Omdat het aantal restricties toeneemt, had logistiek dienstverlener Steenbergen steeds meer tijd nodig om een goede ritplanning te maken. Met PTV OptiFlow is de specialist in 24-uurs distributie erin geslaagd om de plantijd met meer dan twee uur te reduceren. Het resultaat: een betere service en kwaliteit. “We kunnen tijdsafspraken nu veel accurater nakomen.” [INHOUD | INDEX TTMnl2025_3_76_79]
In het depot in Wommelgem, onder de rook van Antwerpen, staan enkele pallets met banden, accu’s en smeerolie te wachten op transport. Ze laten zien dat Steenbergen in de loop der jaren een sterke positie heeft opgebouwd in de automobielsector, maar de specialist in 24-uurs distributie doet veel meer dan dat. “Wij vervoeren allerlei zaken, van gereedschap en gevaarlijke stoffen tot zonnepanelen en graszoden”, vertelt Maghalie Steyaert, verantwoordelijk voor het depot in Wommelgem. “En steeds vaker leveren we die goederen aan particulieren. De tijd dat we alleen op industrieterreinen kwamen, is voorbij. Tegenwoordig bezorgen we ook bij mensen die tweehoog in een flatje of in een boerderijtje aan een zandweg wonen.”
Voordat de planners beginnen te plannen, hebben ze in het transportmanagementsysteem de data en volumes al gecontroleerd. Als dat nodig is, worden de instellingen in PTV Optiflow daarop aangepast. Het resultaat is dat ze hierna doorgaans nog één uur nodig hebben om de planning te maken. Voorheen was dat drie tot vier uur. “Dat is ook fijn voor de mensen op de vloer. Omdat de planning nu eerder vaststaat, kunnen ze binnenkomende goederen direct scannen en klaarzetten. Vroeger liep het vaak tegen middernacht voordat ze daarmee konden beginnen”, weet Steyaert.
In eigen beheer
Wat Steenbergen onderscheidt van andere specialisten in fijnmazige distributie, is de beschikking over een volledig eigen distributienetwerk. Dat omvat naast Wommelgem ook depots in Bodegraven, Meppel, Venlo en Chaineux. Daarvandaan gaan elke dag circa 250 voertuigen de weg op om 4000 tot 5000 zendingen af te leveren in de hele Benelux. “Dat we het hele distributienetwerk in eigen beheer hebben, zorgt voor betere communicatie tussen de depots. Dat vertaalt zich weer in betere kwaliteit en service aan klanten”, legt Steyaert uit.
De recente overname door E. van Wijk Groep verandert daar niets aan. Waar Steenbergen zich beperkt tot de Benelux, is E. van Wijk met vestigingen in Giessen, Almelo, Roemenië, Polen en Oekraïne sterk in internationaal transport. “Onze activiteiten vullen elkaar perfect aan”, stelt Steyaert. “Daarnaast zijn het allebei familiebedrijven, wat blijkt uit de langdurige klantrelaties en de focus op continuïteit en innovatie. Daar zit de grootste klik tussen beide bedrijven.”
Bonussen en malussen
Dat innovatie een belangrijk speerpunt is, blijkt uit de implementatie van PTV OptiFlow. Het eerste contact met de ontwikkelaars van dit ritplanningssysteem dateert van eind 2019. “Wat ons met name aansprak, was de mogelijkheid om de aflever- en afhaalplanning beter op elkaar af te stemmen. Het mag niet gebeuren dat een chauffeur opdracht krijgt om een zending van tien pallets af te halen als zijn vrachtauto nog helemaal vol zit. Met ons vorige planningssysteem kregen we daar geen grip op”, vertelt René Slagter, business analist.
Slagter is begonnen als chauffeur en heeft gewerkt als planner, hij weet dus uit eigen ervaring waar een ritplanningssysteem aan moet voldoen. “Wat uniek is in PTV OptiFlow, is de optie om met bonussen en malussen te plannen. Andere planningssystemen werken met harde restricties: iets kan wel of iets kan niet. Door een bonus of malus aan die restricties te koppelen, is het mogelijk om daarvan af te wijken als daar voldoende voordeel tegenover staat. Zoals gezegd willen we normaal gesproken geen afhaalopdracht aan het begin van een rit, maar soms is het de moeite waard om dat toch zo te plannen”, legt Slagter uit.
Extreme drukte
De implementatie ging gepaard met de nodige uitdagingen. Steenbergen koos ervoor om een relatief kleiner depot in Meppel als eerste over te zetten op PTV OptiFlow. “Toen het systeem daar draaide, zijn de planners uit Bodegraven komen kijken”, zegt Slagter. “Zij reageerden zo enthousiast, dat we het ook in Bodegraven snel in gebruik hebben genomen. Achteraf te snel”, stelt Slagter. Kort na de start met PTV Optiflow in Bodegraven ontstond een periode van extreme drukte, waarin het ritplanningssysteem anders reageerde dan verwacht. Daardoor ontstond er een te hoge druk op de planning, waardoor Steenbergen ervoor heeft gekozen om terug te vallen op het vorige systeem.
Mede door de uitbraak van het coronavirus heeft daarna de implementatie tijdelijk stilgelegen, hoewel Slagter op de achtergrond is blijven werken aan het systeem. “Omdat we nog steeds veel potentie in PTV OptiFlow zagen, wilden we de implementatie anderhalf jaar later graag weer oppakken. Toen de depots in Meppel en Bodegraven vanwege hun eerdere ervaringen liever niet het voortouw wilden nemen, heeft Wommelgem zijn nek uitgestoken”, vertelt IT-manager Stan van Lammeren.
Meeste restricties
In Wommelgem zag iedereen de meerwaarde in van PTV OptiFlow. “Dit is het depot met de meeste restricties en de grootste uitdagingen op het gebied van planning”, verklaart Steyaert. “Wij hebben bijvoorbeeld vrij veel chauffeurs die na afloop van hun rit niet meer terugkeren op het depot. Dat betekent dat we aan hen geen afhaalzendingen kunnen toewijzen. Daarnaast distribueren we vrij veel ADR-goederen, terwijl niet al onze chauffeurs – anders dan op de andere depots – op dat moment al een ADR-certificaat hadden. Ook daarmee moeten de planners rekening houden, net als met de grote diversiteit in voertuigen.”
PTV OptiFlow heeft als voordeel dat planners met één druk op de knop een ritplanning kunnen maken die automatisch rekening houdt met alle restricties en voertuigprofielen. In de oude situatie moesten de planners zelf voortdurend schuiven met zendingen om een efficiënte en uitvoerbare planning tot stand te brengen. Dat lukte door de groeiende volumes en toenemende complexiteit steeds minder goed. “Omdat we steeds meer aan particulieren leveren, stijgt het aantal tijdsleveringen. Dan kan het zijn dat we twee keer in dezelfde straat moeten zijn, één keer in het begin van de ochtend en één keer in de middag. Daar zaten onze planners in het oude systeem soms flink mee in de knoop.”
Plannen met instellingen
Dankzij een intensieve samenwerking tussen Slagter en de hoofdplanner in Wommelgem, is het gelukt om PTV OptiFlow met succes in gebruik te nemen. Wat bijdraagt aan het succes, is dat Slagter tijdens de anderhalf jaar stilstand het systeem nog beter heeft leren kennen. “Aanvankelijk hebben we veel op afstand gecommuniceerd, de hoofdplanner vanuit Wommelgem en ik vanuit Meppel. De laatste paar weken hebben we naast elkaar achter het scherm gezeten, net zo lang tot het lukte om een goede planning te genereren. Die aanpak is beslissend geweest”, legt Slagter uit.
Cruciaal is het vinden van de juiste instellingen. Voorheen bepaalden de planners in belangrijke mate hoe de ritten werden samengesteld en verdeeld over de voertuigen en chauffeurs. Dat werk is nu overgenomen door PTV OptiFlow, maar door de vele beschikbare instellingen kunnen planners toch invloed uitoefenen op het eindresultaat. “De planners kunnen kiezen met welke instellingen de planning gemaakt dient te worden en daarna de verschillende planningen met elkaar vergelijken”, zegt Van Lammeren. “Waar we vanaf willen, is de grote afhankelijkheid van de individuele kennis en ervaring van de planners. Met dit systeem zijn we in staat om een meer uniforme manier van plannen te introduceren.”
In de cloud
Inmiddels draait het systeem al bijna een jaar in alle depots. De definitieve overstap op PTV OptiFlow is uiteindelijk vlekkeloos verlopen. “De manier van werken is volledig veranderd, maar we hebben eigenlijk geen klachten van planners en chauffeurs ontvangen. Als we opmerkingen ontvingen, hadden die veelal betrekking op incorrecte locatiegegevens en niet zozeer op de gemaakte routeplanning”, weet Van Lammeren.
Dat PTV OptiFlow in de cloud draait, betekent ook dat de planners altijd over het meest actuele kaartmateriaal beschikken. Daarnaast is Van Lammeren te spreken over de ‘power’-optie in het systeem. “Als we meerdere planningen tegelijk willen draaien, is de daarvoor benodigde extra rekenkracht direct beschikbaar. Daar zijn uiteraard kosten aan verbonden, maar deze optie stelt ons wel in staat om extra denkkracht te creëren. Dat lukt niet met een planningssysteem dat op een lokale server draait.”
Elektrische voertuigen
Wat de besparingen op transportkosten zijn, is lastig te kwantificeren. Wat voor directielid Jan Wieken wel vaststaat, is de verbetering van de kwaliteit. “We kunnen de restricties nu veel beter naleven. Dat geldt met name voor tijdsleveringen. Met het vorige planningssysteem konden we die negeren, maar dat is in PTV OptiFlow onmogelijk. Dat leidt een enkele keer tot de situatie dat meerdere vrachtauto’s op hetzelfde adres komen, maar dat heeft dan een duidelijke reden.”
Van Lammeren voegt eraan toe dat kostenbesparing niet het primaire doel was. “We hebben het systeem aangeschaft om enerzijds de kwaliteit te verbeteren en om anderzijds het planproces beter, sneller en gemakkelijker te laten verlopen. En om hiermee de werkwijze van de planners te harmoniseren en te standaardiseren, zodat we minder afhankelijk zijn van de ervaren planners en nieuwe planners sneller productief zijn. Daarin zijn we geslaagd.”
Wieken kijkt ondertussen alweer naar de toekomst, en dan met name naar het groeiende aantal zero-emissiezones. Steenbergen heeft al geïnvesteerd in een eerste elektrische vrachtauto, maar dat zullen er snel meer worden. “Dat levert weer nieuwe uitdagingen. In de planning zullen we rekening moeten houden met het bereik van elektrische voertuigen, de mogelijkheden om de batterijen onderweg bij te laden en de grote verschillen in kosten daarvan. Het is goed om te weten dat PTV druk bezig is om hun ritplanningssysteem daarop aan te passen.”
TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: KOOS GROENEWOLD, STEENBERGEN
