Ga naar hoofdinhoud

Plantijd drastisch verkort bij GVT

Elke dag levert GVT Transport & Logistics meer dan vijfduizend zendingen af in de hele Benelux. Daarvoor beschikt de logistiek dienstverlener over een fijnmazig distributienetwerk met vijf hubs. Nu de planners op al die hubs met hetzelfde planningssysteem werken, kan GVT nog meer synergie uit het netwerk halen. Armand Schuffelers, general manager Benelux Transport van GVT: “De plantijd is nu drastisch verkort, terwijl de tijdigheid flink is verbeterd.” [INHOUD | INDEX TTMnl2019_5_18]

GVT Group of Logistics is een pionier in multimodaal transport. Het familiebedrijf, in 1957 opgericht door de gebroeders Versteijnen, was in 1998 grondlegger van de binnenvaartterminal in Tilburg. Zeven jaar later volgde een railterminal in dezelfde logistieke hotspot. Meerdere keren per week vertrekken daarvandaan vaste treinen naar Polen en China. “Die modaliteiten vormen een perfecte aanvulling op ons distributienetwerk”, stelt Armand Schuffelers. “Goederen komen per boot of trein aan in Tilburg. In onze warehouses slaan we de goederen op en voegen we waarde toe. Vervolgens brengen wij ze op het juiste moment in ons distributienetwerk. Elke ochtend vertrekken 375 eigen vrachtwagens, aangevuld met een enkele vaste charter, om alle zendingen binnen 24 uur door de hele Benelux af te leveren”, aldus de general manager Benelux transport bij GVT Transport & Logistics.

Armand Schuffelers, GVT Transport & Logistics: “Met drie verschillende planningssystemen is het lastig om zendingen tussen de hubs uit te wisselen.”

Sinds 2014 heeft GVT het volledige distributienetwerk – net als alle andere modaliteiten – volledig in eigen beheer. In dat jaar volgde de overname van HSL Logistics met vestigingen in Apeldoorn en Veendam, nadat vier jaar eerder ook al Greuter Logistics in Alkmaar was overgenomen. HSL en Greuter waren de twee bedrijven waarmee GVT in 2005 het fijnmazige distributienetwerk Lean Logistic Solutions heeft opgezet. Tot 1 januari 2018 bleven de drie bedrijven zelfstandig onder de eigen naam opereren. Schuffelers: “Op die dag zijn de namen van alle vestigingen veranderd in GVT Transport & Logistics.”

Uniformiteit

Als general manager heeft Schuffelers de opdracht om uniformiteit te brengen, niet alleen in de naamgeving maar ook in alle onderliggende processen en systemen. Uniformiteit is nodig gezien de groei die GVT doormaakt. Nu het zwaartepunt in het klantenbestand steeds meer verschuift van regionale naar nationale en internationale bedrijven, ontstaat de behoefte aan een duidelijkere profilering met een uniforme aanpak. Ook op het gebied van ritplanning, benadrukt Schuffelers. “Wij hadden tot voor kort drie onafhankelijk opererende planningsafdelingen met drie verschillende planningssystemen. Dat maakt het lastig om zendingen tussen de hubs uit te wisselen. Daarnaast ontvingen klanten die zendingen aan meerdere hubs aanboden, op verschillende manieren informatie over het verwachte aflevertijdstip. Dat willen we graag op één lijn brengen.”

In de Randstad is het aantal tijdsleveringen hoger dan in Noordoost-Nederland. Die regio’s kunnen niet op dezelfde manier worden gepland.

Wat GVT’s ritplanning complex maakt, is het onderscheid in het formaat van de zendingen. Alle zendingen die maximaal één pallet groot zijn, scharen de planners onder kleindistributie. Deze zendingen worden samengevoegd in bakwagens. Alle zendingen van één pallet tot en met twaalf laadmeter worden samengevoegd in opleggers. Voor zendingen die groter zijn dan twaalf laadmeter, maken de planners een specifieke, ‘dedicated’ rit aan. “Vaak gaat het om vaste ritten. Natuurlijk overleggen de planners onderling om die ritten zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen en leegrijden te voorkomen. Dan helpt het als alle hubs beschikken over één planningssysteem dat overzicht biedt over die ritten.”

GVT heeft gekozen voor het train-de-trainer-principe. Samen met een collega heeft Schuffelers de zestien planners zelf getraind.

Handwerk

Uniformiteit in de werkwijze van de zestien planners was ver te zoeken. Op een aantal hubs was het planningssysteem bovendien dringend aan vervanging toe. In die systemen ontbrak functionaliteit voor het automatisch indelen van zendingen in ritten. Dat was grotendeels handwerk. Rekening houden met restricties zoals het type voertuig of de papieren van de chauffeur – wel of geen ADR-certificaat – was er niet bij. “Dat betekent dat de kwaliteit van de ritplanning grotendeels afhankelijk was van de planner van dienst. Moest iemand anders de planning overnemen? Dan leverde dat een totaal andere planning op”, zegt Schuffelers.

Verdere automatisering van de planning was noodzakelijk omdat zendingen steeds later worden aangemeld. “Soms ontvangen de planners om acht uur ’s avonds nog een zending voor de volgende dag. Dan ontbreekt de tijd om handmatig de ritplanning weer helemaal overhoop te halen. Dus hebben we een geavanceerder hulpmiddel nodig.”

Het nieuwe systeem is een multi-user-systeem. “Als iedere planner alleen met zijn eigen stukje aan de slag kan, ontstaat nooit enige synergie.”

Multi-user

Begin 2018 startte GVT de zoektocht naar een nieuw planningssysteem. Schuffelers en zijn team kozen voor PTV Route Optimiser ST. Belangrijk argument was de flexibiliteit in de lay-out, waardoor de velden en kleuren van de gebruikersinterface volledig konden worden aangepast aan de wensen van GVT. Dat Route Optimiser ST beschikbaar was als multi-user-systeem, was een ander groot pluspunt. “In de meeste systemen kan één planner maar aan één ritplanning werken. Dat is niet meer van deze tijd en bemoeilijkt de samenwerking tussen de planners van de verschillende vestigingen. Als iedere planner alleen met zijn eigen afgebakende stukje aan de slag kan, ontstaat nooit enige synergie. Bovendien was de ritplanning in Tilburg te groot geworden voor één planner. Een single-user-systeem had daar hoe dan ook problemen opgeleverd”, aldus Schuffelers.

In november 2018 startte de implementatie van Route Optimiser ST. Nog geen vier maanden later ging Apeldoorn als eerste hub over. “We hebben zelf veel energie in de implementatie gestoken en mensen vrijgemaakt. Om mee te denken over de inrichting maar ook om alle voertuigen, chauffeurs en restricties correct in het planningssysteem te krijgen. Het resultaat is een ritplanningssysteem dat volledig met het TMS is geïntegreerd. Elke avond gaan tienduizenden orderregels heen en weer. Wordt in een bestaande zending iets gewijzigd? Dan volgt automatisch een data-uitwisseling tussen beide systemen. Voorheen moesten we daarvoor voortdurend op ‘export’ en ‘import’ klikken.”

In de knel

GVT is in Apeldoorn als eerste aan de slag gegaan met de ritplanning voor kleindistributie. Bij kleindistributie waren de uitdagingen immers het grootst. “We werkten veelal met vaste ritten. Té vaste ritten waardoor we steeds vaker in de knel kwamen met het toenemende aantal tijdsleveringen. Het was onmogelijk om met die vaste ritten aan alle tijdsafspraken te voldoen. Route Optimiser ST bood ons de mogelijkheid om af te stappen van die vaste ritten en heel snel grote stappen vooruit te zetten”, aldus Schuffelers.

Door patronen in data en ritten te herkennen, krijgt GVT in de toekomst meer inzicht in de capaciteitsbehoefte.

De uitrol naar de andere hubs is geen kwestie van simpelweg kopiëren en plakken. Elke regio heeft weer zijn eigen kenmerken, die zich laten vertalen in andere systeeminstellingen. “In de Randstad is de stopdichtheid en het aandeel tijdsleveringen hoger dan in het uitgestrekte Noordoost-Nederland. In België is de congestie beduidend hoger en de stoptijd langer dan in Nederland. Al die verschillende regio’s kun je niet op dezelfde manier plannen.”

Train-de-trainer

Opvallend is GVT’s keuze voor het train-de-trainer-principe. De logistiek dienstverlener heeft besloten om de planners zelf te trainen en te begeleiden bij de ingebruikname. Schuffelers vormde samen met een collega het tweetal trainers dat daartoe door PTV is opgeleid. “Wij kenden de planners, kenden de situatie en kenden de strategie. Dat heeft geholpen om de planners te overtuigen van de nieuwe werkwijze”, legt Schuffelers uit.

Alle planners zijn drie dagen lang getraind. Daarnaast waren de twee trainers de eerste week na de livegang op de hub aanwezig voor eventuele ondersteuning. Schuffelers: “De implementatie is door de planners positief ontvangen. Ze staan open voor vernieuwing, wat niet wegneemt dat ze flink moeten wennen aan de nieuwe aanpak. De planners moeten leren vertrouwen op het planningsvoorstel. Ze houden echter de vrijheid om van dat voorstel af te wijken. Zij weten in welke ritten nog rek zitten en met zendingen geschoven kan worden om extra kilometers of uren te besparen.”

GVT heeft nu vooraf beter inzicht in kosten en kan klanten betrouwbaardere informatie over aankomsttijden geven.

Realistischere planning

Het nieuwe planningssysteem is te kort in gebruik om alle voordelen in harde cijfers uit te drukken. Wel heeft Schuffelers bij kleindistributie een stijging van 4 procent gezien in het aantal zendingen dat op tijd is afgeleverd. “Met een aantal van tweeduizend stops per dag gaat dat om heel wat zendingen. Het gevolg is een grotere klanttevredenheid.”

Daarnaast is de planning nu realistischer en betrouwbaarder dan voorheen. Met andere woorden: GVT heeft vooraf beter inzicht heeft in kosten en kan klanten betrouwbaardere informatie verstrekken over verwachte aankomsttijden. “Dat heeft te maken met de instellingen van de parameters. We kunnen de rijsnelheid van een voertuig naar boven of beneden bijstellen en de stoptijd per locatie aanpassen. Door ritten te analyseren en parameters aan te passen, kunnen we de planning steeds betrouwbaarder maken.”

GVT profiteert daarnaast van de koppeling met de chauffeurs- en voertuigkalender. Heeft een chauffeur morgen een dag vrij? Is een trekker of oplegger ingepland voor onderhoud? Dan houdt Route Optimiser ST daarmee automatisch rekening. “Voorheen was dat een handmatig, foutgevoelig proces. Dan werd een oplegger toch ingepland, ook al was aan de planner doorgegeven dat die niet beschikbaar was”, verklaart Schuffelers. “En niet onbelangrijk: ook de totale plantijd is drastisch verkort, mede dankzij de betere beschikbaarheid van data en de mogelijkheid om met één klik een planvoorstel te maken. Als klanten hun zendingsgegevens nog beter invoeren, kunnen we die tijd verder verkorten.”

Tactische planning

In de toekomst hoopt Schuffelers de synergie tussen de verschillende hubs te verbeteren. Denk aan het schuiven met zendingen van de ene naar de andere hub als dat de totale efficiëntie ten goede komt. Het feit dat alle planners in elkaars planning kunnen kijken, draagt daaraan bij.   

Armand Schuffelaars: “Door ritten te analyseren en parameters aan te passen, kunnen we de planning steeds betrouwbaarder maken.”

Op dit moment gebruikt GVT Route Optimiser ST in eerste instantie voor de operationele planning. Maar Schuffelers ziet ook mogelijkheden om het systeem in te zetten voor planning op tactisch en strategisch niveau. Stel dat bepaalde zendingen met een vaste regelmaat terugkomen. Dan kunnen de planners daarop wellicht anticiperen. “Forecasting is in transport nog ongebruikelijk, maar biedt kansen. Als we patronen in de data over ritten en zendingen kunnen herkennen, kunnen we daarop sturen. Dan krijgen we meer inzicht in de capaciteitsbehoefte en weten we wanneer we moeten investeren in extra chauffeurs of voertuigen.”

TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: KOOS GROENEWOLD

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Zorg dat u niets mist. Neem nu een jaarabonnement op TTM.nl met 25% korting. Abonneer