Ga naar hoofdinhoud

Ritplanningssysteem ondersteunt planner

De kwaliteit van de ritplanning heeft direct invloed op het operationele resultaat van een transportbedrijf. Mede daarom is er ook in deze tijd van economische tegenwind belangstelling voor ritplanningssystemen. Daarnaast groeit de inzet van deze software door nieuwe mogelijkheden om steeds complexere planningsvraagstukken te optimaliseren.

Dit artikel bestaat uit:

-Een overzicht van de functionele ontwikkelingen op het gebied van ritplanningssystemen of advanced planningsssystemen (APS)

– De ontwikkelingen aan de aanbiederskant

– Hoe werkt een ritplanningssysteem?

– De selectie van een ritplanningssysteem

– Wie geeft advies over de aanschaf en implementatie van een ritplanningssysteem?

Uit de TLN’s ICT-enquêtes van de afgelopen jaren blijkt dat in totaal zo’n 15% van de Nederlandse vervoerders gebruik maakt van een ritplanningssysteem. De inzet is het grootst bij bedrijven met meer dan 100 eenheden: zo’n 60% daarvan maakt de planning met behulp van een ritplanningssysteem. Ook bij transporteurs met wagenparken vanaf 50 eenheden is deze software inmiddels ingeburgerd: ruim de helft van deze bedrijven werkt ermee.

Dat ritplanningssoftware vooral te vinden is bij grotere transportondernemingen en logistiek dienstverleners ligt – naast een groter voordeel voor hen – mede aan de hogere automatiseringsgraad van deze bedrijven. Een TMS is immers een voorwaarde voor het goed functioneren van een ritplanningssysteem. Toch automatiseren ook transporteurs met minder dan 50 eenheden hun planning. Want niet zozeer de omvang van het wagenpark, maar vooral de complexiteit en de dynamiek van een planning zijn bepalend voor het zinvol inzetten van een ritplanningssysteem. Om die reden maakt ook groot aantal verladers en eigen vervoerders gebruik van deze software, zo melden de aanbieders.

ROI

De groeiende belangstelling voor ritplanningssystemen hangt nauw samen met de bredere inzetbaarheid ervan. Ook de terugverdientijd heeft een gunstige invloed op de investeringsbereidheid.

De belangrijkste aanschafreden is nog steeds het besparen van kosten door efficiënter te plannen. Ook het centraliseren van de ‘plankennis’ binnen één systeem, waardoor deze niet meer alleen in de hoofden van één of enkele mensen zit, blijft een belangrijk argument voor de overstap op een geautomatiseerde planning.

Andere vraagstukken

Een ritplanningssysteem richt zich op het optimaliseren van de planning door het zo efficiënt mogelijk verdelen van stops en opdrachten over het beschikbare materieel en personeel, binnen de aangegeven randvoorwaarden en restricties. Lange tijd richtten deze systemen zich vooral op (fijnmazige) distributievraagstukken. De onderliggende algoritmes, waarmee dit type planning wordt berekend en geoptimaliseerd, zijn inmiddels uitgekristalliseerd en worden op grote schaal ingezet.

Daarnaast werd de afgelopen jaren flink geïnvesteerd in algoritmes voor het optimaliseren van andere planningsvraagstukken. Eén daarvan is het inplannen van retourvracht en afhaalorders in een bestaande planning via voorstellen die rekening houden met de actuele situatie van voertuigen en opdrachten. Ook is de huidige ritplanningssoftware in staat zowel één- als meerdaagse planningen te automatiseren. Hierdoor kan een ritplanningssysteem ook worden ingezet in internationaal transport.

Recent ontwikkeld is verder optimalisatiesoftware voor het plannen van intermodale transporten en tank-/bulkvervoer met gecompartimenteerde opleggers.

 

Realtime plannen

Inmiddels ingeburgerd in een geautomatiseerde planning zijn interfaces met boordcomputers of andere mobiele toepassingen. Optimalisatie en executie worden daarmee geïntegreerd in één omgeving: het ritplanningssysteem wordt continu gevoed met actuele gegevens en rekent op basis hiervan de planning steeds opnieuw door. Zo worden afwijkingen van een eerder gemaakte planning snel zichtbaar, waardoor tijdig actie ondernomen kan worden. Ook doet de software een voorstel hoe eventuele wijzigingen zo gunstig mogelijk in de bestaande planning kunnen worden verwerkt.

Gebruikelijk is tegenwoordig ook dat via een ritplanningssysteem niet langer één, maar meerdere planners gelijktijdig aan dezelfde planning kunnen werken, al dan niet op verschillende locaties.

Koppelingen zijn er niet alleen met mobiele oplossingen, maar uiteraard ook met TMS of ERP-systemen. Zo’n interface is noodzakelijk voor het goed functioneren van het ritplanningssysteem en wordt normaal gesproken ontwikkeld door de leverancier van het TMS of ERP-systeem. Enkele aanbieders van ritplanningssystemen zijn nog een stap verdergegaan: hun optimalisatie-algoritme kan volledig in een TMS of ERP-systeem worden geïntegreerd. Voorbeelden daarvan zijn ORTEC en WinRoute in SAP en PTV Intertour in Despatch Advisor van Direct Distributie.

 

Betere kaarten

Naast de algoritmiek, eigenlijk de ‘motor’ van een ritplanningssysteem, verandert ook het onderliggende kaartmateriaal. Jaarlijks worden kaarten gedetailleerder en groeit de dekking van verschillende landen. Zo komen voor Oost Europa steeds meer citykaarten beschikbaar en is er inmiddels goed kaartmateriaal voor regio’s als Zuid Afrika, Australië, het Midden-Oosten en Zuid Amerika.

Ook kan ritplanningssoftware omgaan met grotere kaarten op straatniveau en zijn er meer mogelijkheden om kaarten te bewerken. Wegen kunnen bijvoorbeeld op bepaalde tijden worden afgesloten voor bepaalde voertuigen. Of file-informatie geeft aan wat de vertraging tussen bepaalde tijdstippen is, waarna de ritplanningssoftware hiermee rekening houdt. Ook tolwegen zijn aan te geven en langzaam maar zeker doen ook gegevens als brughoogtes en gewichtsbeperkingen hun intrede in het kaartmateriaal.

Verder zijn verschillende ritplanningssystemen al voorbereid op ‘groener’ rijden. Ze kunnen bijvoorbeeld aangeven wat de emissie is van een rit.

 

Webenabled

Toekomstige ontwikkelingen aan ritplanningssystemen zijn het webenabled maken van de software en het gebruik van intelligent agents. Een webenabled systeem is toegankelijk via een browser, waardoor er op elke computer met internetverbinding mee kan worden gewerkt. Momenteel functioneren de traditionele toepassingen nog beter, maar leveranciers verwachten dat de komst van webenabled ritplanningssoftware een kwestie van tijd is.

Daarnaast wordt in diverse pilots onderzoek gedaan naar het gebruik van software-agents in logistieke planningsvraagstukken. Kleine stukjes software communiceren daarbij razendsnel met elkaar om zo tot een goede oplossing voor de planning te komen. Het onderzoek bevindt zich nu nog in het ‘laboratoriumstadium’, maar de verwachting is dat ook agents hun weg gaan vinden in ritoptimalisatie-oplossingen.

 

Marktverhoudingen

In tegenstelling tot de overige transportsoftware is het aanbod aan ritplanningssystemen overzichtelijk. Dit heeft vooral te maken met de complexiteit van de software, waardoor er niet snel nieuwe aanbieders in deze markt stappen.

Er zijn nu negen aanbieders van ritplanningssystemen in ons land: AKB-INTRIS, Delta-Logis, EVO Informatie-Technologie, InforIT, ORTEC, PTV Benelux, Quintiq, Routing International en Transvision. De contactgegevens van deze aanbieders zijn terug te vinden in de Leverancierslijst ritplanningssystemen. Op de eigen websites van de aanbieders is te vinden voor welke doelgroepen en plansituaties zij geautomatiseerde oplossingen hebben ontwikkeld.

ORTEC en PTV zijn al jaren marktleiders in ons land als het gaat om ritplanningssystemen. Ook internationaal zijn ze volop actief. Dit geldt eveneens voor vijf van de zeven andere aanbieders. Alleen EVO-IT en Delta-Logis opereren uitsluitend in de Benelux.

Hoe werkt een ritplanningssysteem?

Een ritplanningssysteem bestaat uit verschillende componenten. De belangrijkste zijn de algoritmes die de ritplanning berekenen, de wegennetwerken en de randvoorwaarden waarbinnen het transport moet plaatsvinden.

Een algoritme vormt het rekencentrum van de software: het berekent de beste route, meestal op basis van de laagste kosten. Hiervoor moet het systeem worden gevoed met een aantal gegevens:

de orderkenmerken (soort goederen, grootte, aantallen, gewicht),

de laad- en lostijden (stoptijden)

de adresgegevens van de laad- en losadressen (inclusief eventuele restricties, zoals toegankelijkheid en openingstijden)

de beladingsrestricties

de beschikbare voertuigen en de voertuigkenmerken (o.a. laadvermogen, compartimenten)

het beschikbare personeel

de kosten per uur en per kilometer

de gemiddelde snelheden op trajecten.

Deze gegevens zijn normaal gesproken – grotendeels – afkomstig uit het TMS/ordermanagementsysteem en dienen accuraat ingevoerd te worden. Een geautomatiseerde ritplanning valt of staat met de kwaliteit van deze gegevens! Zijn de gegevens onnauwkeurig of onvolledig, dan kan het ritplanningssysteem nooit een optimale ritindeling berekenen! Een interface met het back-office systeem is dan ook een vereiste.

Andersom wordt de planning die is berekend met behulp van het ritplanningssysteem teruggekoppeld naar het TMS of ordermanagementsysteem, waar de dossiers automatisch worden bijgewerkt. Ook kan planinformatie via e-mail of internet aan derden beschikbaar worden gesteld.

 

Dynamisch plannen

Als een ritplanningssysteem wordt gekoppeld met een fleetmanagementtoepassing, zoals boordcomputers of PDA’s, kan de planner via het ritplanningspakket de wagens volgen en berichten uitwisselen met de chauffeurs. Ook is het mogelijk de planning regelmatig te voorzien van actuele statusinformatie vanuit de wagens. Op basis hiervan kan het ritplanningssysteem de eerder gemaakte planning opnieuw doorrekenen en aanpassen aan de gewijzigde actualiteit. Zo wordt de planning een dynamisch proces.

 

Operationele planning

Als een ritplanningssysteem wordt ingezet in de operationele planning neemt de software de tijdrovendste routinetaak van de planner over: het zo optimaal mogelijk verdelen van stops en transportopdrachten over het beschikbare wagenpark. Omdat de software sneller rekent en bij de optimalisatie alle randvoorwaarden, zoals tijdvensters, voertuigtype-eisen en samenladingsverboden, in één keer kan meenemen, levert een geautomatiseerde ritplanning verschillende voordelen op. Zo wordt het wagenpark efficiënter ingezet, vermindert het aantal gereden kilometers en geeft het systeem een helder inzicht in de kosten. Bovendien neemt het plannen minder tijd in beslag en zit de kennis niet meer alleen ‘in het hoofd’ van één of enkele planners.

Het wegvallen van het routinewerk, waarmee de planner zo’n 80% van zijn tijd bezig was, betekent meestal niet dat hij helemaal uit het zicht verdwijnt. De inzet van een ritplanningssysteem zorgt ervoor dat de planner zich kan richten op andere bezigheden, zoals de uitzonderingssituaties, het verder aanscherpen van de planning, de begeleiding van de chauffeurs en het contact met de klant. Zo nemen efficiency en service toe, terwijl een groeiende orderstroom, extra wensen van de klanten en een groter aan te sturen wagenpark met hetzelfde aantal medewerkers kan worden uitgevoerd.

Toch zijn er ook situaties waarin de planner helemaal is vervangen door een ritplanningssysteem. ORTEC realiseerde dit bijvoorbeeld voor ‘albert.nl’, de online-shoppingdienst van Albert Heijn, waarbij de distributie van de bestelde boodschappen volledig automatisch wordt gepland.

 

Strategisch en tactisch plannen

Naast de inzet in de operationele gang van zaken kunnen ritplanningssystemen ook op strategische en tactisch niveau worden gebruikt. Strategisch wil zeggen dat met behulp van het planningssysteem wordt berekend wat de gevolgen zijn van mogelijke wijzigingen in de logistieke structuur, zoals het toevoegen van een extra DC, de inzet van een ander type vrachtwagen of wijzigingen in de wettelijke venstertijden of geluidsnormen.

De tactische inzet houdt in dat met behulp van de ritplanningssoftware een vast rittenplan voor een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand of een seizoen, wordt doorgerekend en waar mogelijk verbeterd.

De meeste aanbieders van ritplanningssystemen bieden de strategische en/of tactische toepassing van hun software ook op consultancybasis aan. In samenwerking met een deskundige van de leverancier wordt de situatie bij een bedrijf via de ritplanningssoftware doorgerekend. In de praktijk blijkt dat dit vaak leidt tot de aanschaf van het systeem omdat de logistieke situatie en/of de periodieke planning vaker onder de loep worden genomen. Wel wordt hierbij nog regelmatig extra ondersteuning van de leverancier ingehuurd.

Selectie en implementatie van een ritplanningssysteem

De meeste bedrijven die willen overstappen op een geautomatiseerde ritplanning doen dit zelf; voor de selectie en implementatie van een ritplanningssysteem wordt relatief weinig gebruik gemaakt van consultants. Belangrijk is dat niet alleen het management maar ook de planners vanaf het begin bij dit proces betrokken zijn; zij moeten immers met het systeem gaan werken. Ook dient de situatie op de planning duidelijk in kaart te worden gebracht.

Gezien het overzichtelijke aanbod aan ritplanningssystemen is het mogelijk de verschillende leveranciers van ritplanningssystemen te benaderen en een offerte aan te vragen bij degenen die aangeven dat ze uw planprobleem kunnen oplossen. Praktisch is om hen een realistisch en treffend planvoorbeeld uit uw eigen bedrijf voor te leggen. Aan de hand hiervan kunnen de leveranciers in een demo laten zien hoe zij uw situatie optimaliseren en welke besparingen u kunt realiseren.

Demo

De demo is een goede gelegenheid om te testen of het klikt tussen u en de leverancier en of het pakket inderdaad past bij uw situatie en de gewenste optimalisatie realiseert. Controleer of er een standaardinterface beschikbaar is tussen het ritplanningssysteem en uw TMS/ordermanagementsysteem en – indien aanwezig – de boordcomputers. Verschillende leveranciers hebben al een standaardinterface met een groot aantal TMS/ordermanagement- en boordcomputersystemen. Is deze voor uw situatie niet aanwezig, maak dan duidelijke afspraken over de kosten van de ontwikkeling ervan.

Een belangrijke informatiebron vormen de bestaande referenties van de leverancier. Vraag deze op en praat met ondernemers die een vergelijkbare planning kennen of ga er eens kijken.

Is de keuze gemaakt, dan volgen de definitieve offerte en het contract. Probeer voor de installatie een all-in offerte te krijgen plus een stappenplan. In het stappenplan staat een planning met activiteiten en tussenresultaten. U ziet dan wat de leverancier gaat doen en wat u zelf moet doen. De afgesproken activiteiten kunt u ook het beste zelf doen en niet uitbesteden aan bijvoorbeeld een consultant; zo krijgt u sneller handigheid in het werken met het systeem.

Implementatie

Na ondertekening van het contract start de implementatiefase. Het systeem wordt – in samenwerking met u – ingericht op de situatie binnen uw bedrijf en vervolgens getest. Cruciaal hierbij is dat het ritplanningssysteem vanuit het TMS/ordermanagementsysteem wordt gevoed met gegevens die in de praktijk ook werkelijk kloppen. Alleen dan kan de software een optimale planning berekenen! Daarnaast worden de planners opgeleid. Laat uit tijdnood niet één planner de cursus volgen die het vervolgens aan de anderen moet uitleggen, maar geef alle planners de gelegenheid de cursus van de leverancier te volgen.

De implementatietijd van een ritplanningssysteem is gemiddeld twee à drie maanden, afhankelijk van het aantal gebruikers. Vaak vindt de optimalisatie van de planning stapsgewijs plaats: eerst wordt de huidige situatie omgezet naar het ritplanningssysteem en daarna wordt de planning verder geoptimaliseerd en verfijnd. Zou behouden de planners het overzicht en leren ze het systeem stapsgewijs kennen. Verstandig is het bovendien om eerst schaduw te draaien, ofwel het ritplanningssysteem naast de oude planning te gebruiken, voordat u volledig overstapt op het nieuwe systeem.

Cost of ownership

Een laatste belangrijke factor bij de aanschaf van een ritplanningssysteem is de ‘cost of ownership’: welke apparatuur heeft u nodig, hoe onderhoudt u die en wat betaalt u aan licenties en support. En heeft u daar extra deskundigheid voor nodig?

Kijk ook naar uw afhankelijkheid van de leverancier en eventuele noodplannen: wat doet u als de leverancier ermee ophoudt en wat gebeurt er als uw eigen server, software of onderhoudsmensen wegvallen? Een actieplan voor dit soort situaties is geen overbodige luxe. Want eenmaal gewend aan een geautomatiseerde operationele planning kan enkele dagen geen beschikking over het ritplanningssysteem zowel operationeel als financieel problemen opleveren.

ICT-advies

Wie advies wil over de vernieuwingsmogelijkheden op het gebied van ICT of op zoek is naar de juiste ICT-adviseur kan contact opnemen met Syntens (zie ook www.syntens.nl). Deze stichting is een initiatief van het ministerie van Economische Zaken en ondersteunt bedrijven kostenloos bij innovatietrajecten.

Hiervoor kan via internet eerst een eigen bedrijfsanalyse worden uitgevoerd, de zogenaamde innovatiequickscan (zie ook www.iqs.nl). Op basis van de uitkomsten daarvan stelt een Syntens-adviseur een innovatieactieplan op, een praktisch plan van aanpak om gewenste vernieuwingen te realiseren.

ICT-selectietrajecten doet Syntens niet zelf, maar de organisatie kan doorverwijzen naar een netwerk van experts en kennisinstellingen, waaronder TLN Consultancy en EVO. Tijdens het selectietraject blijft Syntens overigens wel ‘over de schouder meekijken’. Geïnteresseerden kunnen contact opnemen met Hans Andela, Syntensadviseur in Amsterdam, via (088) 4440249.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer