Aloys Roemaat Transport vervoert alles wat in een oplegger past, ook goederen die niet op een standaard pallet passen. Om de laadruimte optimaal te benutten probeert de logistiek dienstverlener uit Lichtenvoorde zendingen zoveel mogelijk te stapelen. Het ritplanningssysteem PTV Route Optimiser ST biedt daarvoor de vurig gewenste ondersteuning. “Onze planners kunnen nog wel, maar willen niet meer terug vanwege het gemak en het overzicht.” [INHOUD | INDEX TTMnl2022_4_32]
De dienstverlening van Aloys Roemaat Transport begint vaak al op de expeditievloer van klanten. De logistiek dienstverlener uit Lichtenvoorde heeft daar medewerkers gestationeerd die de goederen uit de fabriek tijdelijk opslaan, klaarzetten op klantorder en laden in één van de eigen opleggers. “Wij krijgen daardoor meer inzicht in de operatie van onze klanten. Dat stelt ons in staat om mee te denken. Waar lopen zij tegenaan? Wat kunnen wij voor hen betekenen? En hoe moeten we bijvoorbeeld omgaan met het veranderende orderpatroon?”, vertelt Mitch Nijenhuis, implementatiemanager bij Roemaat.
De verandering in het orderpatroon heeft ook impact op de transportplanning. Neem de klant die deuren produceert. Steeds vaker ontvangt Roemaat orders met maar één deur die bestemd zijn voor consumenten. Doorgaans worden die deuren rechtop in de laadruimte gezet, maar Roemaat stapelt ze. Daardoor kan de chauffeur ze op de plaats van bestemming eenvoudig afstapelen, mits de juiste deur bovenop ligt. Bovendien scheelt het stapelen van deuren in laadruimte. “Eén deur neemt 0,9 laadmeter in beslag, maar veertig deuren ook. Ons ritplanningssysteem dient daarmee rekening te houden”, verklaart Marjolein Huisman, logistiek projectmanager bij Roemaat.
Afwijkende formaten
Roemaat vervoert goederen met afwijkende vormen en formaten, van glazen binnenwanden tot volumineuze isolatiematerialen. Als het even kan, proberen de planners de goederen te stapelen om de beladingsgraad te verhogen. Nijenhuis: “In principe vervoeren we alles wat binnen de contouren van een oplegger past, behalve levende dieren. We komen veel bij bedrijven, maar ook op bouwplaatsen en bij consumenten. Daarom kunnen we alle zendingen zelf lossen met een meeneemheftruck of laadklep.”
Voor de planning gebruikte Roemaat tot voor kort het grafisch planbord uit het transport management systeem (TMS). Alle zendingen werden automatisch ingedeeld bij één van de 24 regio’s. Per regio maakten de planners ritten door de zendingen naar een vrachtwagen te slepen. “Dat betekende dat de kwaliteit van de planning grotendeels afhankelijk was van de kennis en ervaring van de planner. En dat een andere planner dus ook een andere planning oplevert”, legt Nijenhuis uit.
Uniformiteit in planning
Begin vorig jaar besloot Roemaat om op zoek te gaan naar een geavanceerd ritplanningssysteem dat zou leiden tot meer uniformiteit in de planning. “Als we elke dag min of meer dezelfde planning hebben, weliswaar met andere zendingen en andere afleveradressen, leidt dat tot een hogere effectiviteit en betere kwaliteit. Ook voor de chauffeurs is dat fijner, want die rijden dan min of meer dezelfde routes, gepland met dezelfde parameters”, stelt Nijenhuis.
De opdracht om een ritplanningssysteem te selecteren werd neergelegd bij Huisman, op dat moment student logistics management aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen (HAN). Zij heeft meegelopen op de planningsafdeling en vervolgens de markt voor ritplanningssystemen in kaart gebracht. Dat resulteerde in een shortlist met twee softwareleveranciers. “Ik heb de wensen en eisen opgeschreven en genoteerd hoe goed deze twee leveranciers op elk punt scoren. PTV Route Optimiser ST scoorde het hoogst”, legt Huisman uit.
Zeeland
Met PTV Route Optimiser ST plannen de vier planners van Roemaat 70 tot 75 ritten met meer dan 500 zendingen per dag. Het systeem houdt niet alleen rekening met de stapelbaarheid van zendingen, maar ook met het toenemende aantal tijdsleveringen en de verschillende voertuigprofielen. Nijenhuis: “We hebben zo’n 70 eigen vrachtwagens. Dat zijn voornamelijk trekkers met opleggers, maar we hebben ook een aantal bakwagens en combinaties. Ons getrokken wagenpark bestaat uit twee- en drie-assige gestuurde en niet-gestuurde trailers.”
De verwachting dat het ritplanningssysteem efficiëntere ritten oplevert, is uitgekomen. “We hebben het land opgedeeld in 24 regio’s, waaronder een uithoek als Zeeland. Voorheen zorgden we ervoor dat er altijd één auto daarheen ging, maar het ritplanningssysteem stuurde opeens drie auto’s naar Zeeland. Een ochtend lang hebben we veel commentaar van planners en chauffeurs gehad. Hoe kan het efficiënter zijn om drie auto’s naar Zeeland te sturen? Rond het middaguur zagen we dat alle chauffeurs allang weer op de terugweg waren en dat het wel degelijk efficiënt kan zijn om met drie auto’s naar Zeeland te rijden. Dat heeft voor vertrouwen in het systeem gezorgd”, weet Nijenhuis.
De aanvankelijke weerstand verdween snel. “We hebben het de planners op de man af gevraagd. Ze geven aan nog wel terug te kunnen naar de oude wijze van plannen, maar dat niet meer te willen. Omdat PTV Route Optimiser ST meer gemak en meer overzicht biedt. Ze kunnen sneller schakelen en de planning makkelijker overdragen aan een collega. Daardoor zijn de planners ook meer als een team gaan samenwerken.”
Minder plantijd
De planners starten nu pas tussen één en twee uur ’s middags met het samenstellen van ritten. Voorheen waren ze al vanaf elf uur bezig met het slepen van zendingen naar vrachtwagens. “Nu kijken ze ook om elf uur al in PTV Route Optimiser ST, maar alleen om even een indruk te krijgen van de transportcapaciteit die we de volgende dag nodig hebben. Moeten ze extra charters inschakelen? Moeten ze alvast bellen of die ene tijdslevering een half uurtje eerder of later kan? Met de echte ritplanning starten ze pas ’s middags. De plantijd is daardoor een flink stuk korter geworden, wat meer rust op de planningsafdeling oplevert. En is er meer tijd ontstaan voor andere zaken, zoals overleggen met klanten en bespreken van alternatieven”, weet Nijenhuis.
Rond vier uur is de ritplanning in PTV Route Optimiser ST gereed, Die wordt daarna teruggezet in het TMS. Vanaf half zes ’s avonds tot ’s nachts vier uur worden de vrachtwagens geladen. “Ook het warehouse heeft baat bij de implementatie van het ritplanningssyteem. Daar kunnen ze nu een stuk eerder starten met laden. En de chauffeurs profiteren omdat we relatief minder kilometers maken. Het is nu een drukke tijd, maar zonder het ritplanningssysteem waren de ritten waarschijnlijk nog langer geweest”, licht Huisman toe.
Voor de planners maakt het weinig uit of het druk is of niet: dankzij het systeem hebben ze tijd genoeg om alle orders in te plannen. Dat biedt vertrouwen richting de toekomst. “We kunnen groeien zonder dat we extra planners hoeven in te zetten.”
Sjabloon
De indeling van orders in regio’s hanteert Roemaat nog steeds. De planners starten met het selecteren van de regio’s waarvan ze denken dat die gecombineerd moeten worden. De orders in deze uithoeken worden alvast ingepland en gekoppeld aan een voertuigprofiel, zodat zendingen voor bijvoorbeeld bouwlocaties worden uitgevoerd door een voertuig met meeneemheftruck. “We zorgen ervoor dat die zendingen eerst worden gecombineerd en dan op route worden gezet. Op deze manier zorgen we ervoor dat de ritten naar de verre uithoeken alvast gepland zijn. Vervolgens gebruiken we de automatische planknop in het systeem om de rest van de orders over de ritten te verdelen.”
Niet alle orders worden ingepland met PTV Route Optimiser ST. Dat geldt onder meer voor de afhaalorders die gedurende de dag binnenkomen. “Afhaalorders die we voor drie uur ’s middags ontvangen uit een straal van 35 kilometer rond Lichtenvoorde halen wij vandaag nog op. Die voegen we in het TMS toe aan de ritten die op dat moment nog bezig zijn. Als het gaat om afhaalorders die dagelijks terugkeren, maken we gebruik van sjablonen in het TMS. In zo’n sjabloon staat om welke klant het gaat en wat het adres is, zodat we die de dag ervoor in de ritplanning met PTV Route Optimiser ST kunnen meenemen. Op de dag zelf kijken we dan welke chauffeur het sjabloon op zijn ritlijst heeft staan. Dat vullen we dan aan met de ontbrekende orderdata.”
Analyse van data
De voordelen zijn al genoemd. Er is meer rust op de planningsafdeling en de planners hebben meer tijd voor andere zaken. De chauffeurs zijn blij omdat ze doorgaans eerder thuis zijn. “En zoals gezegd maken ze relatief minder kilometers. Hoeveel minder is lastig te zeggen vanwege de groei van het aantal orders. Voor mijn afstudeerscriptie heb ik berekend dat een reductie van 10 procent mogelijk moet zijn. Ik denk dat we nu tussen de 5 en 10 procent zitten”, aldus Huisman.
Met behulp van de data uit het ritplanningssysteem denkt Roemaat nog meer winst te kunnen halen. Analyse van historische data helpt om de verwachtingen te managen: wanneer sturen klanten hun orders door en wat zijn de volumes? “Die data gebruiken we ook in gesprekken met klanten. Vaak weten wij beter hoe hun zendingsprofiel eruit ziet dan zijzelf. Wij kunnen hen adviseren, bijvoorbeeld over het bundelen van zendingen.”
TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: KOOS GROENEWOLD
