Rust op de planning en kosten besparen. Dat wordt unaniem genoemd als grootste voordelen van een boordcomputersysteem. Steeds meer transporteurs zijn zich hiervan bewust want de inzet van boordcomputers in de transportsector blijft stijgen.
Dit artikel bestaat uit:
– Een overzicht van de functionele ontwikkelingen op het gebied van boordcomputers
– De ontwikkelingen aan de aanbiederskant
– Wat is een fleetmanagementsysteem?
– Uitleg van de begrippen GPS, GPRS en satellietcommunicatie
– De selectie van een boordcomputer-/fleetmanagementsysteem
– Wie geeft advies over de aanschaf en implementatie van een FMS?
Boordcomputers worden breed ingezet in de transportsector. Dat geldt zeker voor transporteurs met grotere wagenparken. Ruim 90% van de ondernemingen met meer dan 100 trekkende eenheden maakt gebruik van boordcomputers en driekwart van de vervoerders met 50 tot 100 auto’s, zo blijkt uit de meest recente cijfers van TLN’s automatiseringsenquête.
Ook bij bedrijven met kleinere wagenparken is de boordcomputer steeds vaker te vinden. Volgens TLN werkt inmiddels ruim de helft van de transporteurs met 21 tot 50 auto’s ermee en zo’n 30% van de vervoerders met 5 tot 20 trekkende eenheden.
Deze laatste ontwikkeling is mede te verklaren door het feit dat de gebruiker tegenwoordig de software kan huren en daardoor zelf geen systeembeheer meer hoeft te doen, zo melden de boordcomputersleveranciers. Steeds vaker kiezen bedrijven voor een oplossing waarbij de software en het systeembeheer in handen zijn van de boordcomputerleverancier, terwijl de vervoerder zelf de boordcomputers aanschaft en tegen een vast bedrag per maand via een eigen login op internet gebruik maakt van de bijbehorende toepassing.
Breed toepasbaar
De motor achter de groeiende inzet van boordcomputers zijn de steeds bredere toepassingsmogelijkheden. Begin deze eeuw was dit alleen een geautomatiseerde urenverwerking van de chauffeurs plus informatie over het gebruik van de wagen. De komst van mobiele datacommunicatie en plaatsbepaling heeft hier de nodige waardevolle functies aan toegevoegd. Denk aan tracking&tracing van de trucks en berichtenverkeer tussen planners en chauffeurs om o.a. order- en statusinformatie uit te wisselen. Ook (truck)navigatie, verbruiks-/rijstijlanalyse en het op afstand uitlezen van de chauffeurskaart en het massageheugen van de digitale tachograaf zijn inmiddels veelgebruikte functies.
Voertuigen volgen
Dankzij plaatsbepaling – meestal via GPS – is precies te zien op welk tijdstip en welke plaats een wagen is gestopt, hoelang hij daar stond, wanneer en waarheen de wagen is vertrokken en welke route hij heeft genomen. Ook snelheidsovertredingen zijn nauwkeurig in kaart te brengen omdat op elk deel van de route te zien is hoe hard de auto reed.
Mobiele datacommunicatie zorgt ervoor dat de geregistreerde gegevens op elk gewenst moment opvraagbaar zijn. Zo is de positie van de wagen realtime te volgen en kunnen gegevens die van belang zijn voor de planning, facturatie en de informatievoorziening aan klanten vanuit de auto naar kantoor worden verzonden. Andersom kunnen nieuwe orders snel en compleet aan de chauffeur worden doorgegeven, zonder dat de planner hiervoor met de chauffeur hoeft te bellen.
Ook uit beveiligingsoogpunt is het kunnen volgen van het materieel een pré. Regelmatig worden gestolen wagens of opleggers teruggevonden dankzij plaatsbepaling op de voertuigunit.
Kosten besparen
De belangrijkste aanschafreden voor een boordcomputersysteem is kosten besparen. Enerzijds door het telefoonverkeer tussen planning en chauffeurs (grotendeels) te vervangen door datacommunicatie. Anderzijds door een geautomatiseerde verwerking van de chauffeursuren-/onkosten en het snel en foutloos beschikbaar hebben van realtime informatie over rit en orders. Op basis daarvan kunnen processen worden bijgestuurd en geoptimaliseerd.
Wat dit laatste betreft neemt het belang van ordermanagement toe, naast de verwerking van de chauffeursuren/-onkosten en het realtime volgen van de ritten.
Bij ordermanagement via de boordcomputer worden ordergegevens vanuit het TMS met de ritlijst meegestuurd naar de boordcomputer, waarna de rit- en statusinformatie ordergerelateerd wordt vastgelegd. Zo kunnen bijvoorbeeld kilometers, uren, laad-/los- en wachttijden niet alleen worden gekoppeld aan een auto of chauffeur, maar ook aan orders, klanten of klantlocaties. Op deze manier is gedetailleerdere managementinformatie te verkrijgen of eenvoudig een performancerapportage te genereren. Daarnaast verloopt de facturatie sneller omdat de juiste informatie vroegtijdig beschikbaar is in het TMS.
Emballage-administratie
Een belangrijk voordeel van ordergerelateerde gegevensregistratie via de boordcomputer is dat ook de emballage-administratie en de registratie van schades, manco’s en afwijkingen sneller en accurater bij te houden zijn. Als de chauffeur al op het laad-/losadres op de boordcomputer invult welke en hoeveel emballage hij meeneemt en welke bijzonderheden er zijn, kan dit rechtstreeks in het TMS worden verwerkt.
Zo is altijd duidelijk waar zich welke emballage bevindt, terwijl het tijdrovende en foutgevoelige overtypen van deze informatie achteraf vervalt. Ook zijn de planning en customer service snel op de hoogte van afwijkingen zodat ze waar nodig actie kunnen ondernemen om extra kosten te voorkomen.
Temperatuurbewaking
Een al langer bekende functie op de boordcomputer is het op afstand bewaken van de condities in de laadruimte, zoals temperatuur, druk en vloeistofniveau. Dit gebeurt via sensoren in de laadruimte die in verbinding staan met de boordcomputer.
Steeds breder toegepast wordt daarnaast het realtime plannen. Hierbij komt positie- en statusinformatie vanuit de boordcomputers rechtstreeks binnen in een ritplanningssysteem. Dit rekent op basis van de actuele info de planning steeds opnieuw door en meldt verwachte knelpunten op het planbord, zodat de planner tijdig kan bijsturen.
Relatief nieuw is documentscanning onderweg. Hiervoor wordt een portable scanner gekoppeld aan de boordcomputer zodat de chauffeur in zijn cabine een (vracht)document kan scannen dat snel op kantoor beschikbaar moet zijn. De boordcomputer verstuurt het gescande document samen met de andere ritgegevens naar de thuisbasis, waar het rechtstreeks in het TMS kan worden gearchiveerd.
Navigatie
Inmiddels veelgebruikt is (truck)navigatie op de boordcomputer. Nagenoeg alle aanbieders hebben ervoor gezorgd dat er een (truck)navigatiesysteem op hun boordcomputer draait, zodat hiervoor geen apart ‘kastje’ meer nodig is. Praktisch is ook dat de adressen die vanaf kantoor zijn doorgestuurd, meteen door het navigatiesysteem worden herkend. De chauffeur hoeft ze dus zelf niet meer in te voeren.
Naast de routenavigatie kunnen via het display van de boordcomputer vaak ook de beelden van achteruitrij- en dode hoekcamera’s worden bekeken.
Een andere functie die veel boordcomputersystemen inmiddels ook kennen is geofencing, ofwel gebiedsbewaking. Hierbij kan op de kaart een gebied worden gemarkeerd, waarna de boordcomputer automatisch een bericht verstuurt als een wagen deze zône in- of uitrijdt. Dit bijvoorbeeld ter bewaking van waardevolle lading of om de klant te kunnen waarschuwen dat de auto binnen een bepaalde tijd aankomt.
CANbus-koppeling
Ontwikkelingen waar alle aanbieders zich nog volop mee bezighouden, zijn interfaces met de FMS/CANbus en de digitale tachograaf. Bij de CANbus-koppeling ligt de nadruk op de weergave van het brandstofverbruik en de rijstijl van de chauffeur, waar steeds verfijndere rapportages van worden gemaakt. Een recente ontwikkeling op dit gebied is een ‘live’ rijstijlanalyse voor de chauffeur. Tijdens het rijden registreert de boordcomputer de rijstijl van de chauffeur en waarschuwt als deze afwijkt van normaal, bijvoorbeeld bij te hoog in de toeren rijden of lang stationair draaien. Deze functie wordt steeds vaker ingezet om het effect van een training in zuinig rijden langer vast te houden.
Daarnaast zijn veel boordcomputers in staat ook het brandstofniveau in de tank bewaken. Hierbij stuurt het systeem een alarmmelding naar kantoor als het brandstofniveau in een kort tijdsbestek drastisch daalt, wat kan wijzen op diefstal. Ook het onnodig tanken buiten de eigen pomp kan hiermee beperkt worden.
Digitach
De ontwikkelingen rondom de digitale tachograaf zijn tweeledig. Allereerst hebben de meeste boordcomputers een koppeling met de digitale tachograaf om de chauffeurskaart en het massageheugen onderweg uit te lezen. De tachodata worden via de boordcomputer naar kantoor verstuurd zodat de chauffeur hiervoor niet meer op de thuisbasis hoeft te komen.
Daarnaast houden veel boordcomputers rekening met de Europese rij- en werktijdenregeling (561/06), die via de digitale tachograaf nauwkeurig kan worden gecontroleerd. De boordcomputer waarschuwt als overschrijding van de toegestane werk-/rijtijd dreigt of de rusttijd niet geldig is. Dit natuurlijk om hoge boetes te voorkomen. Het mooiste is als niet alleen de chauffeur maar ook de planner zicht heeft op de actuele (en resterende) werk- en rusttijden, zodat beide weten waar ze wat de uren betreft aan toe zijn.
De koppelingen met de CANbus en de digitale tachograaf maken het overigens ook mogelijk dat boordcomputers die zonder tussenkomst van de chauffeur gegevens registreren, zoals C-Track, Qualcomm OmniOne en Scania Communicator, naast de ritgegevens nu ook voertuiggerelateerde informatie en (tacho)uren kunnen vastleggen en verwerken.
Subcontractors
Vervoerders die de hele orderstroom willen betrekken in het via de boordcomputer geautomatiseerde proces, nemen steeds vaker ook hun charters daarin mee. Een groeiend aantal bedrijven kiest ervoor de vaste charters uit te rusten met het eigen boordcomputersysteem of de charteruitvoering daarvan. Bij deze laatste ontbreekt de koppeling met het voertuig, waardoor het systeem goedkoper en gemakkelijk te (de)monteren is.
Portable boordcomputer
Wat de hardware betreft is de touchscreen chauffeursterminal inmiddels gemeengoed. Naast de leverancierspecifieke boordcomputer passen diverse aanbieders ook standaard hardware toe, zoals een Windows XP computer, Skeyepad of PDA. Een voordeel hiervan is dat maatwerktoepassingen eenvoudiger te realiseren zijn.
De PDA, een mobiele oplossing, wordt vaak ingezet in situaties waar de chauffeur de boordcomputer ook buiten de auto moet gebruiken. Bijvoorbeeld om barcodes te scannen, de ontvanger digitaal te laten tekenen of foto’s te maken. Vooral voor transporteurs die geïnteresseerd zijn in het volgen van zendingen en een digitale POD biedt een draagbare boordcomputer uitkomst.
Inmiddels zijn er verschillende robuuste handhelds op de markt, o.a. van Intermec, Psion en Motorola, die geschikt zijn voor gebruik in transport. Deze zijn voorzien van GPS-plaatsbepaling, GSM/GPRS-modem, een geïntegreerde scanner, navigatie en soms ook een camera. Ook is het in een aantal gevallen mogelijk de handheld uit te breiden met een CANbus-datalogger, zodat ook de voertuiggegevens beschikbaar zijn.
Software te huur
Een ontwikkeling die zich op boordcomputergebied duidelijk aftekent, is hosting van de software. Hierbij wordt de kantoorsoftware van het boordcomputersysteem niet langer aanschaft en geïnstalleerd op de eigen server, maar tegen een vast maandbedrag gehuurd van de aanbieder. De software draait dan op een server van de aanbieder en de gebruiker werkt ermee via een eigen login op internet.
Dit heeft diverse voordelen. Zo kan de planner vanaf elke werkplek met internetaansluiting – ook thuis – met het boordcomputersysteem werken en is er voor deze software geen eigen servercapaciteit en systeembeheer meer nodig.
Daarnaast biedt een internetoplossing meer mogelijkheden om klanten te laten ‘meekijken’ of zelfs te communiceren met de chauffeurs. Dit wordt gerealiseerd via een eigen login voor de klant, waarbij de vervoerder/logistiek dienstverlener overigens wel zelf kan bepalen wat een klant mag zien en/of doen.
Kosten
De kosten voor een boordcomputersysteem bestaan naast de aanschaf van de voertuigunit uit de aanschaf/huur van de software, mogelijk een nieuwe server, het ontwikkelen van de interfaces met andere systemen, de mobiele datacommunicatie en een servicecontract. Is er sprake van een afweging tussen de aanschaf of huur van de software, dan is het van belang vooraf goed door te rekenen welk van beide qua kosten interessanter is. Interfaces worden meestal op uurtariefbasis in rekening gebracht, terwijl de softwarehuur en communicatiekosten vaak worden aangeboden tegen een ‘flat fee’, ofwel een vast bedrag per auto/gebruiker per maand.
Breed aanbod
Niet alleen de vraag naar boordcomputers blijft stijgen, ook het aanbod nam in de eerste vijf jaar van deze eeuw sterk toe. Waren er in 2000 nog 11 leveranciers, sinds enkele jaren ligt dat aantal rond de 30. Een overzicht hiervan is te vinden op www.ttm.nl.
De groei in het aanbod is voornamelijk te verklaren vanuit de techniek. Voor de hardware van een fleetmanagementsysteem zijn bijna allemaal standaardcomponenten beschikbaar. Je hebt al een FMS als je een unit met GPS-plaatsbepaling en een GSM/GPRS-modem combineert met een website op internet waarop je de wagens kunt volgen en een kilometerregistratie kunt opvragen. Deze systemen schoten de afgelopen jaren als paddestoelen uit de grond, wat de selectie van een FMS niet vergemakkelijkt.
De clou ligt echter niet zozeer bij de apparatuur maar vooral bij de toepassingen die worden geboden. Voor de transportsector zijn dat een gedegen rit- en urenregistratie (meestal op basis van de CAO), tracking & tracing, berichtenverkeer dat is geïntegreerd met de transportmanagement- en/of ritplanningssoftware, navigatie op de boordcomputer, een geïntegreerde achteruitrij-/dodehoekcamera, een nauwkeurige brandstofregistratie en uitleesmogelijkheden voor de digitale tachograaf. Ook de service en de innovatiekracht van de leverancier zijn belangrijke aspecten.
Wat dit laatste betreft is het positief dat steeds meer boordcomputerleveranciers internationaal opereren. Aanbieders als Transics, Qualcomm, CarrierWeb, GreenCat, Trimble Transport & Logistics (voorheen Punch Telematix), Prometheus, C-Track, Scania en Volvo zijn ook buiten de Benelux volop actief. Een gunstige ontwikkeling voor de transportsector: parallel aan de stijgende nationale èn internationale afzet groeien ook de organisaties van de boordcomputerleveranciers. Daardoor is meer mankracht en budget beschikbaar voor R&D en service.
TMS-aanbieders
Hoewel de meeste systemen worden geleverd door bedrijven die zich puur op boordcomputers concentreren, zijn ook verschillende aanbieders uit andere disciplines niet onverdienstelijk aanwezig op deze markt. Zo bieden de TMS-leveranciers Centric Logistic Solutions, Com-Unit en GMT een boordcomputeroplossing die helemaal is geïntegreerd met hun TMS. Ook GreenCat integreerde de TopIQ boordcomputer met haar beide TMS, Cat4 Road Haulier en RoadRunner+.
Verschillende aanbieders, waaronder GMT en KPN, maken overigens gebruik van de mobiele oplossing van Prometheus die als OEM is te integreren met andere systemen. Ook Centric zette tot eind 2007 de Prometheus-oplossing in en blijft deze bij bestaande klanten ondersteunen, maar levert nu de Roady Fleetmanagement Solution, een zelf ontwikkeld boordcomputersysteem.
Daarnaast bieden de meeste truckfabrikanten tegenwoordig een eigen fleetmanagementsysteem, zoals Volvo, Scania, Mercedes, MAN en DAF. In ons land zijn tot nu toe vooral Volvo en Scania actief met hun boordcomputersoplossing.
Boordcomputer of fleetmanagementsysteem?
Als het gaat over fleetmanagementsystemen wordt in de transportsector meestal gesproken over boordcomputers. Een boordcomputeroplossing is weliswaar een fleetmanagementsysteem, maar dit begrip dekt een bredere lading. Ook alle voertuigvolg-/kilometerregistratiesystemen voor de bestel- en personenwagenmarkt zijn fleetmanagementsystemen. Volgsystemen voor opleggers en containers behoren eveneens tot de FMS. Daarnaast duiden sommige leveranciers van tracking & tracingsystemen via internet hun oplossing als FMS aan.
Het hart van een fleetmanagementsysteem bedoeld voor een trekkende eenheid wordt gevormd door een black box die in het voertuig wordt ingebouwd of een handheld met FMS-oplossing. Deze zijn standaard voorzien van plaatsbepaling (meestal GPS) en mobiele datacommunicatie via het GSM-netwerk (meestal GPRS) of satellietcommunicatie.
De black box registreert zonder tussenkomst van de chauffeur o.a. de gereden kilometers, snelheid en route, toerentallen, stationnair draaien en de stilstandtijd en -locaties. Voor gebruik in bestelwagens is dit voldoende als alleen van belang is waar de auto rijdt, welke route wordt gekozen, wat de rijtijden zijn en hoe de auto gebruikt wordt.
Steeds vaker wordt echter een oplossing met een handheld terminal ingezet. Voorheen was dit alleen mogelijk in combinatie met een blackbox, maar sinds enkele jaren zijn er robuuste handhelds op de markt met ingebouwde GPS-plaatsbepaling en GPRS-communicatie. De voordelen van een handheldtoepassing zijn o.a. dat er order- en statusinformatie kan worden uitgewisseld, dat een klant digitaal kan tekenen of een servicemonteur zijn projectadministratie digitaal kan bijhouden. Op een handheldtoepassing draait meestal ook een navigatiesysteem.
De fleetmanagementsoftware voor de bestel- en personenwagenmarkt wordt veelal via internet aangeboden. Op een speciale website kunnen de auto’s worden gevolgd en is een kilometer-/urenrapportage (o.a. t.b.v. de fiscus) op te vragen. In een aantal gevallen is een fleetmanagementsysteem gekoppeld aan een navigatiesysteem, zoals bij GPS Buddy, Tom Tom Work of C-Track. Hierbij doet het beeldscherm van het navigatiesysteem ook dienst als chauffeursterminal om berichten en positie-/statusinformatie uit te wisselen.
De fleetmanagementtoepassingen in vrachtwagens zijn breder van opzet. Naast de black box is er een chauffeursterminal waarop de chauffeur de stilstandtijd verantwoordt, zoals laden/lossen, wachten, en rusten. Deze ritregistratie vormt de basis voor de verloning van de chauffeur. Voor de urenverwerking op basis van de CAO en de analyse van de via de boordcomputer geregistreerde gegevens wordt in de transportsector speciale software meegeleverd.
Op de chauffeursterminal krijgt de chauffeur bovendien de ritlijsten of losse orders binnen en meldt hij deze af. Ook andere informatie, bijvoorbeeld de emballage-administratie en losse tekstberichten, worden via de boordcomputer uitgewisseld.
Cruciaal in een boordcomputeroplossing is de koppeling met de backofficesoftware, zoals het TMS en een ritplanningssysteem. Deze interface maakt het mogelijk een (grafisch) planbord en de dossiers automatisch bij te werken met actuele informatie vanuit de wagens. Deze gegevens kunnen ook gemakkelijk naar een tracking & tracingsite op internet worden doorgezet.
Volgsystemen getrokken materieel
Naast fleetmanagementsystemen voor voertuigen zijn er ook specifieke toepassingen voor getrokken materieel zoals opleggers en containers. Met zo’n systeem kunnen een aantal zaken op afstand worden gevolgd of bewaakt, waaronder de positie, de gereden route, de temperatuur, de luchtdruk, de bandenspanning, aan- en afkoppelen, deuren openen/sluiten en aan welke trekkende eenheid de oplegger/container is gekoppeld. Hiervoor is de unit, die op de oplegger of container wordt gemonteerd, voorzien van plaatsbepaling, een communicatiemodem en sensoren.
Om een oplegger of container continu te blijven volgen – ook als deze is losgekoppeld van de trekkende eenheid – is het van belang dat de unit een eigen stroomvoorziening heeft. Bij geconditioneerd wegtransport wordt de unit normaal gesproken aangesloten op de stroomvoorziening van het koelsysteem op de oplegger. In andere situaties heeft de unit een eigen accu nodig. Deze wordt meestal opgeladen als de getrokken eenheid is aangekoppeld en zorgt ervoor dat het fleetmanagementsysteem na afkoppelen/afzetten nog een tijdlang zelfstandig functioneert. Hoelang dit is, verschilt per systeem en hangt ook af van de intensiteit van de communicatie.
GPS, GRPS of satellietcommunicatie?
De afkortingen op het gebied van mobiele communicatie kunnen leiden tot begripsverwarring. Wat is nu GPRS, GPS en satellietcommunicatie? Een korte uitleg:
GPS staat voor Global Positioning System en is een systeem dat wordt gebruikt voor plaatsbepaling. Dit gebeurt via 24 satellieten die in vaste banen rond de aarde draaien en elk een eigen signaal uitzenden. Met de onvangst van drie of vier van deze signalen kan een GPS-ontvanger zijn positie op aarde tot op enkele meters nauwkeurig bepalen.
GPS is niet te verwarren met satellietcommunicatie. Bij satellietcommunicatiesystemen zoals Qualcomm en SpaceChecker wordt niet alleen de positie van de wagens bepaald, maar kunnen via de satellieten ook berichten worden uitgewisseld tussen thuisbasis en voertuigen.
GPRS staat voor General Packet Radio Service. Het is een techniek op het GSM-netwerk die het mogelijk maakt om meer data te verzenden en ontvangen dan mogelijk was met traditionele GSM-telefoons of -modems. Dit komt omdat GPRS de data niet in één keer over het netwerk verstuurd, maar in stukjes. Op die manier wordt het netwerk efficiënter gebruikt. GPRS kent geen beperking aan de berichtlengte (zoals bij SMS) en de gebruiker betaalt niet per bericht, maar per hoeveelheid data die wordt verstuurd. Zo kunnen eenvoudig complete orders worden verstuurd en is het mogelijk de software in de boordcomputer vanaf de thuisbasis ‘door de lucht’ te updaten.
De selectie van een boordcomputersysteem:
Goede voorbereiding noodzakelijk!
Voor een succesvolle selectie en implementatie van een boordcomputersysteem is een goede voorbereiding vereist. Want de aanschaf van een boordcomputer is niet slechts de keuze voor een mooi schermpje: het is het veranderen van de interne bedrijfsprocessen.
De selectie van een boordcomputer begint met de analyse van de bedrijfsprocessen: welke informatie is nodig, hoe wordt deze gepresenteerd aan de planner, de chauffeur, de administratie en het management en hoe gaat de organisatie hier in de praktijk mee om? Wie neemt bijvoorbeeld contact op met een chauffeur met een te hoog verbruik en hoe wordt dit bijgestuurd? Belangrijk is het ook om te bepalen hoe het TMS moet worden bijgewerkt en welke informatie wordt teruggekoppeld naar de opdrachtgever.
Implementatieplan
Zijn de processen in kaart gebracht, dan kan worden bekeken welke boordcomputerfuncties vereist en gewenst zijn. Bepaal daarbij ook in welke volgorde ze geïmplementeerd gaan worden en hoe de huidige werkwijze en procedures moeten worden aangepast. Zoek eveneens uit welke deskundigheden en investeringen nodig zijn voor de boordcomputerimplementatie.
Deze stappen worden vastgelegd in een implementatieplan. Dit begint met enkele pagina’s met hoofdlijnen, die het managementteam bespreekt en na goedkeuring ondertekent. De invoering van een boordcomputersysteem is immers een traject dat vrijwel de hele organisatie raakt en waarmee een behoorlijke investering is gemoeid.
Dan volgt overleg met de afdelingshoofden en andere direct betrokkenen, waarna het plan verder kan worden uitgewerkt. Meestal beslaat het volledige implementatieplan zo’n 10 tot 20 pagina’s. Voor een succesvolle selectie en invoering van een boordcomputersysteem is het belangrijk dat het implementatieplan duidelijk is en door iedereen wordt ondersteund.
Demo
In het implementatieplan wordt beschreven wat de doelstellingen zijn die met de boordcomputers moeten worden gerealiseerd. Op basis hiervan kunnen leveranciers worden benaderd en een lijst worden gemaakt van aanbieders die binnen de doelstellingen passen. Zorg ervoor dat een shortlist van maximaal vier leveranciers overblijft en nodig die partijen uit voor een demonstratie.
Het is praktisch om voorafgaand aan de demosessies enkele lastige situaties te beschrijven die veel handwerk met zich meebrengen en die via het boordcomputersysteem geautomatiseerd moeten worden. Als de leveranciers deze praktijkcase verwerken in hun demo is veel beter te beoordelen of het systeem voldoet aan de gestelde eisen en wensen.
Neem tijdens de demosessies ook de opzet door voor de totale uitrol aan kosten. Let hierbij niet alleen op de eenmalige aanschafprijs, maar ook op de kosten voor communicatie met de voertuigen, interfaces met het TMS, de urenverwerkingssoftware en/of een ritplanningssysteem, aan te schaffen hardware of eventueel gebruik van de server van de leverancier, onderhoud, toekomstige uitbreiding en de uitvoering van het project.
Pilot
Als de voorkeur voor een systeem duidelijk is, bereid dan een pilot voor met enkele auto’s. Deze is niet bedoeld als test of het systeem functioneert: dat doet het bij andere vervoerders ook. Een pilot is eigenlijk een pré-implementatie waarbij de eigen situatie al zoveel mogelijk wordt geïmplementeerd alsof het de hele vloot betreft. Zo is – op kleine schaal – te bekijken of het boordcomputersysteem de doelstellingen realiseert.
Denk vooraf goed na over hoe de vragenpaden voor de boordcomputer eruit gaan zien. Deze bepalen hoe het systeem reageert, welke informatie aan de chauffeur wordt getoond en wat er terugkomt op kantoor. De manier waarop dit gebeurt kan per leverancier verschillen.
Implementatie
Zijn deze voorbereidingen getroffen, dan kan de implementatie beginnen. Deze start met de de uitvoering van de pilot. Belangrijk is dat dit gebeurt met voldoende aandacht en mankracht. De investering in een boordcomputersysteem, zowel in geld als in tijd van de medewerkers, is te groot om zomaar even te doen. Zorg daarom voor een aparte projectleiding en een goede instructie aan alle medewerkers die met het systeem te maken hebben: planners, chauffeurs en administratie.
Na de pilot is het tijd om te beslissen over de verdere uitrol van de boordcomputers. Voldoet het systeem in de praktijk? Is dat het geval, werk dan het financiële plan volledig uit en bepaal in welke stappen het systeem wordt uitgerold over het hele wagenpark.
ROI
De aanschaf van boordcomputers brengt meestal een forse investering met zich mee, zeker bij grotere aantallen. Denk dan niet alleen aan de hardware in de auto maar ook aan de benodigde servers op de thuisbasis of kosten voor het gebruik van de software, nieuwe data-abonnementen, instructies (dus stilstand) voor chauffeurs en planners, etc.
Belangrijk is het ook voldoende tijd te besteden aan het testen en optimaliseren. Functioneert het systeem niet goed, dan wordt de beoogde efficiency ook niet (of veel later) bereikt.
Wie het gebruik van de boordcomputer na enige tijd verder gaat uitbreiden, dient rekening te houden met een tijdsbesteding van enkele weken voor een projectleider, naast de kosten van de boordcomputerleverancier.
Hoe snel een boordcomputer is terug te verdienen en met welke functies, moet vooraf al worden ingeschat. Houd er wel rekening mee dat het verstandig is om het systeem stapsgewijs in te voeren. Dit verlengt weliswaar de terugverdientijd, maar biedt aanzienlijk meer kans op een succesvolle implementatie.
ICT-advies
Wie advies wil over de vernieuwingsmogelijkheden op het gebied van ICT of op zoek is naar de juiste ICT-adviseur kan contact opnemen met Syntens (zie ook www.syntens.nl). Deze stichting is een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en ondersteunt bedrijven kostenloos bij innovatietrajecten.
Hiervoor kan via internet eerst een eigen bedrijfsanalyse worden uitgevoerd, de zogenaamde innovatiequickscan (zie ook www.iqs.nl). Op basis van de uitkomsten daarvan stelt een Syntens-adviseur een innovatieactieplan op, een praktisch plan van aanpak om gewenste vernieuwingen te realiseren.
ICT-selectietrajecten doet Syntens niet zelf, maar de organisatie kan doorverwijzen naar een netwerk van experts en kennisinstellingen, waaronder TLN Consultancy en EVO. Tijdens het selectietraject blijft Syntens overigens wel ‘over de schouder meekijken’. Geïnteresseerden kunnen contact opnemen met Hans Andela, Syntensadviseur in Amsterdam, via (088) 4440249.
Bekijk hier een lijst met leveranciers van fleetmanagementsystemen en trailervolgsystemen
