fbpx Ga naar hoofdinhoud

TransFollow trapt af

De digitale vrachtbrief wordt ondertekend door met een smartphone eerst de QR-code van de chauffeur en dan die van de afzender/ontvanger te scannen.

(februari 2015) – Vorige maand zijn de eerste transporteurs aangesloten op de bèta-release van TransFollow. Op basis van hun ervaringen wordt het platform voor het uitwisselen van een gestandaardiseerde, rechtsgeldige digitale vrachtbrief geoptimaliseerd. Daarna, in het tweede kwartaal van 2015, kan de hele sector ermee aan de slag. “Papierloos werken bespaart zowel ons als onze klanten veel tijd”, is de eerste ervaring van Dé Post.

“TransFollow levert gebruikers behoorlijk wat tijdwinst op bij de verwerking van de vrachtbrieven en de facturatie”, zeggen Patrick Huijgen (links) en Dé Post.
“TransFollow levert gebruikers behoorlijk wat tijdwinst op bij de verwerking van de vrachtbrieven en de facturatie”, zeggen Patrick Huijgen (links) en Dé Post.

“TransFollow past perfect in onze bedrijfsstrategie: samen met onze klanten een zo efficiënt en duurzaam mogelijk logistiek proces neerzetten”, zegt Dé Post, directeur van H.N. Post & Zonen uit Pijnacker. ICT speelt hierin volgens hem een centrale rol. “De meeste procesverbeteringen zijn tegenwoordig te realiseren door het zo goed mogelijk inregelen van de onderlinge communicatie.” De transporteur, die met zo’n 120 trucks actief is in onder andere containervervoer en transport van bouwmaterialen, heeft veel ICT-kennis in huis. Zo doet het bedrijf zelf de maatwerkontwikkeling aan het TMS, dat is gebaseerd op het IXSuite TMS van Ixolution. “Deelname aan de bèta-periode van TransFollow was voor ons dan ook een logische stap”, zegt Post.

Direct factureren

De digitale vrachtbrief wordt ondertekend door met een smartphone eerst de QR-code van de chauffeur en dan die van de afzender/ontvanger te scannen.
De digitale vrachtbrief wordt ondertekend door met een smartphone eerst de QR-code van de chauffeur en dan die van de afzender/ontvanger te scannen.

H.N. Post & Zn. startte met de digitale vrachtbrief bij het transport van bouwmaterialen. “De handelaren die bouwmaterialen voor hun klanten bestellen bij de fabrikant, kunnen die orders pas factureren als ze onze factuur met getekende vrachtbrief hebben ontvangen”, licht Post toe. “Omdat onze chauffeurs niet dagelijks op kantoor komen en op bouwplaatsen niet altijd een uitvoerder aanwezig is om de vrachtbrief te tekenen, kan het tot een week na aflevering duren voordat die bij ons terug is.” Met TransFollow wordt deze doorlooptijd aanzienlijk verkort. Post: “Binnen een paar minuten na het lossen van de zending krijgen we de getekende digitale vrachtbrief binnen en kunnen we de facturatie al starten.”

Praktijk

In de praktijk doorloopt de digitale vrachtbrief het volgende proces. Allereerst wordt hij aangemaakt door het TMS van de vervoerder of het backofficesysteem van de verlader. “Onze klanten hebben de logistieke administratie aan ons uitbesteed, dus wij maken de vrachtbrief en sturen hem naar TransFollow”, vertelt Post. De hiervoor benodigde koppeling tussen het TMS en het TransFollow-platform ontwikkelde de transporteur zelf. “Dat kostte ons zo’n 80 manuren”, aldus Post. H.N. Post & Zn. stuurt de vrachtbrief naar TransFollow op het moment dat de planning de order doorzet naar de boordcomputer van de chauffeur. Die kan de vrachtbrief vervolgens opvragen in de TransFollow-app op zijn smartphone.

Boordcomputerinterface

De werking van TransFollow is live te zien in een filmpje op de websites van TransFollow en H.N. Post en Zonen.
De werking van TransFollow is live te zien in een filmpje op de websites van TransFollow en H.N. Post en Zonen.

Met de vrachtbrief kan een Estimated Time of Arrival worden meegegeven. Deze informatie is via TransFollow beschikbaar voor alle betrokkenen met een TransFollow-account. Wie nog geen account heeft, krijgt een mail met het verzoek een account aan te maken. “Wij sturen nu nog geen ETA-informatie naar TransFollow”, zegt Post. “Die moeten onze boordcomputers berekenen en doorgeven aan TransFollow. Daarvoor wachten we nog op de koppeling tussen de Transics SKY boordcomputer die wij gebruiken en de smartphone waarop de TransFollow-app draait.” TransFollow is met een groot aantal boordcomputerleveranciers in gesprek over een interface met TransFollow. “TransFollow stelt de Transfollow Show & Sign Component ter beschikking, waarmee het toon- en tekenproces van TransFollow kan plaatsvinden vanuit de mobiele boordcomputer of boordcomputerapp”, vertelt Patrick Huijgen. Hij is sales- en partnermanager voor TransFollow bij Beurtvaartadres, dat het platform ontwikkelt. “Op het moment dat de chauffeur de digitale vrachtbrief wil opvragen voor ondertekening, maakt de boordcomputersoftware een uitstapje naar de Transfollow-app, vergelijkbaar met een betaling via iDeal.” Huijgen geeft aan dat de boordcomputerleveranciers deze interfaces naar verwachting begin mei operationeel hebben.

Tekenproces

Aangekomen op het laad- of losadres vraagt de chauffeur de vrachtbrief op in de TransFollow-app. Hij vult eventuele opmerkingen in en kan ook een foto toevoegen, bijvoorbeeld van schade aan een zending. Is de vrachtbrief klaar voor ondertekenen, dan tikt de chauffeur op het signeericoon. Op dat moment maakt TransFollow een unieke, 20-cijferige QR-code aan. “Deze code is de digitale handtekening, die is gebaseerd op het TransFollow-account en de vrachtbriefinformatie”, legt Huijgen uit. De verzender of ontvanger heeft ook een smartphone met TransFollow-app en scant de QR-code van de chauffeur. Meteen daarna wordt ook een QR-code, lees digitale handtekening, aangemaakt op de smartphone van de verzender/ontvanger. Heeft de chauffeur die gescand, dan is het tekenproces afgerond. De getekende vrachtbrief wordt nu via de telefoon van de chauffeur verstuurd naar het TransFollow-platform en alle partijen krijgen realtime de proof-of-delivery van de betreffende zending.

Sign-on-glass

Als is getekend voor het afleveren van een zending ontvangen alle belanghebbenden met een TransFollow-account een pdf-bestand met de getekende vrachtbrief.
Als is getekend voor het afleveren van een zending ontvangen alle belanghebbenden met een TransFollow-account een pdf-bestand met de getekende vrachtbrief.

Bij Post wijkt het tekenproces iets af van de standaardprocedure. “Als op de bouwplaats niemand met een TransFollow-app aanwezig is, kan iemand via sign-on-glass tekenen voor ontvangst. Hij zet dan zijn handtekening in de app op de telefoon van de chauffeur”, zegt Post. “En is er helemaal niemand aanwezig, dan maakt de chauffeur een foto van de geloste zending en gebruiken we die als afleverbewijs.” In deze gevallen wordt altijd een e-mailadres meegegeven. “De uitvoerder krijgt van TransFollow bericht welke vrachtbrieven via sign-on-glass zijn getekend of waarbij onze chauffeur een foto heeft gemaakt”, zegt Post. “Zo heeft hij één overzicht van alle leveringen die wij hebben gedaan.”

Transfollow Archive

Wanneer is getekend voor het afleveren van een zending, ontvangen alle belanghebbenden met een TransFollow-account een pdf-bestand met de getekende vrachtbrief. TransFollow bewaart de vrachtbrieven standaard drie maanden. “Als extra optie bieden we gebruikers ook de mogelijkheid hun vrachtbrieven zeven jaar bij ons op te slaan”, zegt Huijgen. “Deze service heet TransFollow Archive.” Post vertelt dat de getekende vrachtbrief bij hen als pdf in het TMS wordt opgeslagen. “Die sturen we daarna samen met de digitale factuur naar onze klant.” Beide partijen kunnen dankzij TransFollow sneller factureren. “Daarmee ontstaat een win-winsituatie, waardoor onze klanten graag meewerken aan TransFollow”, is de ervaring van Post. Hij geeft aan dat e-invoicing via het nieuwe platform van TLN de volgende stap is in papierloos werken binnen zijn bedrijf. “We sturen de factuur nu nog als pdf. Een  elektronische factuur wordt meteen verwerkt in de administratie van de klant, wat opnieuw een tijdbesparing oplevert.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van februari 2015. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Foto’s: Koos Groenewold

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer