Twee jaar geleden besloot CTG Logistics om naast het warehouse in de Rotterdamse haven ook een eigen transportafdeling op te zetten. Met succes. Inmiddels vertrekken elke dag 30 tot 35 trucks naar bestemmingen in heel Nederland en daarbuiten. Dankzij het ritplanningssysteem PTV Route Optimiser ST heeft CTG die snelle groei kunnen opvangen. Directeur en eigenaar Ben van Oosterhout: “Hoe eerder we met het systeem konden starten, hoe beter.” [INHOUD | INDEX TTM2021_1_32]
Eigenlijk was Ben van Oosterhout nooit van plan om een eigen transportbedrijf op te zetten. Niet transport, maar laden en lossen is de specialiteit waarvoor hij in 2000 Cargo Terminal Gadering heeft opgericht. “Onze opdrachtgevers groeperen kleine zendingen in onder meer het Verre Oosten tot volle containers. Die containers laten ze naar Rotterdam komen, waar wij ze lossen in ons warehouse in Vondelingenplaat. Hier zoeken we de lading uit, waarna de importzendingen worden gedistribueerd richting eindbestemming. Het omgekeerde doen we ook: exportzendingen samenvoegen tot volle containers, die de hele wereld over gaan.”
Aanvankelijk voerde Cargo Terminal Gadering het groepagewerk uit in opdracht van andere logistiek dienstverleners. Na verloop van tijd besloot Van Oosterhout om zelf het voor- en natransport te organiseren en daarvoor een eigen expeditiekantoor op te zetten, louter voor transportgerelateerde zaken: CTG Logistics. De prestaties vielen tegen. “Wij waren erg afhankelijk van vervoerders die niet de service konden bieden die wij verlangden. Regelmatig vergaten ze zendingen en soms kwamen ze helemaal niet opdagen. Daarom zijn we noodgedwongen zelf begonnen met transport. Met enige tegenzin.”
Eén dag tijdswinst
Die tegenzin is twee jaar na de start van de transportactiviteiten volledig verdwenen. De combinatie van laden en lossen met transport blijkt goud waard. Als een container vandaag wordt gelost, worden de goederen vanavond nog geladen in de gereedstaande opleggers. Morgenochtend vertrekken die opleggers naar klanten in Nederland, België of het Duitse grensgebied. “In de loop van de dag hebben de klanten hun goederen al in huis”, verklaart van Oosterhout. “Een andere vervoerder moet die goederen eerst ophalen en naar zijn eigen warehouse brengen om ze te kunnen verdelen over de verschillende opleggers. Dat kost één dag extra.”
Die ene dag tijdswinst is belangrijk voor klanten. CTG dreigde ladingpakketten te verliezen omdat concurrenten sneller konden uitleveren. “Die concurrenten waren transportbedrijven die besloten hun eigen warehouses op te zetten. Wij hebben de omgekeerde weg bewandeld. In 2018 zijn we gestart met 2 eigen opleggers. Nu vertrekken elke dag 30 tot 35 opleggers vanaf ons warehouse in Vondelingenplaat.”
Overzicht kwijt
Al snel na de start had Van Oosterhout in de gaten dat de transportplanning het grootste knelpunt zou worden. “Veertig of vijftig zendingen plannen lukte nog wel met de hand. Maar elke week kwamen daar tien, twintig of dertig zendingen bij. Onze planners raakten snel het overzicht kwijt. Aanvankelijk zaten ze tot acht, negen of tien uur ’s avonds te plannen, later zelfs tot elf of twaalf uur. Dat liep behoorlijk fout. Als we in het warehouse pas om elf uur kunnen beginnen met het laden van de opleggers, zijn ze de volgende ochtend niet op tijd klaar. Met als gevolg dat een aantal trailers te laat vertrekt.”
De bestaande software kon geen uitkomst bieden. Het betrof een oude DOS-applicatie die Van Oosterhout twintig jaar geleden zelf had gebouwd. Het systeem ondersteunde de processen in het warehouse en bood later ook enige ondersteuning op het gebied van transport, maar functionaliteit voor transportplanning ontbrak. “Bovendien kon het systeem de enorm toegenomen hoeveelheid data niet meer aan. We moesten voortdurend back-ups maken om ruimte te maken voor nieuwe data. Bovendien kreeg het systeem steeds meer kuren en liep het regelmatig vast. Na twintig jaar was het systeem gewoon op.”
Noodoplossing
CTG vroeg een softwarehuis met ervaring in de logistiek om een compleet nieuw warehouse management systeem (WMS) te bouwen. Het was de bedoeling dat dit softwarehuis ook een transportplanningssysteem zou ontwikkelen. Het WMS was daarop al voorbereid. “Maar dat liep vertraging op omdat het softwarehuis onvoldoende mankracht had. Omdat het aantal zendingen wekelijks toenam en we flink in de problemen kwamen, moesten we in actie komen. Op dat moment kwamen we in contact met PTV. We hebben het plan om zelf een systeem te bouwen meteen losgelaten en besloten Route Optimiser ST te implementeren. Waarom zelf het wiel uitvinden als er een prachtig ritplanningssysteem beschikbaar is?”
Het eerste contact met PTV werd begin 2018 gelegd. In mei 2018 startte de implementatie. Niet veel later was Route Optimiser ST in gebruik. “Toen we begonnen met implementeren, was het nieuwe WMS nog niet gereed. PTV heeft een noodoplossing ontwikkeld, waarmee we toch data konden uitwisselen met de DOS-applicatie en met onze klanten”, vertelt Van Oosterhout, die praat over een spannende tijd. “Gelukkig was PTV hier aanwezig om alles werkend te krijgen. Problemen werden ter plekke opgelost. Daardoor hebben we veel tijd bespaard. En we hadden geen tijd te verliezen. Hoe eerder we met het ritplanningssysteem konden starten, hoe beter.”
‘Partyknop’
Inmiddels beschikt CTG over een team van vier planners, die elke dag 220 tot 240 zendingen afhandelen. Het duurde even voordat die planners durfden te vertrouwen op de algoritmes in Route Optimiser ST. Het systeem biedt de mogelijkheid om met één druk op de knop automatisch een planvoorstel te genereren, maar die knop werd aanvankelijk niet gebruikt. Van Oosterhout wijt dat aan de angst dat het systeem bepaalde tijdsafspraken, voertuigcriteria en andere restricties over het hoofd ziet. “Het aantal restricties groeit snel. Klanten stellen steeds meer eisen. De ene klant wil dat we dertig minuten voor aankomst even bellen. De andere klant wil dat we ons eerst melden met een speciaal document. Soms moeten we om 8.00 uur in Groningen een zending afleveren en om 16.00 uur een zending ophalen. Hoe kun je dat in hemelsnaam efficiënt inplannen? Planners hebben vandaag de dag echt een zwaar leven.”
De ommekeer kwam toen een planningsspecialist van PTV bij de planners aanschoof. Hij liet zien hoeveel kilometers en uren het bedrijf had kunnen besparen door de automatische planfunctie te gebruiken. Als de algoritmes bepaalde restricties over het hoofd zagen, werden die direct in Route Optimiser ST vastgelegd. Met als gevolg dat het planvoorstel steeds beter en betrouwbaarder werd. “Wij praten nu over de partyknop. Door daarmee te spelen, zijn de planners met de software vertrouwd geraakt. Inmiddels kunnen ze niet meer zonder. Zonder software is het gewoon onmogelijk om rekening te houden met alle randvoorwaarden.”
Kostenbesparing
Nu zijn de vier planners binnen een uur klaar met de ritplanning. De basis daarvoor vormt het planvoorstel dat het ritplanningssysteem genereert op basis van de data uit het WMS, die dankzij een aanpassing in Route Optimiser ST door de planners kunnen worden verrijkt. Vervolgens hoeven de planners het planvoorstel alleen nog maar te optimaliseren. “De partyknop doet zijn werk, maar nog steeds moeten de planners hun hoofd gebruiken. In de software kunnen ze eenvoudig met zendingen schuiven om de ritten te optimaliseren. En als de ritten eenmaal klaar staan, kunnen we direct vanuit het ritplanningssysteem de laadlijsten afdrukken. PTV heeft daarvoor een aanpassing gemaakt, zodat we de laadlijsten niet handmatig hoeven in te tikken. Dat scheelt enorm veel tijd.”
Ook de ritplanning zelf is verbeterd. De vreemde ritten uit het verleden behoren tot het verleden. “De kostenbesparing is enorm. Omdat we zo hard groeiden, moesten we ons team steeds uitbreiden. Door software in te zetten, kunnen we met hetzelfde team meer werk verzetten. Wij zijn snel gegroeid, maar wel gecontroleerd.”
Nog meer graven
CTG verwacht in de toekomst nog meer uit de algoritmes te kunnen halen. “Ik schat dat we nog niet de helft van de mogelijkheden hebben ontdekt. Maar het probleem is de tijd. Nu het erg druk is, doen we vooral wat we moeten doen en zijn we niet bezig met uitvinden wat de software nog meer kan”, zegt Ben van Oosterhout, die eraan toevoegt dat zijn zoon Bob – sinds kort ook in het bedrijf – zich hiermee gaat bezighouden.
De volgende stap is de koppeling van het ritplanningssysteem met de boordcomputers van Rietveld. Die boordcomputers leveren CTG wel inzicht in de actuele posities van alle voertuigen, maar niet in de status van de zendingen. Twee medewerkers zijn nu voortdurend met de chauffeurs aan het bellen om te checken of een zending al is afgeleverd of opgehaald. “Wij zijn bezig met een app om die communicatie te verbeteren. Als we die kunnen koppelen met de ritplanning, zou dat geweldig zijn. Dan kunnen we meteen zien welke rit volgens planning verloopt en welke rit met vertraging kampt.”
De toekomst ziet Van Oosterhout met vertrouwen tegemoet. Zeker nu de markt voor groepagecontainers opnieuw aantrekt. “Sinds de uitbraak van het coronavirus zijn grote bedrijven zuiniger gaan inkopen. Ze laten geen volle containers meer binnenkomen, maar kleinere zendingen. Dat betekent dus meer groepagecontainers en meer werk voor ons. Elke crisis biedt kansen.”
TEKST: MARCEL TE LINDERT | FOTO’S: KOOS GROENEWOLD
