Wanneer u als transportbedrijf goederen vervoert of vrachtwagens levert in andere delen van de wereld wilt u het hele vervoersproces graag van deur tot deur monitoren. Daarvoor kunt u externe expertise inhuren, maar vaak wordt vertrouwd op eigen personeel. Waar Amerika bekend staat om hun vervoer met blinkende trucks die draaien op fossiele brandstoffen, zie je dat vervoerders aan de andere kant van de Atlantische Oceaan steeds meer kiezen voor elektrische trucks. Dat geldt ook vice versa voor transportbedrijven in Europa. Zo kreeg Volvo Trucks in Noord-Amerika onlangs een order voor 110 Volvo VNR Electric-trucks van het wereldwijde logistieke bedrijf Maersk.
Wilt u zo’n transport van trucks goed in de gaten houden, dan is goed opgeleid eigen personeel dat ook fysiek aanwezig is bij het vervoer van bijvoorbeeld kostbare elektrische trucks aan te bevelen. Gaan er meerdere personeelsleden mee die het hele logistieke proces in de gaten moeten houden, dan komt er gewoonlijk veel papierwerk bij kijken voor het aanvragen van de benodigde visums. Wanneer u als transportbedrijf een eigen vestiging wilt openen met eigen personeel zal dat veel regelwerk met zich meebrengen. Voor personeel dat permanent in Amerika zal blijven heeft u dan een Green Card nodig. Personen met een Green Card hebben toestemming om in Amerika te wonen en te werken. Gaat u echter alleen op vakantie of op zakenreis dan heeft u die Green Card niet nodig.
Digitaal
Een visum zal u nog altijd fysiek zelf aan moeten vragen bij de Amerikaanse ambassade in Den Haag. Er is echter ook een snellere digitale manier om de juiste papieren voor uw personeel te krijgen als die in Amerika aan de slag gaat, in de vorm van een ESTA. Uw ESTA aanvragen kan tegenwoordig helemaal digitaal. Maar wat is ESTA eigenlijk ? ESTA is een afkorting en staat voor: “Electronic System for Travel Authorization”. Een ESTA is geen fysiek document, maar een elektronische reistoestemming voor de Verenigde Staten van Amerika. De verplichting om deze aan te vragen, is een veiligheidsmaatregel van U.S. Customs & Border Protection.
Personeel op reis
Stuur u uw personeel met een kostbaar transport van trucks op reis naar Amerika dan moet er wel aan een aantal voorwaarden voldaan worden als u een ESTA aan gaat vragen. Daarnaast hebben de meeste reizigers ook een vaccinatiebewijs en een testbewijs in verband met covid nodig. Let dus goed op of u aan de ESTA voorwaarden voldoet die hieronder beschreven staan.
Voor personeel uit bijvoorbeeld de transportsector moet het gaan om het bezoeken van klanten of leveranciers. Daaronder vallen ook zakelijke bijeenkomsten, onderhandelingen omtrent de verkoop van trucks en conferenties op het gebied van mobility. Werken in Amerika met een ESTA is toegestaan, zolang uw personeel niet in dienst treedt van een Amerikaanse organisatie. Wel mag uw personeel betaald krijgen voor de werkzaamheden in Amerika, als de betalende werkgever buiten de Verenigde Staten is gevestigd. Het werk wordt dan gezien als ‘zakenreis’ en voldoet daarmee aan de voorwaarden van een ESTA.
Vanzelfsprekend moeten werknemers beschikken over een geldig paspoort voor de duur van de gehele opdracht of verblijf. De maximale verblijfsduur in de Verenigde staten is dan 90 dagen. Personeel dat met een ESTA reist kan na aankomst in Amerika geen visum, verlenging of verblijfsvergunning aanvragen.
