fbpx Ga naar hoofdinhoud

‘Standaard platform geeft vrijheid’

“Wij hebben aan NaviTrans zelf een aantal toepassingen toegevoegd waardoor we efficiënter kunnen werken en klanten meer service bieden”, zegt Merijn van Zaal.

(april 2014) – Toen hij ging herautomatiseren stelde Merijn van Zaal twee voorwaarden aan de ICT: hij wilde voor nieuwe ontwikkelingen niet afhankelijk zijn van de TMS-leverancier en zijn klanten moesten realtime kunnen zien waar hun planten en bloemen zijn. “In welke auto èn op welke kar”, zegt de sierteeltvervoerder. Aan die eisen voldoet ERP-systeem NaviTrans, dat is gebaseerd op MS Dynamics NAV.

“Wij hebben aan NaviTrans zelf een aantal toepassingen toegevoegd waardoor we efficiënter kunnen werken en klanten meer service bieden”, zegt Merijn van Zaal.
“Wij hebben aan NaviTrans zelf een aantal toepassingen toegevoegd waardoor we efficiënter kunnen werken en klanten meer service bieden”, zegt Merijn van Zaal.

“Het voordeel van een standaard platform is dat je zelf kunt bepalen wie aan het systeem ontwikkelt”, zegt Merijn van Zaal, eigenaar van Van Zaal Transport. Zijn bedrijf verzorgt opslag van planten en bloemen en het transport tussen kweker en veiling, tussen veilingen onderling en van veiling naar afnemer, met name tuincentra in de Benelux en Duitsland.

“Rainbow Solutions heeft NaviTrans geleverd, maar maatwerk maken we onder eigen regie”, vertelt Van Zaal. Hiervoor werkt hij – naast Rainbow – samen met een zzp-er en de EQ Consulting Group, beide gespecialiseerd in softwareontwikkeling met MS Dynamics NAV voor transport en logistiek. Van Zaal: “Zo kunnen we snel beschikken over nieuwe functionaliteit en zijn we niet afhankelijk van de releaseplanning en capaciteit bij Rainbow, waar we overigens prima mee samenwerken.” Dat blijkt een goede zet, gezien de vele tijd- en geldbesparende toepassingen die Van Zaal aan NaviTrans heeft toegevoegd.

Koppelen

Via barcodescanning wordt in het ERP-systeem vastgelegd in welke auto en op welke kar de producten staan.
Via barcodescanning wordt in het ERP-systeem vastgelegd in welke auto en op welke kar de producten staan.

Met NaviTrans is ook Van Zaals tweede eis gerealiseerd: klanten hoeven niet meer te bellen met de planning, maar volgen zelf hun leveringen. Tot en met de kar waarop hun producten staan, zodat ze exact weten waar die zijn. Volgens Van Zaal lukt dit niet met een gewoon TMS. “NaviTrans gaat één niveau dieper en is in staat producten te koppelen aan een transportitem.” Dat gebeurt via barcodescanning. De loodsmedewerkers van Van Zaal scannen de productbarcodes op veilingbrieven of karstickers plus het ID van de kar waarop ze staan. “Deze gegevens komen rechtstreeks binnen in NaviTrans, dat de producten koppelt aan de kar”, zegt Van Zaal. Vervolgens worden de karren in het ERP-systeem toegekend aan een truck. Daarvoor scant de loodsmedewerker de barcode op de ritlijst en vervolgens de ID’s van de karren die met deze rit meegaan.

Mail met link

Het statusoverzicht wordt verstuurd als link in de mail met de order- of afhaalbevestiging. De ETA opvragen is ook als smartphone-app beschikbaar.
Het statusoverzicht wordt verstuurd als link in de mail met de order- of afhaalbevestiging. De ETA opvragen is ook als smartphone-app beschikbaar.

Gelijktijdig met NaviTrans implementeerde Van Zaal in 2012 ritplanningssysteem ORTEC Routing & Dispatch (voorheen TD) en Transics boordcomputers. De 50 eigen wagens zijn uitgerust met een TX-MAX, terwijl alle charters werken met de TX-SMART app. Uit deze drie systemen haalt Van Zaal de informatie voor een gedetailleerd statusoverzicht voor klanten. “Elke klant krijgt dagelijks een mail met de orderbevestiging en een link”, vertelt Van Zaal. Deze link geeft toegang tot het statusoverzicht, dat laat zien hoe laat de order is ingevoerd, gepland, afgehaald, gecrossdockt, gependeld van veiling naar veiling en afgeleverd bij de klant. Ook de eindontvanger krijgt een mail met link. Van Zaal: “Per dag sturen we één overzicht waarin staat welke leveringen van welke opdrachtgevers hij die dag van ons krijgt en hoe laat hij die kan verwachten.”

Emballage afstemmen

Goed te spreken is Van Zaal ook over de emballage-afhandeling in NaviTrans. “In veel TMSen moet je emballage apart boeken, maar in NaviTrans gebeurt dit meteen bij de orderinvoer. We geven bij een nieuwe order aan welke emballage en hoeveel stuks de klant nodig heeft. NaviTrans zorgt ervoor dat het emballagesaldo wordt aangepast en berekent waar nodig huur.”

Omdat er veel geld mee is gemoeid, houdt Van Zaal niet alleen intern een strikte emballageregistratie bij, maar stemt ook wekelijks het saldo af met zijn klanten. “Per jaar gaan er bij ons rond een miljoen Deense karren om en er zijn talloze saldoverschuivingen”, zegt hij. Wekelijks stuurt Van Zaal een overzicht van de emballagesaldi uit NaviTrans naar klanten. Van Zaal: “Per saldoregel kan de klant aangeven of hij akkoord is. Zo ja, dan verwerkt NaviTrans de bevestiging. Zo nee, dan plaatst de klant een opmerking en zoeken wij uit wat er gebeurd is. Op die manier zorgen we ervoor dat het saldo altijd klopt.”

Bellijst

Van Zaal stuurt klanten en eindontvangers een statusoverzicht. Zo weten ze welke producten wanneer, waar en op welke emballage geladen of geleverd worden.
Van Zaal stuurt klanten en eindontvangers een statusoverzicht. Zo weten ze welke producten wanneer, waar en op welke emballage geladen of geleverd worden.

Andere voorbeelden van slimme toepassingen die Van Zaal aan het ERP-systeem heeft toegevoegd, zijn een bellijst en het checken van Floreac-orders. “Veel kwekers geven vaker op een dag handel aan ons door. Om 17.00 uur checkt NaviTrans of kwekers na het sluiten van de daghandel om 14.00 uur nog orders hebben doorgegeven om in de avond/nacht te laden”, vertelt Van Zaal. “Is dat niet het geval, dan stuurt het ERP-systeem de kweker een mail. Reageert hij daar niet op, dan bellen we hem tussen 18.00 en 19.00 uur om te checken of hij echt geen handel heeft.”

De Belgische sierteeltgroothandel Floreac stuurt dagelijks een bestand met orders. Deze worden ingelezen in NaviTrans en verschijnen daarna met een rode achtergrond op het planscherm van ORTEC RD. Van Zaal: “Zo weet de planner dat er geladen moet worden maar de order nog niet bevestigd is.” De orders van Floreac worden geladen bij zo’n 150 kwekers, die vaak meerdere laadadressen hebben. Zij krijgen een mail waarin staat hoe laat Van Zaal bij hen komt laden, om welke orders op welke ladingdragers het gaat en op welke locatie die moeten staan. “Een kweker kan deze data nog aanpassen en stuurt dan de bevestiging retour”, zegt Van Zaal. “NaviTrans werkt de order waar nodig bij, terwijl hij op het planscherm een blanco achtergrond krijgt.”

Tijdwinst

Beide toepassingen besparen Van Zaal veel belwerk. “Voorheen belden we alle 150 kwekers na om te voorkomen dat we midden in de nacht op een verkeerd adres staan of de lading net niet past. Nu bellen we er nog hooguit 9”, noemt hij als voorbeeld. Hij geeft aan dat dit soort toepassingen mogelijk is omdat de verschillende systemen via webservices snel met elkaar communiceren. “Ook is de onderlinge samenwerking tussen de levanciers prima waardoor we nieuwe functies binnen korte tijd live hebben.”

Het maatwerk staat overigens naast het standaard ERP-systeem, zodat de sierteeltvervoerder mee kan gaan met updates. Van Zaal: “We kopiëren de tabellen die we nodig hebben en gebruiken die in de toepassingen die we zelf ontwikkelen.” De afgelopen twee jaar heeft Van Zaal enkele tonnen geïnvesteerd in ICT. Die verwacht hij binnen 3 tot 4 jaar terug te verdienen dankzij de sterk gestegen efficiency en servicegraad. Daarmee is Van Zaal niet klaar met automatiseren. “Nu de opslagactiviteiten groeien, hebben we ook het NaviTrans WMS geïmplementeerd. En binnenkort volgt roosterplanningsysteem ORTEC Workforce Scheduling.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van april 2014. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer