Processen versnellen en klanten ontzorgen • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Processen versnellen en klanten ontzorgen

Samen met RGB+ heeft Peter Appel Transport diverse nieuwe ICT-toepassingen ontwikkeld. “Zowel om interne processen te versnellen als klanten te ontzorgen”, aldus Gert-Jan Neeft (links) en Remco Groot Beumer (rechts).

(juni 2014) – Toen Peter Appel Transport eind 2012 overstapte op het Transplan TMS van RGB+ Automatisering was het uitgangspunt een snelle implementatie van de basismodule. In samenwerking met de transporteur is het TMS daarna op diverse punten uitgebreid. Nieuwe ontwikkelingen zijn een planbord met geïntegreerde ritoptimalisatie en resourceplanning, en de Alert my Driver communicatieportal.

Samen met RGB+ heeft Peter Appel Transport diverse nieuwe ICT-toepassingen ontwikkeld. “Zowel om interne processen te versnellen als klanten te ontzorgen”, aldus Gert-Jan Neeft (links) en Remco Groot Beumer (rechts).
Samen met RGB+ heeft Peter Appel Transport diverse nieuwe ICT-toepassingen ontwikkeld. “Zowel om interne processen te versnellen als klanten te ontzorgen”, aldus Gert-Jan Neeft (links) en Remco Groot Beumer (rechts).

“Met de overgang van Excel naar Transplan is onze informatievoorziening in een stroomversnelling geraakt”, zegt Gert-Jan Neeft, business analist bij Peter Appel Transport. De transporteur is met zo’n 550 eigen voertuigen en 1.150 medewerkers actief in foodretail, foodservice en netwerktransport van levensmiddelen.

“Aanvankelijk lag de focus op een snelle implementatie van de basismodule om de orders van nieuwe en ook bestaande klanten op de juiste manier te kunnen verwerken”, vertelt Neeft. “Het proces van orderentry tot facturatie is binnen twee maanden afgedekt. Daarna hebben we gezamenlijk een aantal nieuwe toepassingen ontwikkeld. Centraal hierbij staat zowel het optimaliseren van processen als het ontzorgen van klanten.” De interne processen zijn onder meer verbeterd dankzij een nieuw planbord in het Transplan TMS, de communicatieportal Alert my Driver en de inzet van Yellowstars ESB- integratiemodule. Een voorbeeld van de klant ontzorgen is de medewerking aan een maatwerkoplossing voor Bakkersland.

 

Stroken

Transplans nieuwe planbord zet de genormeerde, geplande en werkelijk gerealiseerde tijden en afstanden in stroken onder elkaar.
Transplans nieuwe planbord zet de genormeerde, geplande en werkelijk gerealiseerde tijden en afstanden in stroken onder elkaar.

“Omdat Peter Appel Transport van veel klanten complete ritplannen binnenkrijgt, hebben we een nieuw planbord ontwikkeld”, vertelt Remco Groot Beumer van RGB+ Automatisering. “Hiermee kunnen meerdere ritten eenvoudig tot diensten verwerkt worden, waarbij de planner direct inzicht heeft in aan-/afrijtijd, omsteltijd en lege kilometers.”

Het planbord maakt gebruik van PTV xServer componenten, inclusief ritoptimalisatie. “Orders en ritten worden ingelezen in Transplan en als strokenplanning weergegeven op het planbord. Onder elkaar staan stroken met de genormeerde, geplande en werkelijk gerealiseerde tijden en afstanden”, licht Groot Beumer toe. De geplande afhaal- en aflevertijden worden door de plansoftware in het TMS doorgerekend. De werkelijk gerealiseerde tijden komen tijdens de ritten binnen vanuit de CarCube boordcomputers in de trucks. Groot Beumer: “Op basis van de realtime data rekent Transplan de verwachte aankomsttijden steeds opnieuw door en geeft een alarm als een geplande ETA overschreden wordt.” Neeft vertelt dat het nieuwe planbord zorgt voor overzicht op de planning. “Praktisch is dat ook de aan-/afrijtijden en omsteltijden van een rit worden vastgelegd in Transplan en op het planbord zichtbaar zijn. Bovendien ziet de planning waar en wanneer een auto leegkomt.”

 

Resourceplanning

Vanuit de wagenparkmodule van RGB+ en de personeelsadministratie in AFAS zijn alle resources direct beschikbaar in het TMS. “In de resourceplanning is het mogelijk om materieel en mensen ruim voor de daadwerkelijke transportactiviteit aan elkaar te koppelen en inzetbaar te maken voor specifieke planafdelingen”, zegt Neeft. “Dat geeft ons inzicht in de beschikbare capaciteit per afdeling/type werk ten opzichte van de geprognosticeerde inzetbehoefte. Het resultaat van de resourceplanning is zichtbaar op het planbord en eenvoudig te gebruiken: met één sleepactie kan een complete set resources aan een rit worden toebedeeld.”

Naast het versnellen van het operationele planproces maakt het nieuwe planbord ook een betere capaciteitsplanning op langere termijn mogelijk. “Vaak krijgen we van opdrachtgevers ritplannen voor meerdere weken. Die lezen we in Transplan in zodat we kunnen bekijken welke capaciteit we in een bepaalde week nodig hebben”, licht Neeft toe. “Zo hebben we bijtijds inzicht in mogelijke onder- en overcapaciteit.” Dankzij het centrale TMS kan Peter Appel Transport die deels binnen de eigen organisatie opvangen. “Onze drie regiokantoren in Middenmeer, Drachten en Geldermalsen hebben de planningsverantwoordelijkheid voor in totaal 20 planafdelingen”, vertelt Neeft. “Bij over- of ondercapaciteit kunnen ze via de resourceplanning in Transplan chauffeurs en materieel tijdelijk verplaatsen naar een andere vestiging.”

 

Alert my Driver

De chauffeurs van Peter Appel Transport bekijken ’s avonds via het Alert my Driver platform hun rit voor de volgende dag.
De chauffeurs van Peter Appel Transport bekijken ’s avonds via het Alert my Driver platform hun rit voor de volgende dag.

Een andere toepassing die de planners veel tijd bespaart, is het Alert my Driver communicatieplatform van RGB+. Via Alert my Driver krijgen de chauffeurs elke avond automatisch een mail met hun rit voor de volgende dag. “Binnenkort kan dat ook met Whatsapp of de social media”, zegt Neeft. “De chauffeur moet bevestigen dat hij zijn rit heeft gezien. Zo hoeven de planners ’s avonds niet iedereen meer te bellen: één druk op de knop is voldoende om de ritinformatie door te geven en bevestigd te krijgen dat deze goed is overgekomen.”

Tijdwinst was ook de insteek bij de implementatie van de webbased ESB-integratiemodule van Yellowstar Solutions, dit keer niet op de planning maar op de administratie. De ESB- module haalt de de loonstrookjes uit AFAS Profit, de urenstaten uit de LogicWay Fleetwatch uren-/onkostensoftware en mailt deze naar alle medewerkers. “Iedereen krijgt een gecodeerd PDF-bestand met het loonstrookje en de bijbehorende loonbijlage. Deze kun je met een persoonlijke pincode openen”, legt Neeft uit. “Voorheen moest de administratie in twee systemen zoeken naar deze documenten en ze per post opsturen.”

 

Specifieke oplossing

Via de resourceplanning in het TMS zijn materieel en mensen ruim voor het transport aan elkaar te koppelen en inzetbaar te maken voor een planafdeling.
Via de resourceplanning in het TMS zijn materieel en mensen ruim voor het transport aan elkaar te koppelen en inzetbaar te maken voor een planafdeling.

Niet alleen voor ontwikkelingen aan Transplan, maar ook bij het realiseren van specifieke oplossingen voor klanten werken Peter Appel Transport en RGB+ nauw samen. Een voorbeeld hiervan is de aansluiting op de maatwerktoepassing voor Bakkersland, waarmee de bakkerijen planinformatie uitwisselen met Peter Appel Transport, Ploeger Transport en Post Kogeko. “Hiervoor heeft Bakkersland in de cloud een apart TMS ingericht, waar we een interface mee hebben gerealiseerd”, vertelt Groot Beumer. In dit TMS stellen de bakkerijen van Bakkersland zelf de ritplanning samen. Rond 16.00 uur synchroniseert Transplan met het Bakkersland TMS, waarna mutaties op het standaardplan direct in Transplan zichtbaar worden. Groot Beumer: “Extra toegevoegde stops of stops die niet doorgaan, zijn gemarkeerd zodat ze meteen in het oog springen. Ook worden ze automatisch administratief verwerkt.”

De planning koppelt op basis van het standaardplan chauffeurs en materieel aan de ritten, die één uur voor vertrek worden doorgezet naar de boordcomputers in de trucks. Tijdens het transport stuurt Transplan de track&trace data van de boordcomputers door naar het maatwerk TMS, dat ze verwerkt in een tijdigheidsrapportage. In een voor Bakkersland ingericht vragenpad geeft de chauffeur aan of hij een zending op tijd heeft kunnen leveren en zo nee, waarom niet. Deze data verwerkt Transplan in een rapportage. Groot Beumer: “De planning checkt alle ritten en geeft aan wie de veroorzaker is van een vertraging. Aan het begin van de middag stuurt Transplan deze rapportage naar het TMS voor Bakkersland.”

Neeft en Groot Beumer vertellen dat ze momenteel bezig zijn met een nieuwe specifieke toepassing voor klanten.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van juni 2014. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer