Voor de transportsector zijn het uitdagende tijden. De toch al beperkte marges staan onder druk, tolheffingen komen daar als nieuwe kostenpost bij en personeelstekorten blijven voor menig ondernemer reden tot zorg. Tegelijk winnen AI, data en automatisering terrein: steeds geavanceerdere planningssystemen, software die de rij- en rusttijden analyseren en met behulp van AI worden routes en het brandstofverbruik steeds verder geoptimaliseerd. Wat daarbij vaak onderbelicht blijft, is dat deze technologie ook de compliance, en met name de rol van de vervoersmanager, ingrijpend heeft veranderd.
Jaren geleden was de vervoersmanager degene op kantoor die periodiek de compleetheid van de C- en M-bestanden controleerde. Nog verder terug verzamelde hij de tachograafschijfjes. Tegenwoordig, met de komst van al de technologische mogelijkheden en beschikbare data, wordt er ook veel meer verwacht en dat komt goed tot uitdrukking bij een bedrijfsinspectie.
Bij een bedrijfsinspectie gaat het steeds vaker om vragen als: wat heeft de onderneming gedaan om de overtreding te voorkomen, hoe zijn de verantwoordelijkheden verdeeld en gecontroleerd, en hoe zijn intern beleid en instructies geborgd? Dat is niet voor niets. De beleidsregels van de inspectiediensten bieden de mogelijkheid om sancties af te stemmen op de bedrijfsvoering.
Een voorbeeld is de Beleidsregel boeteoplegging Arbeidstijdenwet en Arbeidstijdenbesluit vervoer (wegvervoer) 2026. Voor bepaalde overtredingen kan eerst een waarschuwing worden gegeven. Ook een fors lagere boete is behoort tot de mogelijkheden. Bij verminderde verwijtbaarheid kan de boete halveren ten opzichte van normale verwijtbaarheid, bij opzet kan zij verdubbelen. Dezelfde overtreding kan, afhankelijk van de omstandigheden en de genomen (voorzorgs-)maatregelen, dus tot heel verschillende uitkomsten leiden.
Daarnaast hebben de transportonderneming en de vervoersmanager natuurlijk rekening te houden met het ERRU-register. Mijn collega Kevin Vierhout schreef hier al over in zijn vorige column voor TTM.nl. Vastgestelde overtredingen bij een bedrijfsinspectie kunnen namelijk leiden tot strafpunten en die worden toegerekend aan zowel de vervoerder als de vervoersmanager. Wordt een grenswaarde overschreden, dan staat de betrouwbaarheid van de onderneming en van de vervoersmanager zelf ter discussie. De vergunning kan dan voor maximaal zes maanden worden geschorst of worden ingetrokken en de vervoersmanager kan ongeschikt worden verklaard voor zijn functie.
In de praktijk volstaat een mondelinge toezegging als “we letten hier op” dan ook niet meer. Noodzakelijk is dat genomen maatregelen aangetoond kunnen worden, met data of documenten, en juist daarin toont zich de veranderde rol van de vervoersmanager. Van de vervoersmanager van nu wordt een voortrekkersrol verwacht, maar tegelijkertijd is compliance steeds meer een gedeelde verantwoordelijkheid geworden van iedereen in de onderneming, en zelfs van de gehele keten. Vervoersmanagers en transportondernemingen die juist dat goed weten te organiseren, lopen niet alleen minder risico’s, maar zorgen ook voor een toekomstige bestendige bedrijfsvoering.
Stelt u zichzelf daarom eens de vraag: als morgen de inspectie op de stoep staat voor een controle op de compleetheid van uw tachograafdata, het gebruik van de bestuurderskaarten en de naleving van de rij- en rusttijden, kunt u dan met een gerust hart zeggen dat alles in orde is? Dat er een bestendig beleid ligt en dat er voldoende maatregelen zijn genomen om overtredingen tot een minimum te beperken? Of kan het geen kwaad om toch eens met de vervoersmanager te gaan zitten om de potentiële risico’s in kaart te gaan brengen. Want op een betrouwbaarheidsonderzoek bij het behalen van te veel strafpunten zit echt niemand te wachten.
Rémy Betgen – ITL Attorneys – www.itla.eu
