Transparantie vergroot slagkracht en inzicht • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Transparantie vergroot slagkracht en inzicht

ILB Group verzorgt met een compact team intermodale tanktransporten, hoofdzakelijk van en naar Zuid-Europa. “Deze business stelt specifieke eisen aan een TMS”, zeggen Ramon van den Ouden, Sebastian Erren en Bjorn van Ginneken (vlnr).

(augustus 2013) – TMS/ERP-systeem Transfusion van InforIT werd tot nu toe hoofdzakelijk ingezet bij grote intermodale tanktransporteurs. Begin dit jaar maakte ook de relatief jonge ILB Group de overstap naar dit pakket. “Een behoorlijke investering, maar daar staat een helder inzicht in de operatie en kosten tegenover”, zegt directeur Sebastian Erren. “Dat vergroot de flexibiliteit waarmee we ons als kleine organisatie kunnen onderscheiden.”

ILB Group verzorgt met een compact team intermodale tanktransporten, hoofdzakelijk van en naar Zuid-Europa. “Deze business stelt specifieke eisen aan een TMS”, zeggen Ramon van den Ouden, Sebastian Erren en Bjorn van Ginneken (vlnr).
ILB Group verzorgt met een compact team intermodale tanktransporten, hoofdzakelijk van en naar Zuid-Europa. “Deze business stelt specifieke eisen aan een TMS”, zeggen Ramon van den Ouden, Sebastian Erren en Bjorn van Ginneken (vlnr).

“Grote verladers hebben altijd orders die buiten de tenders met hun vaste vervoerders vallen. Omdat we snel kunnen schakelen, komen die vaak bij ons terecht”, zegt Erren, die van oorsprong uit Düsseldorf komt, maar zich ook prima redt in het Nederlands. Erren startte in 2005 met de ILB Group. Aanvankelijk was deze alleen actief als expediteur van verpakte goederen vanuit Rotterdam en Antwerpen. In 2008 kwamen daar liquid

bulktransporten bij, zowel van chemische producten als levensmiddelen. Deze verzorgt ILB vanuit vestigingen in Oss en Barcelona, met in totaal 10 medewerkers, 150 tankcontainers, 8 eigen trucks en circa 12 vaste charters. “Verkoop, management en administratie werken vanuit Nederland, de planning zit in Spanje. Het zwaartepunt ligt dan ook op vervoer van en naar Zuid-Europa”, vertelt commercial manager Bjorn van Ginneken. Samen met Erren leidt hij de liquid bulkoperatie, een werkterrein waarop hij al vele jaren ervaring heeft.

Intermodaal

“Transfusion verwerkt alle modaliteiten om inzicht te geven in de hele operatie en de bijbehorende kosten”, aldus Lambert van Schadewijk (InforIT) en Sebastian Erren.
“Transfusion verwerkt alle modaliteiten om inzicht te geven in de hele operatie en de bijbehorende kosten”, aldus Lambert van Schadewijk (InforIT) en Sebastian Erren.

ILB koos in 2008 heel bewust voor intermodaal transport. Het bedrijf maakt met name gebruik van rail en shortsea. Alleen voor- en natransport gaan over de weg. “Daarin ligt de toekomst”, stellen Erren en Van Ginneken. Zij zien hun overtuiging bevestigd door de gestage groei die ILB al jaren doormaakt. “Om dit op te vangen en 24/7 een goede service aan klanten te blijven verlenen is een passend TMS een onmisbare tool”, zegt Erren. De expeditietak werkt met TRIS Forwarding van INTRIS. “Maar dat pakket is niet geschikt voor liquid bulk. De vele schakels in intermodale tanktransporten zijn lastig te verwerken. Daar is gespecialiseerde software voor nodig.”

Na een selectietraject kwam ILB vorig najaar uit bij InforIT. “We zochten een bewezen oplossing”, zegt Erren. “In Transfusion zit veertien jaar ontwikkeling, specifiek voor onze business. Bovendien hadden enkele medewerkers al ervaring met dit TMS, wat een snelle implementatie mogelijk maakte.”

Standaard pre-order

Erren en Van Ginneken vertellen dat de overstap naar een passend TMS een wereld van verschil maakt, zowel aan de operationele als financiële kant. “Praktisch is dat de tariefstelling en offertes zich in één systeem bevinden”, noemt Van Ginneken als voorbeeld. “Als een klant vraagt wat een route moet kosten, voeren we laad- en losplaats, product en hoeveelheid in. Transfusion rekent deze laatste om naar aantal kuub en berekent meteen het bijbehorende tarief, inclusief de kosten voor intermodale trajecten.”

Elke offerte wordt ingevoerd als ‘standaard pre-order’. Het TMS berekent de voorziene kosten, o.a. voor transport over weg, spoor en water en tankcleaning.
Elke offerte wordt ingevoerd als ‘standaard pre-order’. Het TMS berekent de voorziene kosten, o.a. voor transport over weg, spoor en water en tankcleaning.

In Transfusion wordt elke offerte vastgelegd als ‘standaard pre-order’. Hierin geeft de accountmanager ook de voorkeursroute aan met de bijbehorende modaliteiten. “Het systeem berekent alle voorziene kosten, zowel voor het transport over weg, spoor of water als voor de reiniging”, licht Van Ginneken toe. Transfusion bevat daarvoor de prijstabellen van een groot aantal spoor-, ferry- en shortseaterminals en cleaningstations. Van Ginneken: “Vanuit het TMS kunnen we direct een boeking plaatsen bij een terminal en ook de bijbehorende documenten uitdraaien.”

Sneller plannen

Bevestigt een klant de offerte, dan wordt de pre-order omgezet in een order, die vervolgens naar de planning gaat. “Transfusion heeft ook een advanced planningsysteem, maar voor ons voldoet handmatig plannen op het grafische planbord”, vertelt Van Ginneken. Daarbij heeft de planner wel de beschikking over tools om snel informatie te zoeken, zoals het opvragen van de beschikbare tankcontainers voor een order. Ook checkt het systeem of de gekozen tankcontainer past bij de lading. “Alle kenmerken van de tankcontainers en ladingsoorten liggen vast in het TMS”, zegt Van Ginneken. Hij geeft aan dat in Transfusion alle informatie overzichtelijk op één plek staat, terwijl er dankzij de standaard pre-order veel minder handmatige invoer nodig is dan voorheen. “Zo kan de planner sneller werken en is de kans op fouten nog maar klein”, is zijn ervaring.

TomTom

Het planbord ondersteunt de planner bij het zoeken naar informatie en checkt of de juiste ladingdrager is gekozen.
Het planbord ondersteunt de planner bij het zoeken naar informatie en checkt of de juiste ladingdrager is gekozen.

Om berichten met de eigen chauffeurs en charters uit te wisselen en de auto’s te volgen, werkt ILB met TomTom Work. Dit staat los van Transfusion. “Gezien het kleine aantal wagens is dat geen probleem”, vindt Van Ginneken. Wel heeft InforIT voor ILB een berichtenfunctie aan het planscherm toegevoegd. Hiermee kan een planner voorgedefinieerde berichten met order- en laad-/losinformatie vanuit Transfusion via copy-paste naar de TomToms in de auto’s sturen. Accepteert de chauffeur de order, dan berekent de TomTom de te rijden route.

Kosten

Transfusion boekt alle gemaakte kosten direct op de juiste order, maakt de factuur aan en zet hem na het invoeren van de laad-/losgegevens klaar voor fiattering. Praktisch vindt Erren daarbij dat per klant is aan te geven hoe een factuur wordt samengesteld en wanneer deze verstuurd moet worden. “Als we aan het eind van de maand een verzamelfactuur sturen, ziet de boekhouding ook dan pas de te factureren orders op het scherm”, zegt Erren. “Dat bespaart ons veel tijd.” Dit geldt ook voor de co-maker reports, die Transfusion wekelijks genereert voor de charters. Daarin staat welke ritten en bedragen een charter mag factureren. Binnengekomen facturen worden gematcht met de co-maker reports, zodat afwijkingen direct zichtbaar zijn.

Transfusion meldt ook alle afwijkingen van afspraken met klanten, zoals het overschrijden van standaard wachttijden. In dat geval krijgt de accountmanager een invoice zodat hij tijdig actie kan ondernemen. Het TMS stuurt bovendien automatisch een vooraankondiging naar de klant als er extra kosten in rekening gebracht moeten worden. Dit bericht wordt bij de order gearchiveerd, terwijl het TMS na akkoord van de klant het overeengekomen bedrag vrijgeeft voor facturatie. Daarnaast meldt Transfusion alle kosten die afwijken van de voorziene kosten. Ook kan de boekhouding geen onvoorziene kosten accepteren voordat een operationele medewerker heeft bevestigd dat deze daadwerkelijk gemaakt zijn. Erren: “Aan dit soort functionaliteit zie je dat het systeem goed doordacht is.”

Transfusion 2.0

InforIT ontwikkelt steeds verder aan Transfusion. Zo werd onlangs het kaartmateriaal van OpenStreetMap aan het TMS toegevoegd. Ook zijn er plannen om het systeem om te zetten naar een nieuw platform: MS.net. Hoe de ontwikkeling naar Transfusion 2.0 zich gaat voltrekken, is momenteel nog niet bekend. Dat wordt de komende maanden uitgewerkt.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van augustus 2013. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer