Het verzamelen van data is belangrijk. Niet alleen voor de administratie, maar ook voor de verdere ontwikkeling van een bedrijf. Dit geldt ook voor transportbedrijven. Wettelijk gezien moet een chauffeur aan allerlei regelgeving voldoen en door middel van de tachograaf kan de overheid nagaan of hieraan wordt voldaan. Maar de verzamelde gegevens kunnen ook heel nuttig zijn voor de eigen onderneming. Dan is het wel handig om te weten hoe je de beste software hiervoor kunt kiezen. We zetten een vijftal zaken op een rij die van belang zijn bij het maken van de juiste keuze.
1. Toegankelijkheid data
Wanneer het de bedoeling is om actief met de verzamelde data aan de slag te gaan, is het belangrijk dat de informatie voor iedereen goed bereikbaar en bruikbaar is. Zo kan de informatie een leidraad zijn om met chauffeurs in gesprek te gaan over hun prestaties. Om de informatie te ontsluiten is het belangrijk dat er goede software is die de beschikbare data kan verwerken. Met bijvoorbeeld software voor digitale tachograaf – Tachoscan Web with inelo.com wordt alle benodigde informatie op simpele wijze ontsloten.
2. Goede archivering
De juiste software voor transportbedrijven zorgt niet alleen voor goede toegankelijkheid, maar ook voor goede archivering. Wettelijk is namelijk vastgelegd dat deze gegevens minimaal een jaar bewaard moeten blijven. Worden de gegevens ook gebruikt om aan de regels van de Belastingdienst te voldoen? Dan moeten deze zelfs minimaal zeven jaar bewaard worden. Kies dus voor software waarmee de gegevens direct op de juiste wijze gearchiveerd kunnen worden.
3. Afhankelijk van budget
Uiteraard speelt ook je budget een grote rol bij het kiezen van de juiste software voor het analyseren van tachografen en bestuurderskaarten. Houd er echter wel rekening mee dat een lage prijs ook kan betekenen dat de software minder functies heeft. Een investering in een uitgebreidere versie kan op termijn juist veel opleveren, doordat de verzamelde gegevens bruikbare informatie bevatten.
4. Voldoen aan wet- en regelgeving
Het gebruik van software voor analyse van digitale tachografen heeft nog een belangrijk voordeel. Deze software wordt namelijk vaak automatisch up-to-date gehouden omtrent wet- en regelgeving in (Europese) landen. Je hoeft hier dan zelf minder op te letten en dat kan veel uitzoekwerk en veel boetes schelen. De efficiëntie die dat oplevert wordt ook opgemerkt door www.nieuw-volendam.nl.
5. Handmatig of automatisch?
Gegevens uit analoge tachografen moesten altijd handmatig uitgelezen worden. De overstap naar digitale tachografen is wat dat betreft dus een grote stap voorwaarts. Ook data van digitale apparatuur kan uiteraard nog met de hand worden geanalyseerd. Een groot nadeel hieraan is echter dat het een tijdrovende klus is. Is er ruimte voor in het budget? Dan is het aan te raden om te kiezen voor software waarin analyses automatisch uitgevoerd kunnen worden. Wat ook prettig is dat bij een digitale tachograaf (potentiële) overtredingen direct gedetecteerd kunnen worden, terwijl je dit bij handmatige analyse pas achteraf kunt constateren.
Goede software voor een betere bedrijfsvoering
Voor een transportonderneming is het gebruik van analyse software dus een belangrijke manier om bedrijfsprocessen te stroomlijnen en tijd te besparen. Het is daarom aan te raden om bij het zoeken naar de juiste software niet alleen te kijken naar de initiële kosten, maar ook naar de potentiële baten die ermee behaald kunnen worden. Uit bovenstaande blijkt dat met de juiste software analyse van gegevens sneller gaat (zelfs in real time!), de archivering soepeler verloopt en het makkelijker wordt om aan verschillende wet- en regelgeving in binnen- en buitenland te voldoen. Voor veel transportbedrijven zal een investering in de juiste software uiteindelijk veel opleveren.
