Van fulltime naar parttime crediteurenadministratie • TTM.nl Ga naar hoofdinhoud

Van fulltime naar parttime crediteurenadministratie

De geautomatiseerde verwerking van vrachtdocumenten en inkoopfacturen heeft Boonstra’s administratie sterk ontlast. “We hebben ImageCapture daarom al binnen een jaar terugverdiend”, zegt controller Ron Langeveld.

(mei 2013) – Scansys ImageCapture wordt in de transportsector breed ingezet voor het scannen en digitaal archiveren van transportdocumenten in het TMS. Minder bekend is de mogelijkheid om ook de inkoopfacturen automatisch te verwerken. TTM.nl vroeg controller Ron Langeveld van Boonstra Transport naar zijn ervaringen met ImageCapture for Invoices.

De geautomatiseerde verwerking van vrachtdocumenten en inkoopfacturen heeft Boonstra’s administratie sterk ontlast. “We hebben ImageCapture daarom al binnen een jaar terugverdiend”, zegt controller Ron Langeveld.
De geautomatiseerde verwerking van vrachtdocumenten en inkoopfacturen heeft Boonstra’s administratie sterk ontlast. “We hebben ImageCapture daarom al binnen een jaar terugverdiend”, zegt controller Ron Langeveld.

“Ons brede aanbod aan transportservices brengt een grote variëteit aan orders, dossiers en facturen met zich mee. Dat maakt de administratieve afhandeling een intensief proces”, zegt Langeveld. Boonstra Transport verzorgt distributie, warehousing, groupage en internationaal transport van allerlei soorten lading, variërend van grondstoffen en halffabrikaten voor de metaalverwerkende industrie tot levend pluimvee, bloemen en

planten en hoogwaardige goederen die bewaakt vervoerd worden. Hiervoor heeft de logistiek dienstverlener uit het Friese Haulerwijk dagelijks 80 auto’s op de weg: 70 eigen wagens en 10 vaste subcontractors.

Boonstra’s administratie factureert wekelijks zo’n 800 dossiers, die bestaan uit meerdere orderregels. “Omdat bij elk dossier meerdere transportdocumenten horen, zijn we in 2006 eerst die met ImageCapture gaan verwerken. Daar lag de grootste druk”, zegt Langeveld. Eind 2011 kwamen hier de inkoopfacturen bij, waarvan Boonstra er op jaarbasis circa 8.000 afhandelt.

Vrachtdocumenten

Documenten met barcode verwerkt ImageCapture automatisch. Bij een document zonder barcode laat de software zien aan welke dossiers dit kan worden toegekend.
Documenten met barcode verwerkt ImageCapture automatisch. Bij een document zonder barcode laat de software zien aan welke dossiers dit kan worden toegekend.

Boonstra werkt als gebruiker van het eerste uur met Transpas Enterprise van Art Systems. Net als met de meeste TMS-systemen heeft ImageCapture hier een koppeling mee, zowel voor het verwerken van de vrachtdocumenten als de inkoopfacturen. Bij de ontwikkeling van dit laatste was Boonstra nauw betrokken. “We zijn als één van de eerste transporteurs met ImageCapture for Invoices gaan werken”, aldus Langeveld. Als het gaat om transportdocumenten worden bij Boonstra formulieren als ritlijsten, CMR’s, weeg- en emballagebonnen door ImageCapture verwerkt. Op de ritlijsten print Boonstra een barcode, waarin unieke kenmerken zijn opgenomen, zoals het ritnummer, kenteken en chauffeursnummer. Op basis daarvan kan ImageCapture de gescande data snel aan het juiste dossier in het TMS toekennen.

Praktisch vindt Langeveld dat ook de documenten zonder barcode, zoals de emballage- en weegbonnen, eenvoudig te verwerken zijn. “Na het scannen laat de software alleen die dossiers op het scherm zien, die binnen de rit nog niet zijn afgehandeld”, licht Langeveld toe. “Zo kunnen we gemakkelijk het dossier selecteren waarbij het document moet worden opgeslagen.”

Workflow

Voorafgaand aan de automatische afhandeling van de inkoopfacturen implementeerde Boonstra eerst een financiële workflowapplicatie, Exact Synergy. Met dit systeem en met het TMS werkt ImageCapture for Invoices nauw samen. Alle inkoopfacturen worden geïmporteerd of gescand in ImageCapture, dat eerst de link legt met de crediteur. “Bij het herkennen van de crediteur zoekt de software op de factuur naar wiskundig valideerbare kenmerken, zoals het bankrekening- en BTW-nummer”, zegt Langeveld. “Van daaruit wordt de relatie gelegd met de crediteurentabel in Transpas.”

Is dat gelukt, dan leest ImageCapture de tekst van de factuur. Vervolgens zoekt de software in het TMS naar de bijbehorende gegevens, zoals de standaard grootboekrekening, wijze van factuuromschrijving en de betalingscondities, en komt met een boekingsvoorstel. “De bron van deze informatie ligt meestal vast in het TMS, daarom zoekt ImageCapture daar naar informatie”, zegt Langeveld. Hij geeft aan dat in de Scansys software ook de voorgestelde workflow aangepast kan worden als iemand anders de factuur moet fiatteren.

Boeking aanmaken

Na het lezen van de tekst op de inkoopfactuur genereert ImageCapture Invoices een boekingsvoorstel, bij Boonstra voor Transpas Enterprise en Exact Synergy.
Na het lezen van de tekst op de inkoopfactuur genereert ImageCapture Invoices een boekingsvoorstel, bij Boonstra voor Transpas Enterprise en Exact Synergy.

Na goedkeuring van het boekingsvoorstel maakt ImageCapture een boeking aan in de applicatie die leidend is voor het verwerken van de factuur. “Bij ons zijn dat Transpas en Exact”, zegt Langeveld. Transportgerelateerde kostenfacturen worden eerst ingeboekt in Transpas. Na afhandeling van de rit, controle en vrijgeven voor facturatie volgt de doorboeking naar Exact. Niet transportgerelateerde facturen boekt ImageCapture rechtstreeks in Exact in. De gescande factuur wordt gearchiveerd in het TMS en in Exact. De financiële software zorgt er daarna voor dat de boeking automatisch bij de juiste medewerker komt voor fiattering. Langeveld: “We controleren of de boeking klopt en passen waar nodig zaken als kostenplaatsen of grootboekrekeningen aan.”

Brandstof en tol

De geautomatiseerde verwerking van inkoopfacturen bespaart Boonstra de nodige tijd. “Dat merken we vooral bij moeilijke facturen”, zegt Langeveld. “Rekeningen waar we voorheen al gauw drie uur mee bezig waren, zijn nu binnen 10 minuten weg.” Als voorbeeld noemt hij de nota’s van brandstof en tol, die vele pagina’s beslaan. “We doen tankingen door heel Europa. Elke boekingsregel moet op de juiste auto, kostenplaats en (buitenlandse) BTW-code worden geboekt. Dat nam handmatig veel tijd in beslag.” Dit werk is overgenomen door ImageCapture, dat hiervoor ofwel de tekst van de factuur uitleest of de data importeert vanuit een csv-bestand. Langeveld geeft aan dat de software zelflerend is bij het maken van het boekingsvoorstel. “Als een auto voor het eerst in een land tankt, moeten we handmatig bevestigen dat hij daar ook werkelijk is geweest. Elke volgende keer wordt de tanking automatisch verwerkt.”

Extra controle

Boonstra Transport verzorgt een breed scala aan transportservices. Dat maakt de administratie tot een intensief proces.
Boonstra Transport verzorgt een breed scala aan transportservices. Dat maakt de administratie tot een intensief proces.

Naast tijdwinst zorgt ImageCapture for Invoices voor extra controle, bijvoorbeeld bij de facturen van onderaannemers. In Transpas legt Boonstra vast dat een charter een rit voor een bepaald bedrag in rekening mag brengen. ImageCapture leest de inkomende charterfactuur en controleert in het TMS of het gefactureerde bedrag overeenkomt met de afspraak. Is dat het geval, dan wordt de factuur goedgekeurd en kan hij worden uitbetaald.

“In Transpas wordt automatisch geregistreerd dat de inkoopverplichting is gefactureerd”, zegt Langeveld. “Stel dat een onderaannemer in januari een factuur stuurt voor een rit en per ongeluk in april nog eens. Zelf ben je dan al vergeten dat de rit al was betaald, maar ImageCapture herkent dit meteen en voorkomt een dubbele boeking. Ook spookfacturen haalt de software er moeiteloos uit.”

Vrijdag vrij

Langeveld vertelt dat Boonstra heeft gekozen voor ImageCapture omdat dit systeem uitgaat van de processen binnen een transportonderneming. “Veel oplossingen nemen de scanapparatuur als uitgangspunt en leggen je een andere werkwijze op dan je zou willen.” De geautomatiseerde verwerking van de vrachtdocumenten en inkoopfacturen heeft Boonstra’s administratie zodanig ontlast dat ImageCapture binnen een jaar is terugverdiend. “Voorheen was een werknemer de hele vrijdag bezig met het archiveren van vrachtdocumenten, nu is hij op vrijdag vrij”, vertelt Langeveld. “Bovendien raakt eigenlijk nooit meer iets kwijt en is het terugzoeken van documenten en factureren eenvoudiger geworden.” Dit laatste doet Boonstra inmiddels voor 90% digitaal. Daarnaast leidde de automatische afhandeling van inkoopfacturen ertoe dat de crediteurenadminstratie minder bezetting nodig heeft. “Geen 40, maar nog maar 24 uur per week”, zegt Langeveld. “Daardoor kan de betrokken medewerkerster – zoals ze graag wilde – parttime werken.”

Dit artikel werd eerder gepubliceerd in TTM.nl magazine van mei 2013. Feiten, namen, omstandigheden en andere details waren correct ten tijde van deze eerste publicatie. De redactie beseft dat deze in de tussentijd veranderd kunnen zijn. Hier kunnen echter geen rechten aan worden ontleend.

Auteur: Sandra Waenink

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer