Papierloos transport krijgt vorm • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Papierloos transport krijgt vorm

“Als neutrale partij kan TLN een rol spelen in de gestandaardiseerde elektronische data-uitwisseling tussen partijen in transport en logistiek”, zegt Wout van den Heuvel.

(mei 2014) – Onder de noemer ‘Papierloos transport’ startte TLN het afgelopen jaar diverse projecten om het gebruik van ICT in de transportsector te ondersteunen. Centraal daarbij staat de gestandaardiseerde, elektronische uitwisseling van facturen, transportopdrachten en vrachtbrieven. TTM.nl sprak met ICT-beleidsmedewerker  Wout van den Heuvel over de laatste ontwikkelingen.

“Als neutrale partij kan TLN een rol spelen in de gestandaardiseerde elektronische data-uitwisseling tussen partijen in transport en logistiek”, zegt Wout van den Heuvel.
“Als neutrale partij kan TLN een rol spelen in de gestandaardiseerde elektronische data-uitwisseling tussen partijen in transport en logistiek”, zegt Wout van den Heuvel.

“Uit overleg met  ICT-aanbieders en ICT-managers bij transportbedrijven bleek dat het koppelen van systemen nog steeds een knelpunt is in de transportsector. Ook missen de leveranciers standaardisatie bij het uitwisselen van gegevens. Daarin kunnen wij als onafhankelijke partij een rol spelen”, zegt Van den Heuvel. Hij is sinds 2006 werkzaam bij TLN en ging in 2008 aan de slag met het beleidsdossier ICT.

Zijn eerste taak was het clusteren van de ICT-activiteiten binnen de verschillende deelmarkten. “Om in kaart te brengen wat leeft in de branche, hebben we in 2010 twee klankbordgroepen opgericht: één voor ICT-managers van leden en één voor ICT-aanbieders”, vertelt Van den Heuvel. “Met beide klankbordgroepen sparren we regelmatig. En diverse klankbordgroepleden fungeren als pilotbedrijven bij nieuwe ICT-projecten.” Die projecten staan momenteel in het teken van een gestandaardiseerde, elektronische gegevensuitwisseling.

Platform

TLN heeft een online platform ontwikkeld voor gestandaardiseerde elektronische facturatie in transport en logistiek.
TLN heeft een online platform ontwikkeld voor gestandaardiseerde elektronische facturatie in transport en logistiek.

TLN koos voor de factuur, transportopdracht en vrachtbrief, omdat iedereen in de sector deze gebruikt. Beurtvaartadres ontwikkelt in opdracht van TLN en EVO een rechtsgeldige e-vrachtbrief en het Transfollow-platform om deze beveiligd te versturen. “Transfollow wordt momenteel ontwikkeld en komt later dit jaar op de markt”, aldus Van den Heuvel. Voor de e-factuur en de e-order ontwikkelt TLN zelf een online platform. “Deze initiatieven worden in nauwe samenhang, maar wel los van elkaar gerealiseerd om de complexiteit beheersbaar te houden en voortgang te kunnen blijven maken Uiteindelijk is het onze doelstelling om alles te integreren.”

Inschieten

“Met elektronisch factureren bedoelen we niet het mailen van een factuur als pdf-bestand, maar een factuur rechtstreeks ‘inschieten’ in het systeem van de geadresseerde, zodat hij volledig automatisch wordt verwerkt”, zegt Van den Heuvel. Dat werkt pas goed als het ontvangende systeem de factuur in het juiste formaat binnenkrijgt. “Bij partijen die veel facturen uitwisselen, wordt vaak een maatwerkkoppeling ontwikkeld om een factuur vanuit het ene systeem in te kunnen lezen in het andere”, is de ervaring van Van den Heuvel. “Maar er is juist veel winst te behalen als iedereen in de sector elektronisch kan factureren zonder dat je hiervoor telkens nieuwe interfaces moet bouwen.”

Standaardisatie

TLN ontwikkelt binnen ‘Papierloos Transport’ ook een selfservice platform waarmee eigen rijders orders en facturen elektronisch kunnen uitwisselen.
TLN ontwikkelt binnen ‘Papierloos Transport’ ook een selfservice platform waarmee eigen rijders orders en facturen elektronisch kunnen uitwisselen.

Om dat te realiseren is een standaard voor de factuur nodig. “Er bestaan wel standaarden, maar niet duidelijk was welke het meest geschikt is voor de logistiek”, zegt Van den Heuvel. Daarom kreeg TNO de opdracht om duidelijkheid te geven over de standaard, zowel voor de factuur als de transportopdracht en vrachtbrief. “Voor deze drie documenten zijn inmiddels standaarden vastgesteld”, zegt Van den Heuvel. Het gaat hierbij om een basisversie. “Als je kijkt naar de factuur is zo’n 80 procent van de informatie daarop bij iedereen hetzelfde. Die gegevens zijn terug te vinden op de basis e-factuur.” Hij vertelt dat de gekozen standaard ook bruikbaar is in overheidsinitiatieven als Simplerinvoicing en eID, zodat de online dienstverlening veilig, betrouwbaar en eenvoudig is geregeld.

Deelmarktspecifieke informatie valt nu nog buiten de standaard. “In de pilot van het e-invoicing platform testen we eerst de basisfactuur. Gaat dat goed, dan kan hij worden uitgebouwd met specifieke wensen uit de sector”, zegt Van den Heuvel, die aangeeft dat voor de transportopdracht dezelfde uitgangspunten gelden.

NLIP

“De ontwikkeling van ‘papierloos transport’ is een vertaling van het topsectorenbeleid naar merkbaar voordeel voor de ondernemers en loopt parallel aan die van het Neutraal Logistiek Informatie Platform (NLIP)”, vertelt Van den Heuvel. “Peter Sierat, algemeen directeur van TLN, is lid van de NLIP-stuurgroep en ik van de klankbordgroep.” In april 2013 ondertekenden 16 partijen uit bedrijfsleven en overheid het Convenant NLIP. Dit heeft als doel een open ICT-platform te ontwikkelen voor het uitwisselen van logistieke gegevens. Het idee hierachter is dat logistieke gegevens één keer worden ingevoerd in één loket en daarna beschikbaar zijn voor andere partijen binnen het bedrijfsleven en de overheid. Van den Heuvel: “Ons initiatief sluit hier goed op aan en wordt als zodanig herkend en ondersteund door het ministerie van I&M.”

Eén interface

TLN ontwikkelt het platform voor papierloos transport in samenwerking met een partner. Van den Heuvel: “Zij richten zich op het online uitwisselen van informatie en hebben onder andere ook het e-facturatieplatform voor Bouwend Nederland ontwikkeld.” De opzet is dat leveranciers van TMS-, ERP- en boekhoudsystemen eenmalig een koppeling maken met TLNs platform. Daarna kunnen de aangesloten systemen via het platform hun facturen elektronisch met elkaar uitwisselen. “In plaats van steeds opnieuw interfaces tussen systemen te bouwen om factuurdata uit te wisselen, is nu maar één interface nodig: alleen met het platform”, zegt Van den Heuvel. “En omdat we werken met een standaard voor de factuur is die vrij eenvoudig te ontwikkelen.” Hij geeft aan dat de ontwikkeling van het platform al in een vergevorderd stadium is. “Het wordt op dit moment getest en gaat over enkele weken live.”

Selfservice platform

Voor eigen rijders biedt TLN een scanapp om documenten onderweg te scannen via een documentscanner, die gekoppeld is aan een smartphone.
Voor eigen rijders biedt TLN een scanapp om documenten onderweg te scannen via een documentscanner, die gekoppeld is aan een smartphone.

“Het uitgangspunt is dat iedereen gebruik van het platform moet kunnen maken, van de grote transportbedrijven tot kleine zelfstandige transportondernemers”, stelt Van den Heuvel. Voor deze laatste groep ontwikkelt TLN ook een selfservice platform voor het uitwisselen van zowel transportorders als facturen, dat over enkele weken beschikbaar komt. Van den Heuvel: “Met zijn smartphone of tablet kan een eigen rijder via het selfservice platform transportopdrachten ontvangen, een ontvangst- en afleverbevestiging doorgeven en de factuur elektronisch versturen.”

Zijn bedrijven via het selfservice portal of een koppeling eenmaal aangesloten, dan kunnen ze elektronisch transportopdrachten en facturen uitwisselen. “De subcontractor heeft via een app toegang tot het platform en kan in de cabine zijn hele administratie regelen”, licht Van den Heuvel toe. “Dat bespaart alle partijen veel tijd.”

Scanapp

Naast het selfservice platform gaat TLN ook een scanapplicatie aanbieden voor kleine transportbedrijven, een toepassing ontwikkeld door TConsult. Hierbij wordt een documentscanner aangesloten op de smartphone van de chauffeur. “Via de scanner en een scanapp op de smartphone kun je transportdocumenten onderweg scannen en digitaal doorgegeven aan de opdrachtgever”, zegt Van den Heuvel. “Op die manier beschikt een transporteur snel over de transportdocumenten als hij een onderaannemer inschakelt, zonder dat daarvoor een boordcomputer nodig is.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van mei 2014. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer