Twee jaar geleden moest Van der Wal noodgedwongen op zoek naar een nieuw transportmanagementsysteem (TMS). Opnieuw koos de Utrechtse logistiek dienstverlener voor een Amerikaanse oplossing, met een systeem dat in Europa nog niet eerder is geïmplementeerd. Belangrijkste reden is de mogelijkheid om vrachten op basis van slimme logica automatisch toe te wijzen aan vervoerders. “Met dit systeem hebben we het instrument in handen om de belangrijkste opdracht voor de transportsector te vervullen: het reduceren van lege kilometers.” [INHOUD | INDEX TTMnl2017_3_70].
Het hoofdkantoor van Van der Wal in Utrecht heeft een flinke opknapbeurt ondergaan. Het pand aan de Nijverheidsweg is uitgebreid, het interieur heeft een likje verf gekregen en het meubilair is vernieuwd. De oncomfortabele portacabins die acht jaar lang op het terrein stonden, zijn niet langer nodig en dus afgevoerd. “Ook in Roermond hebben we een nieuw pand in gebruik genomen, vlakbij onze klant Rockwool. Daar staan nu onze auto’s, hebben we een nieuwe werkplaats ingericht en zitten de mensen die onze chauffeurs trainen en begeleiden”, vertelt Edwin Schouten, chief information officer (CIO) bij Van der Wal.
De internationaal opererende specialist in volumetransport heeft ook minder zichtbare vernieuwingen ondergaan. Zo is de organisatiestructuur aangepast, waarbij verschillende entiteiten zijn samengevoegd. Het resultaat is één logistiek bedrijf dat 2PL-, 3PL- en 4PL-diensten aanbiedt. Met 2PL doelt Van der Wal op de transportactiviteiten, met 3PL op het expeditiewerk. “Met 4PL doelen we op de activiteiten van Smartway Logistics, dat in opdracht van verladers complete goederenstromen regisseert. Alles onderbrengen in één organisatie levert synergie en efficiëntie op, denk aan gemeenschappelijke databases, adresbestanden en werkwijzen”, vertelt Schouten. Hij wordt aangevuld door eigenaar en CEO Henk van der Wal. “Aanpassing van de organisatiestructuur was nodig om de boel te stroomlijnen.”
Amerikaans TMS
Noodgedwongen heeft Van der Wal ook een nieuw transportmanagementsysteem (TMS) aangeschaft. Het bestaande, uit Amerika afkomstige TMS wordt in Europa niet langer ondersteund door softwareleverancier TMW Systems. “Dat was een fantastisch, uiterst stabiel systeem dat sinds de ingebruikname in 2005 geen enkele keer is gecrasht. Zelfs als je dat moedwillig zou proberen, krijg je het niet om zeep”, stelt Van der Wal. Het systeem zelf in de lucht houden was desondanks geen optie. Dat zou een te groot risico opleveren. “Met onze 4PL-activiteiten vervullen we voor enkele grote bedrijven een strategische rol waarin het TMS van cruciaal belang is. Bovendien waren er na tien jaar wel weer nieuwe stappen te zetten op het gebied van gebruiksvriendelijkheid en slimme functionaliteiten.”
Een gedegen zoektocht naar een nieuw systeem eindigde met een shortlist waarop onder meer een Nederlands, Belgisch en Duits TMS prijkten. Toch koos Van der Wal opnieuw voor een Amerikaanse oplossing met het TMS van 3Gtms, dat net als TMW Systems onderdeel is van Trimble. “Dat heeft deels te maken met de betrouwbaarheid en de schaalgrootte van de leverancier. Natuurlijk, in Europa hebben we een groot aantal TMS-leveranciers, maar dat zijn relatief kleine partijen die goed presteren zolang ze systemen blijven verkopen. Maar als de verkoop inzakt en ze alleen van de onderhoudsfee van bestaande klanten moeten leven, stagneert de ontwikkeling van het systeem.”
Logische beslisregels
Het systeem van 3Gtms stond niet eens op de shortlist, wel een ander Amerikaans systeem uit de Trimble-groep. Dat had aanvankelijk de voorkeur gekregen boven de drie Europese systemen. Het Duitse TMS viel af omdat die leverancier geen tijd had. Het Nederlandse TMS schoot tekort omdat het niet meer dan twee eenheden tegelijk aan elkaar kon koppelen. “Voor ons is dat belangrijk. Wij willen weten welke trekker met welke aanhangwagen en welke twee wissellaadbakken op pad gaat”, verklaart Van der Wal, die na lang twijfelen ook het Belgische systeem afwees.
Ondanks het gedegen selectietraject ontdekte Van der Wal tijdens de implementatie dat er een flinke kloof bestond tussen de wensen en eisen en de functionaliteit in het systeem. Dat betrof voornamelijk de 4PL-activiteiten die uitgevoerd worden onder de naam Smartway Logistics. “Voor die activiteiten willen we een systeem dat op basis van logische beslisregels transportopdrachten aan vervoerders toewijst. Dat kon met dit TMS niet goed genoeg, waarna de leverancier ons heeft doorverwezen naar 3Gtms. Daarin zit die functionaliteit wel”, aldus Van der Wal. Schouten: “Ook tijdens het selectietraject zijn we geen ander systeem tegengekomen dat deze functionaliteit bood of de intentie had om die te ontwikkelen.”
Logica aanpassen
Van der Wal wil niet alleen een TMS dat opdrachten automatisch toewijst aan vervoerders, maar de daarvoor gebruikte beslisregels ook snel kunnen aanpassen. “Er is supply chain software die de benodigde logica bevat, maar dat zijn grote en complexe systemen waarin transportmanagement een bijproduct is. Aanpassen van de logica in die systemen kan alleen met consultants, waardoor alle flexibiliteit meteen is verdwenen. Wij willen juist zelf aan de knoppen kunnen draaien – samen met onze klanten – omdat de instellingen morgen alweer achterhaald kunnen zijn”, aldus Schouten.
Van der Wal noemt het voorbeeld van een vervoerder die elke week de opdracht krijgt om op maandagochtend te laden bij een klant. Die opdracht past precies in de planning van de vervoerder, die dezelfde ochtend een eindje verderop ook moet laden. “Maar wat als die andere lading wegvalt? Dan past onze opdracht helemaal niet meer zo goed. Wij kunnen hem wel dwingen om die lading te accepteren, maar dan rijdt hij deels leeg. Dat doet hij misschien een paar weken, maar niet langer. Vervoerders leven immers van het reduceren van het aantal lege kilometers. Daarom willen wij snel de beslisregels kunnen wijzigen om een passende oplossing te realiseren.”
Door op dat tactische niveau de beslisregels te kunnen aanpassen, kan Van der Wal snel inspelen op veranderingen in de markt. “Dat konden we ook met ons vorige TMS, alleen op een vrij statische wijze. We konden kiezen uit drie methodes, die alleen op het totale transportpakket konden worden toegepast. Met dit systeem kunnen we per klant, per vervoerder en zelfs per stroom andere beslisregels instellen.”
Scenario’s doorrekenen
Het nieuwe TMS biedt nog veel meer mogelijkheden. Beter dan het vorige systeem biedt het inzicht in stromen die zinvol kunnen worden samengevoegd en als één pakket aan een vervoerder kunnen worden aangeboden. “Ook dat leidt weer tot minder lege kilometers en dus tot een kostenreductie bij die vervoerder. Daar profiteren uiteindelijk ook de klanten van”, weet Van der Wal.
Schouten noemt daarnaast de mogelijkheid om realtime verschillende planningsscenario’s door te rekenen. “We kunnen bijvoorbeeld een scenario draaien zonder tijdsrestricties en dat vergelijken met een scenario inclusief die tijdsrestricties. Neem het voorbeeld dat een vervoerder vier uur moet wachten voordat hij bij een klant kan laden. Wij kunnen die klant onderbouwd met feiten en cijfers laten zien wat de impact is als hij die vier uur wachttijd elimineert”, legt de CIO van Van der Wal uit.
Van der Wal geeft nog een ander voorbeeld: een planningsscenario zonder voertuigrestricties. Klanten vragen steeds vaker om een specifiek voertuigtype, terwijl dat lang niet altijd handig is. “Eén klant stapelt zijn pallets 2,90 meter hoog om optimaal gebruik te maken van de vrachtruimte. De meeste opleggers zijn echter niet hoger dan 2,70 meter. Misschien is het wel veel slimmer om de pallets 20 centimeter lager te maken, zodat hij kan putten uit een veel groter arsenaal aan opleggers en dus ook meer optimalisatiemogelijkheden heeft. Met dit systeem kunnen we dat uitrekenen.”
Vracht uitzetten
Van der Wal verwacht straks minder gebruik te hoeven maken van online transportbeurzen zoals TimoCom en Teleroute. Het nadeel daarvan is dat het vaak onbekende vervoerders zijn die met een vracht aan de haal gaan. Schouten: “In het nieuwe TMS kunnen we die vracht met één druk op de knop uitzetten bij alle bekende vervoerders die op het traject actief zijn en die aan de gewenste criteria voldoen. Elke vervoerders die een vrachtauto in de buurt en ruimte over heeft, kan reageren. Er is altijd wel iemand in de buurt. Wie de vracht krijgt, kan direct de transportopdracht downloaden.” Van der Wal vult aan: “Op die manier kunnen we pieken in de transportstromen van klanten toch op een efficiënte manier afvangen. Nu komen extra vrachten terecht bij een vervoerder die geen nee wil zeggen. Die voelt zich dan gedwongen om zelf de markt op te gaan of leeg te rijden. Dat kunnen we hiermee voorkomen.”
Het systeem van 3Gtms verbetert de samenwerking met klanten middels portals, dashboards en rapportages. Na elke statusupdate van de vervoerders geeft het systeem automatisch een seintje als de aankomsttijden uit de pas dreigen te lopen. “Functionaliteit voor het beheer van onze eigen voertuigen en chauffeurs ontbreekt echter. We kunnen op basis van de ontvangen transportopdrachten perfect ritten samenstellen, maar het toewijzen van die ritten aan onze 250 trekkende en 1.500 getrokken eenheden is niet mogelijk. Daarvoor moeten we een andere oplossing verzinnen.”
Klimaatakkoord
Op 1 april is de eerste klant overgezet op het nieuwe TMS. In de loop van dit jaar en volgend jaar volgen de andere klanten. Tot nu toe verloopt de implementatie zonder veel problemen. “Eén van de eisen was dat het implementeren van nieuwe klanten snel en eenvoudig moet zijn. Dat mag geen zes maanden duren. Wel hebben we enkele zaken in het systeem moeten aanpassen omdat we de eerste klant van 3Gtms in Europa zijn. Dat betreft simpele dingen zoals het omzetten van miles, pounds en dollars in kilometers, kilogrammen en euro’s. Daarnaast heeft 3Gtms op ons verzoek een aantal specifieke functionaliteiten ingebouwd, zoals de mogelijkheid om slecht presterende vervoerders een lagere positie in de rangorde te geven bij het toewijzen van opdrachten. Het algoritme daarvoor hebben wij zelf ontwikkeld”, aldus Schouten.
Met het nieuwe systeem van 3Gtms is Van der Wal klaar voor de gigantische uitdaging in de transportsector op het gebied van duurzaamheid. Het klimaatakkoord van Parijs dwingt transportbedrijven naar andere maatregelen te zoeken, stelt CEO Henk van der Wal. “Tot nu toe hebben we vooral geïnvesteerd in technische oplossingen, denk aan Euro 6-motoren, lzv’s en platooning. Op dat vlak zijn we redelijk aan het eind van onze mogelijkheden. De volgende stap is de beladingsgraad verhogen door meer samenwerking. Daarvoor is transparantie nodig: wat zijn de kosten, wat zijn de voordelen en hoe kunnen we die verdelen? Wij zien voor onszelf als 4PL op dat vlak een rol weggelegd. Met dit systeem bieden we als neutrale partij de transparantie die nodig is om vertrouwen tussen partners te creëren.”
TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: KOOS GROENEWOLD
