch het meest complexe onderdeel van onze organisatie.” Orders komen binnen tot 13.30 uur, waarna wordt bepaald wat de beste logistieke stroom is, zowel binnen als buiten Nederland. “De vraag is wie welke orders ’s middags gaat afhalen en of ze voorgehaald worden of rechtstreeks naar het buitenland gaan”, legt Van Duijn uit.

De planning bij Freshtrans is zeer dynamisch. “Filogic is er goed in geslaagd onze planprocessen te volgen”, vindt Van Duijn.
De planning bij Freshtrans is zeer dynamisch. “Filogic is er goed in geslaagd onze planprocessen te volgen”, vindt Van Duijn.

Planners hebben continu contact met klanten, waardoor er steeds op de actualiteit kan worden ingespeeld. “Dat is onze kracht, maar ook de belangrijkste reden waarom een ritplanningssysteem bij ons geen optie is”, vertelt Van Duijn. “Maar Filogic neemt de planners zoveel mogelijk werk uit handen.” Een voorbeeld daarvan is dat een nieuwe order meteen zichtbaar is op het planscherm van zowel de afhaal- als de uitgaande planning. “En wordt in de uitgaande planning aangevinkt dat de auto de lading zelf ophaalt, dan haalt Filogic hem meteen weg uit de ophaalplanning”, zegt Van Duijn. “Dat bespaart de planners tijd en er worden geen fouten meer mee gemaakt.”

In ontwikkeling

Het Filogic TMS heeft al een emballageadministratie, maar gezien de vele mogelijkheden op dit gebied is die nog in ontwikkeling. “Onze 15.000 à 20.000 eigen pallets registreren we nauwkeurig in Filogic”, zegt Van Duijn. “Van de overige ladingdragers houden we alleen een saldo-overzicht bij voor onze klanten.” Momenteel geven de chauffeurs de aantallen geladen en geloste ladingdragers nog handmatig door aan kantoor, maar gekeken wordt naar een koppeling met barcodescanning.

Daarnaast overweegt Filogic de ontwikkeling van een eigen mobiele oplossing, die draait op een tablet of smartphone. Bij Freshtrans is het TMS vooralsnog gekoppeld aan het CarrierWeb boordcomputersysteem. “Klanten krijgen ’s avonds vanuit Filogic een e-mail met een overzicht wat we voor hen hebben geladen, het bijbehorende dossiernummer plus het kenteken van de auto waarin de lading zich bevindt”, vertelt Van Duijn. “Daarmee kunnen ze in CarrierWeb hun orders volgen.” Binnenkort kan dat ook in een nieuwe webportal bij Filogic. Van Duijn: “Naast zendingen volgen kunnen klanten hier nieuwe orders invoeren, fustsaldi en openstaande facturen bekijken en facturen ophalen.”

Cloud

Freshtrans werkt sinds 2012 met Filogic en gebruikt het voor de dossieradministratie, planning, emballageadministratie, facturatie en salarisvoorloop voor de chauffeurs. Ook worden alle documenten gescand en digitaal gearchiveerd in het TMS. Dat Filogic een kleine organisatie is, vindt Van Duijn geen probleem. “Het is zo geregeld dat als er iets met hen gebeurt, de gehuurde server in de lucht blijft en het TMS door een ander verder ontwikkeld kan worden.”

Een TMS in de cloud ziet Van Duijn als voordeel. Hij heeft berekend dat Freshtrans pas na 10 jaar even duur uit is als bij het zelf aanschaffen van een pakket. “En dan heb ik de investering in bedrijfsspecifieke functionaliteit of migratie naar een nieuw platform niet meegerekend”, zegt hij. “Bij Filogic zitten nieuwe ontwikkelingen in het vaste maandbedrag dat je per gebruiker betaalt. Alleen externe functionaliteit, zoals een mobiele of scantoepassing, brengen extra kosten met zich mee. Bovendien is er geen hoge startinvestering nodig is, waardoor je makkelijker kunt overstappen naar een ander systeem als dat noodzakelijk mocht zijn.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van september 2013. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s : Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer