Een ordergrootte die kan veranderen tot het moment van laden bleek voor Verhagen Transport de bottleneck bij het vinden van een TMS. “Alle bloemenkarren die onze klanten klaarzetten, nemen we mee. Ook al is vooraf niet het exacte aantal opgegeven”, zegt directeur Ron Verhagen. Een standaard TMS bleek deze situatie niet snel te kunnen verwerken. Amplus ontwikkelde daarom een nieuwe oplossing.
Verhagen Transport uit Aalsmeer is dagelijks met 40 à 50 auto’s actief in het geconditioneerd vervoer van bloemen en planten naar Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, België, Tsjechië en de Londense luchthavens. “De meeste transporten zijn overnightzendingen van snijbloemen naar Duitsland”, vertelt Verhagen. De auto’s vertrekken hiervoor tussen 14.00 en 15.00 uur vanaf verschillende veilingen in ons land en komen tussen 4.00 en 6.00 uur op hun bestemming aan.
Omdat snijbloemenvervoer onder enorme tijdsdruk staat, vindt Verhagen dat de operationele afhandeling tot in detail moet kloppen. “Ik wil mijn klanten een volledige en flexibele service bieden”, stelt hij. “Er mag geen kar blijven staan en ook geen rekening worden verstuurd voor karren die wel geboekt, maar niet vervoerd zijn.” Vanuit dit oogpunt kijkt Verhagen ook naar automatisering. “Een systeem moet onze manier van werken precies kunnen volgen. Alleen dan levert het ons tijd en geld op.”
Ervaringen met standaard transportsoftware leerden dat dit niet zonder meer te realiseren was. Via NACHON kwam Verhagen enkele jaren geleden in contact met Amplus, dat ReTrack TMS ontwikkelde. Dit webbased systeem zorgt voor een snelle verwerking van de steeds veranderende ordergroottes en voorziet klanten tijdig van informatie.
Kracht
De kracht van ReTrack TMS zit voor Verhagen in de operationele ondersteuning: via de website van Verhagen kunnen klanten orders op klantcode boeken en tot kort voor het laden nog wijzigen. De planning ziet in ReTrack realtime wat er geboekt is, kan ook zelf snel orders invoeren of aanpassen en heeft in één oogopslag overzicht over de hele transportplanning.
“Alle bloemenexporteurs werken met klantcodes die aangeven waar de zending vandaan komt, wat de bestemming is en wie de vracht betaalt”, vertelt Verhagen. “Deze klantcodes vormen ook de basis voor onze processen.” In ReTrack TMS kan Verhagen eenvoudig een klantcode aanmaken, zodat slechts eenmalig hoeft te worden vastgelegd wie de afzender, ontvanger en juridische partner voor het transport zijn. Vervolgens maakt ReTrack TMS zowel voor de orderentry, planning als facturering gebruik van deze codes.
Tellers
Klanten kunnen tot ongeveer 13.00 uur hun orders online boeken, aantallen aanpassen of een order definitief maken. “Hiervoor hoeven ze per klantcode alleen het aantal te vervoeren bloemenkarren in te vullen en aan te geven of dit een schatting is of het definitieve aantal”, legt Verhagen uit.
Op het planscherm van Verhagen loopt een teller mee, die per klantcode aangeeft hoeveel karren er geboekt zijn. “Aan de kleur kan ik zien of het om het geschatte of definitieve aantal karren gaat”, zegt Verhagen, die zelf de planning verzorgt.
Dankzij de tellerstanden op het planscherm kan Verhagen op tijd met de voorplanning beginnen. Op basis van de geboekte orders reserveert hij een aantal auto’s per veiling, die op een apart scherm worden weergegeven. Daarna plant Verhagen de orders in door ze naar de auto’s te ‘slepen’. “Omdat ik altijd de actuele orderstand voor me zie, kan ik snel inspringen op veranderingen”, stelt Verhagen. Hiervoor kan hij op het grafische planbord eenvoudig orders splitsen of ermee schuiven.
Mobiele oplossing
Niet in alle gevallen is vooraf een definitief aantal bloemenkarren bekend. “Soms ziet een chauffeur pas bij het laden hoeveel er meemoeten”, licht Verhagen toe. Nu belt de chauffeur dit aantal nog naar de planning door, maar binnenkort voert hij het in op een PDA waarop de mobiele oplossing van ReTrack draait. Het gewijzigde aantal bloemenkarren verschijnt dan vlak daarna op het planscherm zodat de planning snel kan worden bijgesteld.
Verhagen koos overigens bewust voor een mobiele in plaats van een vaste boordcomputer. “De chauffeur moet hem mee kunnen nemen om achter de auto de karren te scannen en alles te controleren.”
Verhagen Transport maakt ook gebruik van ReTrack’s emballagemodule. Bij de box wordt de RFID-tag van alle in- en uitgaande bloemenkarren gescand. “Op basis van de klantcodes weet ReTrack welke auto welke karren meeneemt en waar deze naartoe gaan”, zegt Verhagen.
Ook houdt het TMS bij wie een kar wanneer bij welke klant heeft afgeleverd en hoelang de kar daar staat. Verhagen: “Zo weten we niet alleen waar de karren zijn, maar ook welk huurbedrag we in rekening moeten brengen als klanten gebruik maken van onze karren.”
Klant informeren
Een belangrijk onderdeel van Verhagen’s service is het tijdig informeren van klanten. Daarom verstuurt ReTrack na het laden automatisch een mail of SMS naar de klant met het laadtijdstip plus het aantal karren dat per klantcode meegenomen is. Ook verwachte vertragingen worden ’s nachts zo aan de klant doorgegeven.
Na het afleveren verstuurt ReTrack een bericht met het tijdstip en aantal geloste karren, die de chauffeur binnenkort registreert en aftekent via zijn PDA. “Zo hebben onze klanten, die op het moment van afleveren niet altijd zelf aanwezig zijn, een betrouwbaar controlemiddel bij de hand”, zegt Verhagen. “En zijn er problemen met een zending, dan is snel te achterhalen waar de fout zit.”
