[EXPERTBLOG] – Veel transportplanners staan huiverig tegenover de aanschaf van een ritplanningssysteem. Wat blijft over van hun taken als software het planningsvraagstuk voor hen oplost? De huiver is onterecht. Met een ritplanningssysteem kunnen planners hun toegevoegde waarde voor de organisatie enorm vergroten.
Een transportplanner is meer dan alleen de persoon die aan het eind van de dag alle orders over de ritten verdeeld. Hij is verantwoordelijk voor het waarmaken van de beloftes aan klanten. Zijn werk bepaalt wat aan het eind van de dag onderaan de streep de winstmarge is. En niet onbelangrijk: met de huidige krapte op de arbeidsmarkt speelt de planner een cruciale rol in het binden en behouden van chauffeurs.
Maar hoeveel tijd hebben planners voor al deze zaken? Velen zitten een groot deel van de tijd achter hun scherm alle orders stuk voor stuk met hun muis naar vrachtwagens te slepen. En als ze daarmee klaar zijn, moeten ze soms alle orders op papier uitprinten en per rit op de goede volgorde leggen. De tijd die planners daarmee kwijt zijn, kunnen ze niet steken in optimalisatie van de bedrijfsvoering en het onderhouden van contacten met klanten en chauffeurs.
Zeeën van tijd besparen
Met een automatisch ritplanningssysteem besparen transportplanners zeeën van tijd. Een planning die handmatig misschien drie uur tijd vergt, is met een ritplanningssysteem hooguit een uurtje werk. Het systeem berekent automatisch wat de meest efficiënte verdeling van alle orders over de ritten is, rekening houdend met alle restricties.
Ook met een ritplanningssysteem blijft de transportplanner eindverantwoordelijk voor de planning. Het systeem levert een planvoorstel af, dat niet altijd perfect is. Dit komt vaak omdat de planner afspraken heeft gemaakt met de klant die bij een ritplanningssysteem niet bekend zijn. Zelfs met de meest geavanceerde algoritmes lukt het niet altijd om een efficiënte planning te maken die aan alle restricties voldoet, denk bijvoorbeeld aan de marges bij de aflevertijden die kunnen verschillen. Het is de taak van de planner om in dat geval met acceptabele oplossingen te komen, eventueel in overleg met klanten en chauffeurs. Pas als hij akkoord is met het planvoorstel, is de planning definitief.
Transportplanners versterken
Is een ritplanningssysteem een bedreiging voor transportplanners? Nee, integendeel. Een ritplanningssysteem kan de rol van transportplanners juist versterken. Zij houden meer tijd over voor het bewaken van de planning, het inspelen op wijzigingen, het oplossen van spoedorders en het zoeken naar retourvrachten.
Wilt u transportplanners die tijd hebben om de service richting klanten te verhogen? Zoekt u transportplanners die tijd hebben om chauffeurs te begeleiden en eventueel te coachen op rijgedrag? Heeft u planners nodig die tijd vrijmaken om de instellingen van het planningssysteem te actualiseren? Of om advies te geven over strategische vraagstukken zoals uitbreiding van het wagenpark of aanpassing van het transportnetwerk? Denk dan eens na over de aanschaf van een automatisch ritplanningssysteem.
