Standaard, maar toch tailormade • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Standaard, maar toch tailormade

(februari 2013) – Nabuurs maakte de afgelopen jaren een stevige groei door. Niet alleen breidden bestaande klanten hun ladingpakket uit, er kwamen ook grote klanten bij. Om de sterk toegenomen orderstroom administratief goed te verwerken, was een nieuw TMS noodzakelijk. De keuze viel op MS Dynamics NAV, maar de aanbieders van een TMS op dit platform konden niet direct meegaan in alle wensen van Nabuurs. Samen met EQ Consulting Group is dit obstakel omzeild.

TTM2013_2_36_37_automatisering_foto1
EQ Consulting Group kocht het TMS bij een andere Microsoft Partner in en paste dit aan Nabuurs’ wensen aan. “Zo kunnen we het TMS snel afstemmen op de processen van klanten”, aldus Ronald Visscher, Michiel Memelink en Erik van Bueren.

“Was het snel delen van informatie met klanten vier jaar geleden nog vooral een actiepunt op de agenda, tegenwoordig vindt iedereen het heel normaal”, constateren Ronald Visscher en Michiel Memelink, resp. general manager en hoofd planning van Nabuurs’ afdeling Ambient

Transport. Deze ontwikkeling, plus de wens om nieuwe klanten sneller te koppelen aan het transportmanagementsysteem deden Nabuurs twee jaar geleden besluiten over te stappen op een nieuw TMS, allereerst bij Ambient Transport. De vestiging in Wijchen is de spil in het ambient netwerk, dat zich richt op warehousing en transport van niet geconditioneerde levensmiddelen en non-food producten. Via het eigen distributienetwerk bevoorraadt Nabuurs groothandels en dc’s van supermarkten met producten van klanten als FrieslandCampina, H.J. Heinz, Refresco, Hero en SCA.

“Voorheen zaten de ambient-planners op meerdere locaties in het land, nu is de planning gecentraliseerd in Wijchen”, vertelt Memelink. Deze wordt ondersteund door ritplanningssysteem ORTEC Transport & Distribution. “De administratieve afhandeling van orders deden we deels in het plansysteem en deels in een zelf ontwikkeld TMS, gebaseerd op een eigen platform”, zeggen Memelink en Visscher. “In deze situatie was het lastig om snel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen.” Dat kan Nabuurs wel met het nieuwe TMS in MS Dynamics NAV.

Speciale constructie

In ons land zijn enkele aanbieders actief met een TMS gebaseerd op MS Dynamics NAV: NACHON met NACHON ERP, Rainbow Solutions met de NaviTrans oplossing van het Belgische Young&Partners en EQ Consulting Group met QIP4- Transportation van Qiptree. “Nabuurs Ambient Transport heeft een beperkt aantal grote klanten, waar we een partnership mee aangaan. Dan moeten we onze processen naadloos kunnen afstemmen op die van de klant”, zegt Visscher. “Het probleem met de standaard TMS-oplossingen was dat we geen zekerheid hadden dat specifieke ontwikkelingen die wij nodig hebben, snel te realiseren zijn. Daarin ben je vaak afhankelijk van het releasebeleid van de aanbieders.”

Om dit probleem te ondervangen is Nabuurs in zee gegaan met EQ Consulting Group uit Amersfoort (voorheen Bee-ONE). “Er was al langer contact met EQ-partner Erik van Bueren, die eerder bij Qurius en Nachon heeft gewerkt en veel ervaring heeft met zowel transport als MS Dynamics NAV”, licht Visscher toe. Gezamenlijk is een speciale constructie opgezet, waarbij EQ Consulting Group het TMS bij een andere Microsoft partner heeft ingekocht en afgestemd op de wensen van Nabuurs.

Emissieberekening

“MS Dynamics NAV heeft een breed ERP voor verkoop, inkoop, facturatie en de financiële administratie”, vertelt Van Bueren. “Microsoft partners maken branche-oplossingen, maar wel zo dat je altijd kunt upgraden naar nieuwe versie van de standaard. Ook bij Nabuurs blijft dat mogelijk.” Hij geeft aan dat de basis van het TMS, zoals de stamgegevens en de facturatie, uit het standaard ERP afkomstig zijn. Alles wat betrekking heeft op transport, zoals transportorders, ritten en resources, is specifiek voor de sector ontwikkeld.

Voor Nabuurs heeft EQ Consulting Group al verschillende componenten aan de oplossing toegevoegd. Eén daarvan is een CO2–emissieberekening volgens het model van Green Freight Europe. “Het TMS berekent de CO2–uitstoot per stop en verwerkt die in een rapportage die Nabuurs periodiek aan klanten verstuurt”, legt Van Bueren uit. Een andere ontwikkeling voor Nabuurs is een ontime performancemeting, gebaseerd op de geplande aflevertijden uit ORTEC TD en de werkelijke gerealiseerde tijden die binnenkomen vanuit de Transics en Carrierweb boordcomputers.

Nieuwe klanten

Nabuurs is begin 2012 live gegaan met het TMS en meteen in het eerste jaar kreeg de logistiek dienstverlener er drie grote klanten bij, terwijl een bestaande klant het ladingpakket sterk uitbreidde. “Dat is eigenlijk zonder veel problemen verlopen”, aldus Visscher en Memelink. Het TMS ontvangt alle typen orderbestanden van klanten en geïntegreerde orderverwerkingsfunctionaliteit zet deze om naar een formaat dat het TMS kan lezen. Ook worden adresgegevens meteen gevalideerd. “Dat gebeurde in de oude situatie onvoldoende, wat bij de planning en facturatie voor problemen kon zorgen”, vertelt Memelink.

Finetunen

Nabuurs is momenteel bezig met het finetunen van het systeem. Zo worden de rapportages verder uitgebreid. “Vanuit onze dienstdossiers, waarin de gegevens van vrachtbrieven, uren en emballage worden vastgelegd, berekent het TMS kosten en opbrengsten. Die kunnen we uitsplitsen naar rit, klant, periode, regio etc.”, noemt Visscher als voorbeeld. Binnen de rapportages kan worden ingezoomd op de onderliggende data. “De uitkomst van een berekening sluit niet altijd aan bij het gevoel dat je erbij hebt. Dankzij het doorzoomen haal je uitzonderingen er snel uit”, is de ervaring van Visscher. Omdat het TMS in een Microsoft omgeving is ontwikkeld, sluit het naadloos aan op MS Office. Visscher: “Rapportages worden automatisch in Excel aangemaakt en het TMS kan overzichten en facturen meteen naar klanten of onderaannemers mailen.”

Controle

Met het TMS gebaseerd op MS Dynamics NAV worden de administratieve processen bij Nabuurs vereenvoudigd en versneld.
Met het TMS gebaseerd op MS Dynamics NAV worden de administratieve processen bij Nabuurs vereenvoudigd en versneld.

De huidige ontwikkelingen van EQ Consulting Group aan het TMS richten zich op het verlichten van de administratieve last zodat medewerkers zich meer bezig kunnen houden met controletaken. “Voorheen werden de uren van de chauffeur, de vrachtbrief en de emballagebon op kantoor apart in het systeem verwerkt en pas later voor de facturatie weer samengevoegd”, vertelt Memelink. “Dat wordt nu één proces, waarbij het TMS vooraf al een ‘dagstaat’ aanmaakt. Daarin worden alle gegevens per dienst van de chauffeur vastgelegd.” Deels komt die informatie op papier binnen en deels elektronisch via de boordcomputers. Zo wordt voor klanten die dit wensen, de vrachtbrief al in de truck gescand en via de boordcomputer naar het TMS verstuurd.

Externe server

Het TMS draait niet bij Nabuurs zelf, maar is gehost op een externe server. Gekozen is voor een traditioneel betaalmodel, met licenties en een service/onderhoudscontract. De logistiek dienstverlener is eigenaar van de software, terwijl EQ Consulting Group het applicatiebeheer verzorgt. Opvallend is dat Nabuurs koos voor zo’n jonge ICT-partner. “EQ Consulting Group begrijpt onze processen en kan die goed vertalen naar de oplossing”, lichten Visscher en Memelink toe. “En door het standaard Microsoft platform wordt de continuïteit van het TMS gewaarborgd.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van februari 2013. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer