Kiwa Register heeft, mede op nadrukkelijk verzoek van TLN, een dubbele slag gemaakt om de verzamelaanvraag voor verlenging van bestuurderskaarten te vergemakkelijken en te versnellen. Dat meldt TLN op haar website, waar ook tips worden gegeven om bestuurderskaarten tijdig en correct te vernieuwen.
Bij Kiwa kunnen nu adres- en of rijbewijsgegevens wel online worden gewijzigd en ten tweede hoeft door middel van een ‘cookie’ slechts één keer de bedrijfsgegevens op het webformulier te worden ingevuld. De cookie onthoudt vervolgens deze gegevens. Bij elke volgende aanvraag hoeven slechts de gegevens van de betreffende bestuurder te worden ingevuld, de bedrijfsgegevens staan al voor u ingevuld. Indien wijzigingen wenselijk zijn, kunnen deze gegevens wel aangepast worden.
Afhankelijk van de instellingen in de gebruikte browser blijven gegevens bewaard tot het moment dat de gebruiker Internet Explorer afsluit of totdat de cookies van de harde schijf worden verwijderd, bijvoorbeeld doordat uw bedrijf periodiek gegevens opschoont. Er is verder gebleken dat via Mozilla Firefox en Linux geen aanvragen kunnen worden gedaan voor digitale tachograafkaarten. Als u naar de aanvraagsite gaat krijgt u een foutmelding te zien. Indien u geen Internet Explorer heeft, kunt u uw aanvraag telefonisch doen bij KIWA.
Door deze maatregel is gebruik van het door TLN eerder aanbevolen Excel-sheet, dat door Kiwa Register op aanvraag is verstrekt, overbodig geworden. Vanaf 1 maart zal Kiwa Register daarom geen ingestuurde Excell-sheets meer in behandeling nemen.
De tips die TLN geeft over de verlening van bedrijfs- en bestuurderskaarten zetten we hieronder even op een rij.
1) Hou de geldigheidstermijn van uw bedrijfskaarten en bestuurderskaarten nauwgezet in de gaten en verleng op tijd! Geldigheidstermijnen zijn:
- Bestuurderskaart: 5 jaar
- Bestuurderskaart chauffeur van buiten EU of EER: conform geldigheid van bestuurdersattest of tewerkstellingsvergunning
- Bedrijfskaart: 5 jaar
- Werkplaatskaart: 1 jaar
2) Een verlengingsaanvraag kan maximaal drie maanden voor het verlopen van de oude kaart worden gedaan. Wij raden u aan deze tijd te gebruiken!
3) De oude kaart moet tot en met de laatste dag van geldigheid worden gebruikt, aangezien deopvolgende kaart pas ingaat opde dag erna. Dat kan dus betekenen dat een chauffeur onderweg om middernacht moet stoppen met rijden dan wel moet opstaan tijdens zijn rust om de kaart te wisselen. Doet hij dit niet, dan ontbreken er gegevens op zijn opvolgende kaart, die hij achteraf niet meer kan toevoegen.
4) Vraag uw kaarten aan via een verzamelaanvraag, ook al betreft het maar 1 stuk. Zo krijgt u de factuur meteen op bedrijfsnaam toegestuurd, waardoor u ook de BTW over de tachograafkaarten kunt terugvragen bij de Belastingsdienst.
5) Pas zodra alle bij KIWA via internet/telefoon aangevraagde formulieren op de juiste manier zijn ingevuld, bij KIWA zijn terugbezorgd, en de betaling bij KIWA ‘binnen’ is, start de productieprocedure. Hou rekening met 5 werkdagen voordat KIWA uw betaling heeft verwerkt. De levertijd van een kaart is daarmee in het gunstigste geval tussen 2 a 3 weken.
6) Lever uw oude kaart niet in op het postkantoor zodra u uw volgende, verlengde kaart gaat ophalen! Op uw kaart staan immers belangrijke rij- en rusttijdgegevens die onderweg bij controles moeten worden overlegd, in elk geval over een terugwerkende periode van 28 dagen. KIWA heeft de postkantoren daarover geïnformeerd, maar sommige postmedewerkers blijken daarvan toch nog niet doordrongen.
7) Indien u niet over downloadapparatuur op kantoor beschikt, maar alleen de kaartgegevens via de tachograaf kunt uitlezen, doe dat dan voordat de kaart verloopt, anders zijn de betreffende gegevens niet meer door u te benaderen! Beschikt u wel over downloadapparatuur, dan kunt u ook na het verlopen van de geldigheidsduur van de kaart de gegevens uitlezen in uw bedrijfsadministratie.
8) Een defecte kaart moet u wel inleveren bij het afhalen van de vervangende kaart.
Bron: TLN
